Dos un Dont's ievadot datus Excel

Šajā apmācībā apskatīti daži no pamatdaļām un nav jāievada dati izklājlapu programmās, piemēram, Excel, Google izklājlapās un Open Office Calc.

Pirmoreiz pareizi ievadot datus, iespējams, izvairīties no problēmām vēlāk un padarīt vieglāk izmantot vairākus Excel rīkus un funkcijas, piemēram, formulas un diagrammas.

Excel datu ievades pārskats

Izmantojot Excel, vispirms ir jāņem vērā:

Dari plānojiet savu izklājlapu.
Nē atstājot tukšas rindas vai kolonnas, ievadot saistītos datus.
Dari Saglabājiet bieži un saglabājiet divās vietās.
Nē izmantojiet numurus kā kolonnu virsrakstus un neiekļauj vienības ar datiem.
Dari izmantojiet šūnu atsauces un nosaukumu diapazonus formulās.
Nē atstājiet šūnas, kurās ir formulas atbloķētas.
Dari kārtot savus datus.

Vai plānojat savu izklājlapu

Kad runa ir par datu ievadīšanu programmā Excel, ir ieteicams veikt mazliet plānošanu, pirms sākat rakstīt.

Zinot, ko darblapa tiks izmantota, dati, kurus tā satur, un tas, kas tiks darīts ar šiem datiem, var būtiski ietekmēt gala lapas izveidošanu.

Plānošana pirms rakstīšanas var ietaupīt laiku vēlāk, ja izklājlapu nepieciešams reorganizēt, lai padarītu to efektīvāku un vieglāk strādāt.

Norāda uz Apsveriet

Kāds ir izklājlapas mērķis?
Cik daudz datu būs iztulkots?
Vai vajadzīgas diagrammas?
Vai izklājlapu izdrukās?

Kāds ir izklājlapas mērķis?

Izklājlapas mērķis palīdzēs noteikt datu atrašanās vietu, jo vissvarīgākajai informācijai jābūt redzamai un viegli pieejamai.
Kādi aprēķini ir vajadzīgi? Aprēķini ietekmē to, kādas formulas un funkcijas ir nepieciešamas un kur tās atradīsies.

Cik daudz datu Spreadsheet turēsies?

Datu apjoms, kuru izklājlapa sākotnēji turēs, un cik daudz vēlāk tiks pievienots, ietekmēs izmantoto darblapu skaitu.

Nepārsniedziet savus datus pārāk daudz, jo tas var radīt grūtības atrast konkrētu informāciju, un aprēķinus, kas aptver vairākas lapas, vai darbgrāmatas var sākt ietekmēt Excel veiktspēju.
Lielām darblapām dažkārt ir lietderīgi parādīt būtiskus kolonnu kopsummas virs kolonnu virsrakstiem, nevis piespiest lietotājus ritināt līdz darblapas apakšdaļai, lai skatītu informāciju.

Vai diagrammas ir vajadzīgas?

Ja diagramma vai diagrammas parādīs visu vai daļu datu, tas varētu ietekmēt informācijas izkārtojumu.

Atkarībā no diagrammas veida datiem, iespējams, būs jāapkopo dažādi dati, piemēram, izmantojot agregāta diagrammu kopsavilkuma zonu.
Lielām izklājlapām diagrammas var pārvietot uz atsevišķām lapām, lai atvieglotu izspiešanu.

Vai izklājlapa tiks iespiesta?

Kā tiek sakārtoti dati, var tikt ietekmēti visi vai daži dati tiks drukāti, atkarībā no tā, vai ir izvēlēts portreta vai ainavas izkārtojums, un vajadzīgo lapu skaits.

Ja tiek izmantots portreta skats uz parasta papīra izmēru (8 1/2 X 11), apsveriet lielāko daļu datu ievietot rindās zem dažām kolonnām, lai visas pozīcijas būtu redzamas vienā lapā.
Ja nepieciešamas vairākas lapas, lasiet datus vieglāk, apsveriet sleju nosaukumu drukāšanu katras lapas augšpusē.
Ja ir jāizdrukā daudzas datu kolonnas, ainavas izkārtojums var saglabāt visas pozīcijas vienā lappusē. Vēlreiz, ja ir vajadzīgas vairākas lapas, katras lapas augšdaļā drukājiet sleju virsrakstus.
Ja diagrammas tiek drukātas, to pārvietošana uz atsevišķu lapu var vienkāršot uzdevumu.

Neatstājiet tukšās rindas vai kolonnas saistītajos datos

Atstājot tukšās rindas vai kolonnas datu tabulās vai saistītajos datu diapazonos, ir grūti pareizi izmantot vairākas Excel funkcijas, piemēram, diagrammas, pagaidu tabulas un noteiktas funkcijas.

Pat tukšas šūnas rindā vai kolonnā, kurā ir dati, var radīt problēmas, kā parādīts attēlā iepriekš.

Tukšo vietu trūkums arī atvieglos Excel atklāt un atlasīt visus saistītos datus diapazonā, ja tiek izmantotas tādas funkcijas kā šķirošana, filtrēšana vai automātiskais sinhronizācija.

Tā vietā, lai atstātu tukšas rindas vai kolonnas, izmantojiet rindas vai formāta pozīcijas un etiķetes, lietojot treknrakstu vai pasvītrojot, lai sadalītu datus un atvieglotu lasīšanu.

Kad iespējams, ievadiet datus slejā.

Izklājot savu izklājlapu, izvietojiet aprakstošo virsrakstu tabulas pirmās kolonnas augšdaļā ar tālāk norādītajiem datiem.
Ja ir vairākas datu sērijas, pēc katras slejas (no kreisās uz labo pusi) uzrakstiet tās vienu pēc otra ar virsrakstu katrai datu virknei.

Saglabāt nesaistītos datus atsevišķi

Vienlaicīgi ir svarīgi saglabāt saistītos datus, vienlaikus var būt noderīgi saglabāt nesaistītos datu diapazonus atsevišķi.

Ja paliekot tukšas slejas vai rindas starp dažādiem datu diapazoniem vai citiem darblapā esošajiem datiem, Excel atkārtoti atvieglo pareizi noteikt un atlasīt saistītos datu diapazonus vai tabulas.

Saglabājiet bieži

Bieži vien jūsu darba saglabāšanas nozīmi nevar pārspīlēt vai teikt pārāk bieži.

Protams, ja jūs izmantojat tīmekļa izklājlapu, piemēram, Google izklājlapas vai Excel Online tad saglabāšana nav problēma, jo nevienai no programmām nav saglabāšanas opcijas, bet tā vietā darbojas ar automātiskās saglabāšanas funkciju.

Tomēr datorizētām programmām gan pēc divām vai trim izmaiņām neatkarīgi no tā, vai tiek pievienoti dati, formāta maiņa vai formulas ievadīšana, saglabā darblapu.

Ja tas šķiet pārāk daudz, saglabājiet vismaz ik pēc divām vai trim minūtēm.

Kaut arī datoru un datoru programmatūras stabilitāte pēdējo gadu laikā ir krasi uzlabojusies, programmatūra joprojām tiek atteici, tomēr elektroenerģijas padeves pārtraukumi joprojām notiek, un dažreiz citi cilvēki pāri jūsu strāvas vadam un izvelk no sienas kontaktligzdas.

Un, kad tas notiek, jebkura apjoma datu zudums - liels vai mazs - tikai palielina jūsu darba slodzi, mēģinot rekonstruēt jau paveikto.

Excel ir AutoSave funkcija, kas parasti darbojas ļoti labi, bet uz to nevajadzētu paļauties. Iegūstiet paradumu nodrošināt savus datus ar biežu ietaupījumu.

Īsceļš uz Saglabāšana

Saglabāšanai nav jābūt apgrūtinošam uzdevumam virzīt peli uz lenti un noklikšķinot uz ikonām, ieejot ietaupīt, izmantojot tastatūras īsinājumtaustiņu kombināciju:

Ctrl + S

Vai saglabāt divās vietās

Vēl viens ietaupīšanas aspekts, ko nevar pārvērtēt, ir svarīgi saglabāt datus divās dažādās vietās.

Otrā vieta, protams, ir rezerves kopija, un daudzas reizes tā teica: " Rezerves ir kā apdrošināšana: ir viena un jūs, iespējams, to nevajadzēsiet, tās nav, un jūs, iespējams, būs '.

Vislabākā dublējumkopija ir tā, kas atrodas oriģinālā citā fiziskā vietā. Galu galā, kāds ir tas, ka ir divas lietas kopijas, ja tās:

Vai tajā pašā cietajā diskā neizdodas?
Vai tajā pašā datorā tas tiek nozagts?
Vai tajā pašā ēkā, kas sadedzina zemi?

Web balstītas rezerves kopijas

Atkal dublējuma izveidošanai nav jābūt apgrūtinošam vai laikietilpīgam uzdevumam.

Ja drošība nav problēma - ja, teiksim, darblapai ir saraksts ar jūsu DVD, tad, nosūtot sev kopiju, izmantojot tīmekļa pastu, lai kopija paliktu serverī, iespējams, ir pietiekama.

Ja problēma ir drošība, tīmekļa uzglabāšana joprojām ir izvēle, lai arī ar uzņēmumu, kas specializējas šāda veida lietās, un par to maksā nodevu.

Attiecībā uz tiešsaistes izklājlapām, domājams, programmas īpašnieki dublē savus serverus, un tas ietver visus lietotāja datus. Bet, lai droši, lejupielādējiet faila kopiju savam datoram.

Neizmantojiet ciparus kā kolonnu virsrakstus un neiekļaujiet vienības ar datiem

Lai apkopotu datus, kolonnu augšpusē un rindu sākumā izmantojiet virsrakstus, jo tie padara daudz vienkāršākas operācijas, piemēram, šķirošanu, bet neizmanto tādus skaitļus kā 2012., 2013. un tā tālāk. tas

Kā parādīts attēlā virs, kolonnās un rindu virsrakstos, kas ir tikai skaitļi, var nejauši iekļaut aprēķinos. Ja jūsu formulas satur funkcijas, piemēram:

AutoSum
AutoMax
AutoAverage

kas automātiski atlasa funkciju argumenta datu diapazonu.

Raksturīgi, ka šādas funkcijas pirmām kārtām meklē skaitļu kolonnas virs to, kur tās atrodas, un pēc tam pa kreisi uz ciparu rindu, un visas pozīcijas, kas ir tikai numuri, tiks iekļauti izvēlētajā diapazonā.

Ciparus, kurus izmanto kā rindu virsrakstus, var kļūdīties arī kā citas datu sērijas, ja tās ir atlasītas kā daļa no diagrammas diapazona, nevis kā asu etiķetes.

Formāts numuriem pozīcijas šūnās kā teksts vai teksta iezīmju izveidošana, pirms katra ar apostrofu (') - piemēram,' 2012 'un' 2013. gadam. Apostrofs šūnā neparādās, bet tas mainās uz teksta datiem.

Saglabājiet vienības pozīcijās

Neievietojiet valūtu, temperatūru, attālumu vai citas vienības katrā šūnā ar skaitļu datiem.

Ja jums tā ir, ir lielas izredzes, ka Excel vai Google izklājlapas visas jūsu datus skatīs kā tekstu.

Tā vietā ievietojiet vienības kolonnas augšdaļā esošajās virsrakstās, kas, kā tas notiek, nodrošinās, ka šīs virsraksti ir vismaz teksts un neradīs problēmu, par kuru diskutēts iepriekš.

Teksts pa kreisi, skaitļi pa labi

Ātrs veids, kā pateikt, vai jums ir teksta vai skaitļu dati, ir pārbaudīt šūnā esošo datu izlīdzināšanu. Pēc noklusējuma teksta dati tiek izlīdzināti Excel un Google izklājlapu kreisajā pusē pa kreisi, un skaitļu dati ir izlīdzināti šūnā pa labi.

Lai gan šo noklusējuma pielāgošanu var viegli mainīt, formatēšana parasti netiek piemērota, kamēr visi dati un formulas nav ievadītas, tāpēc noklusējuma izlīdzināšana var dot jums priekšstatu par to, ka darblapā kaut kas ir nepareizs.

Procentu un valūtu simboli

Labākā prakse visu datu ievadīšanai darblapā ir ievadīt tikai vienkāršo numuru un pēc tam formatēt šūnu, lai pareizi parādītu numuru, un tas ietver procentus un valūtas summas.

Excel un Google izklājlapas tomēr pieņem procentu simbolus, kas tiek ievadīti šūnā kopā ar numuru, un abi atzīst arī kopējās valūtas simbolus, piemēram, dolāra zīmi ($) vai britu mārciņa simbolu (£), ja tie ir ievadīti šūnu kopā ar skaitļu datiem, bet citi valūtas simboli, piemēram, Dienvidāfrikas Rends (R), visticamāk, tiks interpretēti kā teksts.

Lai izvairītos no iespējamām problēmām, izpildiet iepriekšminēto labāko praksi un ievadiet summu, pēc tam formatējiet šūnu valūtā, nevis ievadiet valūtas simbolu.

Izmantojiet šūnu atsauces un nosauktos diapazonus formulās

Abas šūnu atsauces un nosauktie diapazoni var būt un jāizmanto formulas, lai padarītu to ātrāk un vienkāršāk saglabātu formulas un paplašinājumu, visu darblapu bez kļūdām un atjauninātu.

Šūnu atsauces ir šūnas kolonnas burta un rindas numura kombinācija, piemēram, A1, B23 un W987, un tās izmanto, lai identificētu datu atrašanās vietu darblapā.
Nosaukts diapazons vai definēts nosaukums ir līdzīga šūnu atsaucei, jo to izmanto, lai identificētu šūnu vai šūnu diapazonu darblapā.

Atsauces dati Formulās

Formulas izmanto Excel, lai veiktu aprēķinus - piemēram, pievienošana vai atņemšana.

Ja faktiskie skaitļi ir iekļauti formulās, piemēram:

= 5 + 3

Katru reizi, kad dati mainās, sakot ar 7. un 6. punktu, formula ir jārediģē un numuri jāmaina, lai formula kļūtu:

= 7 + 6

Ja tā vietā dati tiek ievadīti darblapas šūnās, šūnu atsauces vai diapazona nosaukumus var izmantot formulā, nevis skaitļos.

Ja numurs 5 tiek ievietots šūnā A1 un 3 šūnā A2, formula kļūst:

= A1 + A2

Lai atjauninātu datus, mainiet šūnu A1 un A2 saturu, bet formula paliek tāda pati kā Excel automātiski atjaunina formulas rezultātus.

Laika un pūļu ietaupījumi tiek palielināti, ja darblapā ir sarežģītākas formulas, un ja vairākas formulas atsaucas uz vieniem un tiem pašiem datiem, jo dati ir jāmaina tikai vienā atrašanās vietā, un visas formulas, uz kurām tā attiecas, tiek atjaunināta.

Izmantojot šūnu atsauces vai nosauktos diapazonus, jūsu darba lapa tiek padarīta drošāka, jo tā ļauj aizsargāt formulas no nejaušām izmaiņām, atstājot pieejamās izmaiņas datu šūnās.

Norādot uz datiem

Vēl viena Excel un Google izklājlapu iezīme ir tā, ka tie ļauj ievadīt šūnu atsauces vai diapazona nosaukumus formulās, izmantojot norādi, kas ietver noklikšķināšanu uz šūnas, lai ievadītu atsauci formulā.

Norāde samazina iespēju kļūdām, ko rada, ierakstot nepareizu šūnu atsauci vai nepareizi uzrakstot diapazona nosaukumu.

Lai izvēlētos datus, izmantojiet nosauktos diapazonus

Nosaucot saistīto datu apgabalu nosaukumu, var daudz vieglāk atlasīt datus, veicot veidu vai filtrēšanas darbības.

Ja mainās datu zonas izmērs, nosaukuma diapazonu var viegli rediģēt, izmantojot nosaukumu pārvaldnieku.

Neatstājiet šūnas, kas satur neaizsargātus formulas

Pēc daudz laika iztērējot pareizas formulas un izmantojot pareizas šūnu atsauces, daudzi cilvēki pieļauj kļūdu, atstājot šīs formulas neaizsargātas pret nejaušām vai netīšām izmaiņām.

Novietojot datus darblapā šūnās un pēc tam atsaucoties uz šiem datiem formulas, ļauj šūnas, kurās ir formulējumi, bloķēt un vajadzības gadījumā aizsargāt ar paroli, lai tās būtu drošībā.

Tajā pašā laikā šūnas, kurās ir dati, var palikt atbloķēti, lai izmaiņas varētu viegli ievadīt, lai saglabātu izklājlapu atjauninātu.

Darblapas vai darbgrāmatas aizsardzība ir divpakāpju process:

Pārliecinieties, vai pareizās šūnas ir bloķētas.
Piesakies aizsardzības lapu opcija un, ja vēlaties, pievienojiet paroli.

Vai sakārtot savus datus

Veiciet informācijas sakārtošanu pēc tā ievadīšanas.

Darbs ar nedaudziem nesaskaņotiem datiem programmā Excel vai Google Spreadsheets parasti nav problēma, taču, tā kā vairāk datu tiek palielināts, tas arī apgrūtina efektīvu darbu ar to.

Šķirotie dati ir vieglāk saprotami un analizēti, un dažām funkcijām un rīkiem, piemēram, VLOOKUP un SUBTOTAL, ir nepieciešami sakārtoti dati, lai nodrošinātu pareizos rezultātus.

Arī dažādu veidu datu šķirošana var palīdzēt atklāt tendences, kas vispirms nav acīmredzamas.

Datu atlase, kuru vēlaties sakārtot

Pirms datu sakārtošanas Excel ir jāzina precīzs sortiments, kas jārisina, un parasti Excel ir pietiekami labs, izvēloties saistīto datu jomas, kamēr tas tika ievadīts:

Saistīto datu apgabalā netika atstātas tukšas rindas vai kolonnas;
Tukšas rindas un slejas tika atstātas starp saistīto datu apgabaliem.

Excel precīzi noteiks, ja datu zonai ir lauku nosaukumi, un izslēdzot šo rindu no ierakstiem, kas tiks sakārtoti.

Tomēr Excel izvēlēšanās sortimentam var būt riskanta, jo īpaši ar lielu datu apjomu, ko ir grūti pārbaudīt.

Vārdu izmantošana, lai izvēlētos datus

Lai pārliecinātos, ka ir izvēlēti pareizi dati, izlasiet diapazonu pirms kārtojuma sākšanas.

Ja viens un tas pats diapazons tiek atkārtoti sakārtots, labākā pieeja ir piešķirt tam nosaukumu.

Ja sašaurinātajam diapazonam ir noteikts nosaukums, ierakstiet nosaukumu nosaukuma lodziņā vai atlasiet to no saistītā nolaižamā saraksta, un Excel automātiski izgaismos pareizo datu diapazonu darblapā.

Slēptās rindas un kolonnas un šķirošana

Veicot šķirošanu, slēptās datu rindas un slejas netiek pārvietotas, tāpēc pirms šķirošanas tās ir jāatskaita.

Piemēram, ja 7. rindiņa ir paslēpta, un tā ir daļa no šķiroto datu sortimenta, tā paliek kā 7. rindiņa, nevis pēc kārtas tiek pārvietota uz pareizo atrašanās vietu.

Tas pats attiecas uz datu kolonnām. Rindu šķirošana ietver datu sleju pārkārtošanu, taču, ja pirms šķirošanas tiek slēpta sleja B, tā paliek kā B sleja un netiek pārkārtota ar citām kolonām šķirotajā diapazonā.

Visiem numuriem jābūt numuriem

Pārbaudiet, vai visi numuri tiek saglabāti kā cipari. Ja rezultāti nav tādi, kādus jūs sagaidāt, kolonnā var būt skaitļi, kas saglabāti kā teksts, nevis kā cipari. Piemēram, negatīvi skaitļi, kas importēti no dažām grāmatvedības sistēmām, vai skaitlis, kas ievadīts ar vadošo ' (apostrofs) tiek saglabāti kā teksts.

Kad jūs ātri šķirot datus ar A-Z vai Z-A pogu, lietas var iet briesmīgi nepareizi. Ja datu laukā ir tukša rinda vai tukšas slejas, daļu no datiem var sakārtot, bet citi dati tiek ignorēti. Iedomājieties, ka jums būs nepatikšanas, ja vārdi un tālruņa numurs vairs neatbilst vai ja pasūtījumi nonāk nepareizos klientos!

Vieglākais veids, kā nodrošināt pareizu datu diapazonu pirms šķirošanas, ir piešķirt tam vārdu.

Otrais pieņēmums tieši ietekmē Excel sortimentu. Ja esat izvēlējies vienu šūnu, Excel paplašina izvēli, lai atlasītu diapazonu (līdzīgi kā nospiežot Ctrl + Shift + 8), ko ierobežo viena vai vairākas tukšas kolonnas un rindas. Pēc tam tā pārbauda izvēlētajā diapazonā pirmo rindu, lai noteiktu, vai tajā ir ietverta galvenes informācija vai nē.

Tas ir, ja šķirošana ar rīkjoslas rīkiem var kļūt sarežģīta. Jūsu galvenē (pieņemot, ka jums tāda ir) ir jāatbilst dažām diezgan stingrām vadlīnijām, lai programma Excel varētu to atzīt par galveni. Piemēram, ja galvenes rindā ir kādas tukšas šūnas, Excel var domāt, ka tā nav galvene. Tāpat, ja galvenes rinda ir formatēta tāpat kā citas rindas datu diapazonā, tas var neatpazīt to. Tāpat, ja jūsu datu tabula sastāv tikai no teksta, un jūsu galvenes rindā ir nekas cits kā teksts, Excel praktiski visu laiku neatzīs galvenes rindu. (Rinda izskatās tāpat kā cita datu rinda uz Excel.)

Tikai pēc diapazona izvēles un nosakot, vai ir galvenes rinda, Excel veic faktisko šķirošanu. Cik liels prieks, ka esat ar rezultātiem, ir atkarīgs no tā, vai Excel ir ieguvis gan diapazona atlasi, gan galvenes rindu noteikšanu. Piemēram, ja Excel nedomā, ka jums ir galvenes rinda un jūs to darāt, tad jūsu galvene tiek sakārtota datu ķermenī; tas parasti ir slikta lieta.

Lai pārliecinātos, ka jūsu datu diapazons ir pareizi atzīts, izmantojiet Ctrl + Shift + 8 saīsne, lai redzētu, ko Excel izvēlas; tas ir tas, kas tiks sakārtoti. Ja tas neatbilst jūsu vēlmēm, tad jums vai nu jāmaina tabulas datu raksturs, vai arī pirms datu izmantošanas jāizvēlas datu diapazons. Kārtot dialoglodziņš.

Lai pārliecinātos, ka pozīcija ir pareizi atzīta, izmantojiet Ctrl + Shift + 8 saīsni, lai atlasītu datu diapazonu, pēc tam aplūkojiet pirmo rindu. Ja jūsu galvenē ir pirmās rindas izvēlētie tukšie elementi, vai arī pirmā rinda ir formatēta tāpat kā otrā rinda vai arī jums ir vairāki izvēlēti virsrakstu rindas, tad Excel pieņem, ka jums vispār nav galvenes rindas. Lai to labotu, veiciet izmaiņas galvenes rindā, lai pārliecinātos, ka Excel ir pareizi atzīta.

Visbeidzot, visas derības var tikt izslēgtas, ja jūsu datu tabula izmanto vairākrindu galvenes. Excel ir grūti atpazīt tos. Jūs saskaitāt šo problēmu, ja jūs plānojat iekļaut tukšās rindas šajā galvenē; tas vienkārši to nevar izdarīt automātiski. Tomēr jūs varat vienkārši atlasīt visas rindas, kuras vēlaties šķirot, pirms veicat šķirošanu. Citiem vārdiem sakot, ir īpašs, ko vēlaties kārtot Excel; neļaujiet Excel izdarīt pieņēmumus par jums.

Datumi un laiki, kas tiek saglabāti kā teksts

Ja šķirošanas rezultāti pēc datuma neizdodas, kā paredzēts, dati kolonnā, kurā ir kārtošanas atslēga, var saturēt datumus vai laikus, kas tiek glabāti kā teksta dati, nevis kā cipari (datumi un laiki ir tikai formatēti skaitļu dati).

Augšējā attēlā ieraksts par A. Petersonu nonāca saraksta apakšdaļā, kad, pamatojoties uz aizņēmuma datumu 2014. gada 5. novembrī, ierakstu vajadzēja ievietot virs A. Wilsona ieraksta, kuram arī ir aizņēmuma datums 5. novembrī.

Neparedzētu rezultātu iemesls ir tas, ka A. Petersona aizņēmuma datums ir saglabāts kā teksts, nevis kā skaitlis

Jaukti dati un ātrās šķiras

Izmantojot ātrās kārtošanas metodi ierakstiem, kuros ir teksta un skaitļu dati, ir sajaukti, Excel šķiro skaitli un teksta datus atsevišķi - ierakstot ierakstus ar teksta datiem šķiroto sarakstu apakšā.

Excel var ietvert arī kolonnu virsrakstus sortimenta rezultātos - interpretējot tos kā tikai vienu teksta datu rindu, nevis kā datu datu tabulas lauku nosaukumus.

Kārtot brīdinājumus - šķirot dialoglodziņu

Kā parādīts attēlā iepriekš, ja dialoglodziņš Kārtojums tiek izmantots, pat attiecībā uz vienas slejas veidiem, Excel tiek parādīts brīdinājums, ka tas ir saskāries ar datiem, kurus saglabā kā tekstu, un dod jums iespēju: