E-pasts: kā uzzināt, kad jums ir jāatbild - mūza

Kad līdzstrādnieks pievērsa man uzmanību vecākam Džordža Kao rakstam par e-pasta produktivitāti, kurš atkal veidoja apļus, tas man lika saprast, ka iesūtņu cīņa ir īsta. Es tikko atgriezos no trīs nedēļu medusmēneša Japānā, tāpēc es zinu, no pirmās puses, cik patiesība tā ir. Iesūtnes pārvaldīšana ir īsta prasība, un, ja tā nav precīzi māksla, tad arī izglītība. Visa mūsu ceļojuma laikā mans vīrs, kurš visu laiku cenšas panākt iesūtnes nulli, visu laiku pārmetu uz manu tālruni, redzētu pasta ikonu un numuru, kas svārstās ap 400, un būtu satraukts.

"Tas mani izceļ, " viņš teica, un es praktiski varēju redzēt sviedru pērļošanos uz viņa pieres. Bet, es biju atvaļinājumā! Un man bija pieejams ārpus biroja atbildētājs par manu darba kontu un personīgo adresi. Neviens no manis neko negaidīja, un man bija patīkami, atgriežoties pie šī arvien pieaugošā skaita.

Protams, iesūtnes detaļas, kaut arī reizēm garlaicīgas, arī prasa. Nav svarīgi, vai jūs pārbaudāt savus ziņojumus pirmdienas rītā pēc visas nedēļas nogales atvienošanas vai pēcpusdienas vidū nejaušā ceturtdienā. Ja dažu sekunžu laikā nezināt, vai ziņojumam ir nepieciešama atbilde, nemaz nerunājot par tā būtību, jūs, iespējams, tērējat dārgas darba minūtes, mēģinot to izdomāt.

Kao skaņdarba apakšvirsraksts “Kā regulāri nokļūt iesūtnē nullē” man atgādināja, cik svarīgi ir vienkārši zināt, uz ko un kad reaģēt. Šī izpratne var nozīmēt atšķirību starp pārpildīto iesūtni un kārtīgo un kārtīgo. Šeit ir īsi padomi, kas palīdzēs jums izlemt.

1. Meklējiet Clues

Dažreiz tie ir acīmredzami. Viena no manām kolēģēm pārsūta diezgan daudz e-pastu, kas attiecas uz notikumiem, pētījumiem un ziņojumiem, bet viņa vienmēr atzīmē: “Jūtieties brīvi arhivēt.” Sākumā es jutos tā, it kā varbūt es būtu rupjš, neatbildot vismaz ar lielāko daļu atbilžu virkne (“Paldies!”), bet es ātri sapratu, ka viņas kliedzošā piezīme par arhivēšanu nozīmē, ka viņa nevēlas un nav vajadzīga atbilde.

Ja jums nav tik tieša pavediena, izlasiet to vēlreiz un patiešām padomājiet, kā jūsu atbilde ietekmētu piezīmi. Ja tā nebūtu - sakiet, persona jūsu departamentā vienkārši dalās projektā, pie kura strādā, un jums šobrīd nav nekā pievienojamā vērtības, nesniedziet atbildi tikai tāpēc, lai apstiprinātu saņemšanu.

2. Šifrējiet jautājumu

Tāpat kā iepriekš aprakstītajā gadījumā, tas bieži būs vienkārši. Ja ir skaidrs jautājums, uz kuru esat atbildējis, tad, protams, ir nepieciešama atbilde, un iespējams, ka ātra atbilde - 24 stundu laikā. Tā kā ne visiem, kas ar jums sazinās, tiek rakstīts visizcilākais vai vispiemērotākais e-pasts, iespējams, nāksies izsvītrot rindkopas, lai redzētu, vai tur ir kaut kas, uz ko jums atbildēt.

Ja esat noskaidrojis, ka nav jautājumu, bet jums ir savi jautājumi, tad katrā ziņā atbildiet uz skaidrojumu. Ir vērts to sekot un pievienot kādam iesūtni, ja ar to iespējams ietaupīt pārpratumus nākotnē.

3. Runājiet - ja vēlaties būt dzirdēts

Šis ir vissarežģītākais ķekars, bet, tiklīdz jūs to pakārtat, tas kļūs kā otrais raksturs. Daudzas reizes jūs saņemsit e-pastus, kuros acīmredzami nekas no jums netiek prasīts. Iespējams, ka saņemsit atbildi uz kaut ko iesniegtu, atsauksmes par pabeigto projektu, padomus situācijas risināšanai, informāciju par nodaļas mērķi. Ja jums nav nekā jauna, ko pievienot sarunai, vai ja varat tīri komentēt un turpināt darbu, tad varat justies ērti, ja neatbildēsit.

Bet, no otras puses, ja jūs jūtaties spiests izteikties - lai paskaidrotu sevi vai izvērstu pieņemto lēmumu vai sniegtu jaunu ieskatu -, protams, jums jānospiež atbildes poga. Tas jo īpaši var būt gadījumā, ja jūsu darba vide ir tāda, kas veicina patstāvīgu domāšanu un ieguldījumu diskusiju tēmās.

Pats par sevi saprotams, ka biļeteniem, masveida e-pasta ziņojumiem vai tam, kas šķiet lasāms pēc izvēles, nav nepieciešama atbilde. Ja jums tas noder, jūs varat izveidot mapes pēc Kao ieteikumiem, un, sakārtojot iesūtni un uzturot to, tā praktiski jutīsies automātiska.

Vēl viena lieta, kas jāņem vērā, ir šāda: novietojiet sevi sūtītāja vietā. Ja jūs būtu tas, kurš nosūtīja šo ziņojumu, vai jūs meklētu atbildi? Lai gan noteikti ir reizes izteikt pateicību, ja jūs regulāri sazināties ar kādu personu vai arī jums ir daudz turp un atpakaļ, no kuriem daži prasa pārdomātāku atbildi, jūs droši vien varat atstāt e-pastu atsevišķi un parūpēties, lai nesūtītu nevajadzīga divu vārdu atbilde kādam, kurš, tāpat kā jūs, visdrīzāk mēģina sasniegt iesūtnes nulli.