Šeit ir bēdīga realitāte: vadītāji sanāksmēs pavada no 35% līdz 50% sava laika, un tomēr vadītāji vairāk nekā pusi no šīm sanāksmēm uzskata par neveiksmēm.
Tas nav tik šokējoši. Pārāk bieži mēs atrodamies prāta vētru sesijās, kas ir pārāk garas vai nepietiekamas, mulsinošas vai nomākta, vai pilnīgi neproduktīvas.
Protams, ir vairāki risinājumi. Mēs varētu atcelt. Mēs varētu pārplānot. Sanāksmi mēs varētu pārvērst par e-pasta ķēdi vai Slack diskusiju.
Atsevišķos gadījumos tie visi ir piemēroti soļi. Bet dažreiz mums patiesībā ir jāpieliek pūles, lai saprastu, kur mūsu sanāksmes izpaliek, un aktīvi jāstrādā, lai tās salabotu. Jo galu galā mēs nekad nevaram vienkārši atteikties no tikšanās ar cilvēkiem - nekas netiks darīts.
Ja meklējat vainīgo, mēģiniet uzdot sev šos jautājumus un izmantojiet šos padomus, lai vadītu efektīvākas sanāksmes darbā:
Jautājumi 1-3 pirms sanāksmes
Jā, jūsu tikšanās var neizdoties pat pirms tās sākuma. Lūk, par ko jums vajadzētu padomāt, tiklīdz izsūtīsit ielūgumu.
1. Vai jūtaties gatavs?
Vai visi jūsu materiāli ir noteikti? Vai ir izstrādāts plāns, kā notiks sanāksme? Vai ir pieejama un rezervēta konferenču zāle?
Jūsu lielākais draugs būs darba kārtība - bez tā nav lieliska tikšanās.
Otra svarīga lieta, lai sagatavotos pirms laika, ir jūsu mērķis sapulcei. Pajautājiet sev (un varbūt pierakstiet to): “Kas ir viens, ko es gribu paveikt?” Tas varētu būt kaut kas mazs, piemēram, komandas atjaunināšana, vai liels, piemēram, nākt klajā ar stratēģiju, lai palielinātu lietotāju iesaisti. Pārliecinieties, vai visi ir pieskaņoti šim mērķim, lai jūs nemēģinātu vienā īsā sesijā aptvert konfliktējošās idejas.
“Jums ir jābūt sadaļai par vēlamo iznākumu, kas atšķiras no dienas kārtības, ” saka Devanté Lewis-Jackson, The Muse vidējā tirgus pārdošanas vadītājs. “Darba kārtībā tiek apspriests, kas notiks sanāksmes laikā, bet vēlamais iznākums rada vienprātību par to, kas jādara pirms sanāksmes beigām. Tas jo īpaši palīdz, ja saruna tiek novirzīta no dienaskārtības tēmām. ”
2. Vai citi cilvēki jūtas sagatavoti?
Ne katrā sapulcē, kuru vadāt vai apmeklējat, cilvēkiem būs jāpārskata, jāaizpilda vai jāiegūst materiāli iepriekš. Ja viņi tomēr to dara, es ļoti iesaku nodrošināt, lai visiem būtu pietiekami daudz laika un resursu to darīt (atkal izmantojiet šo darba kārtību!).
Bet bieži vien mēs izveidojam sanāksmes, pirms apsvērt kontekstu un caurspīdīgumu. Tā rezultātā cilvēki nonāk sarunā nepareizajā telpā. Ņemiet, piemēram, jaunu, ja jums nav nulles fona jūsu uzņēmuma vēsturē. Vai arī kāds, kurš apmeklē sprinta sanāksmi un nekad iepriekš nav strādājis ar inženieru komandu. Viņi, iespējams, negrasīsies daudz no sanāksmes vai sniegs nekādu vērtīgu atziņu, vai arī viņi, iespējams, pārtrauks diskusiju no kursa.
Tāpēc pirms ieiešanas pajautājiet sev sekojošo:
- Vai visi zina, kāpēc notiek šī tikšanās?
- Vai visi zina, kāpēc tieši viņi tika uzaicināti uz šo tikšanos?
- Vai visi ir informēti par to, ko mēs apspriedīsim šajā sanāksmē?
- Vai visi zina visus citus šajā sanāksmē? Ja nē, kas viņiem jāzina?
- Vai starp cilvēkiem ir kāda spriedze, kas var kavēt progresu šajā sanāksmē?
Ja atbilde ir “nē”, varat atstāt personu (vai cilvēkus) malā vai nošaut viņiem ātru e-pastu, lai sniegtu viņiem zināmu fona.
3. Vai cilvēki ir sajūsmā?
Acīmredzot, domājot par jūsu sapulci, neviens necelsies augšup un lejup, ja vien jūs turēsit mājdzīvnieku kucēnus (tādā gadījumā man jājautā, kur pazuda mans ielūgums).
Bet jūsu komandai vajadzētu to izjust kaut kādā veidā un, cerams, vairāk uz pozitīvu emociju beigām. Viņi, iespējams, nav ekstātiski tērzēt par ceturkšņa ieņēmumiem, taču viņiem var atvieglot, lai viņi beidzot nokļūtu svarīgas informācijas pakļautībā vai būtu vieta, kur uzdot savus aktuālos jautājumus.
Ja viņi ņirgājas un viņu īgņām nav nekā kopīga ar naida sanāksmēm un visu, kas saistīts ar šāda veida sanāksmēm, rakt mazliet dziļāk. Iespējams, ka tas atkārtos iepriekšējo sarunu un tādējādi izšķērdēs laiku, vai arī daži dalībnieki jūtas nesagatavoti vai kāds tiek izslēgts, un visi par to ir satraukti. Tas pat ir iespējams, ka jūsu komanda ir pārmērīga, un tai nav joslas platuma un enerģijas, lai sēdētu stundu garā prezentācijā. Neatkarīgi no tā, no kurienes nāk negatīvā enerģija, pirms ienākšanas telpā jums tā jārisina.
4-7 jautājumi tikšanās laikā
Tas, ka esat pareizi sagatavojies, nenozīmē, ka esat skaidri. Ir vairākas lietas, kuras jums šajā brīdī jāzina, lai nodrošinātu, ka viss norit raiti.
4. Vai jūs slēpjat visus vissvarīgākos punktus?
Jūs ienācāt darāmā darba vietā - atbildēt uz jautājumu, ideju prātā, iecerēt jaunu procesu neatkarīgi no tā. Labas tikšanās pazīme ir tā, kas to panāk tavā laika limitā.
To izdarīt ir diezgan vienkārši. Sekojiet savai darba kārtībai līdz T (vai vismaz pēc iespējas precīzāk). Ik pēc 10–15 minūtēm pārbaudiet pats, lai redzētu, vai joprojām esat tēmā. Ja nē, vadiet sarunu atpakaļ un piekrītiet piespraust tapu jebkurā pieskares vietā, kurā jūs vēlāk atradāties. Piekrītiet pārskatīt visu, kas nokavēts bezsaistē vai citā sanāksmē (un uzticiet šo uzdevumu kādam telpā esošam). Nelietojiet skriet pāri, ja vien visi pārējie nevar vienoties satikties ilgāk. Paņemot vairāk cilvēku laika, jūs apgrūtinat viņu ievērot citus svarīgus termiņus, kurus, iespējams, esat viņiem noteikusi.
“Tikšanās visa būtība ir lēmuma pieņemšana par kaut ko un to, kas / kurš / kā tiek izpildīta, ” saka Heatherlyn Nelson, The Muse biroja operāciju vadītāja. "Vienkārši sakot, ja nevarat nākt klajā ar ierosināmiem jautājumiem vai lēmumiem, kas jāpieņem, nerīkojiet sanāksmi."
5. Vai visi (vai vismaz visi no tiem) pievērš uzmanību?
Iespējams, ka tas, ka 100% auditorijas visas acis uz jums, telefoni ir uz leju, sēdekļu malā, ir stiepšanās (mēs galu galā esam viegli apjucis cilvēki), taču gandrīz visiem jums vajadzētu klausīties teju visu laiks.
Lai cilvēki liktu klausīties, no jūsu puses ir jāpieliek nedaudz pūļu. Turiet lietas īsas un jaukas. Skaidrs nākamo darbību plāns. Izmantojiet viegli lasāmus un saprotamus attēlus. Aizliegiet klēpjdatorus (ja varat).
Tas ir lieliski lasāms par to, kāpēc neviens neklausās jūsu sanāksmēs un kā to labot.
6. Vai cilvēki uzdod jautājumus un vai viņi saņem atbildes?
Es teiktu, ka reti notiek tikšanās, kur neviens neuzdod nevienu jautājumu. Ja tas tā ir, cilvēki, iespējams, nepievērš uzmanību, un viņi, visticamāk, uzdos jums daudz jautājumu pēc tam, kad sapulce būs beigusies (un jums būs jāizlasa 5. nr.).
Bet tikpat svarīgi, cik svarīga ir iesaistīta auditorija, ir svarīgi arī faktiski pievērsties viņu bažām. Pārāk bieži mēs sakām: “Es pie tā nonāku vēlāk” vai “Es apsolu, ka atbildēšu uz to beigās” un nekad pie tā neatgriezīsimies. Tāpēc pārliecinieties, ka aptverat visas savas bāzes, pat ja tas nozīmē pierakstīt viņu jautājumu vai lūgt atkārtot to prezentācijas beigās.
Ņemiet vērā, ka var būt arī citi iemesli, kāpēc cilvēki neuzdod jautājumus. Varbūt jūs esat izveidojis vidi, varbūt netīši, kur viņi nejūtas ērti to darot. Vai varbūt cilvēkus tik ļoti aizrauj diskusija, ka viņi nav pārliecināti, kur pat sākt uzdot jautājumus, un tādā gadījumā jūs, iespējams, esat devis pūliņus, sniedzot viņiem kontekstu (skat. 2. padomu par šo jautājumu).
7. Vai ir ievērojams raksturs, kādā daži cilvēki runā (vai vispār nerunā)?
Jūs, visticamāk, uzaicinājāt ikvienu istabā, jo gribējāt viņu viedokli vai ieguldījumu projektā - un galu galā idejas un darbības, kas rodas no jūsu tikšanās, būs spēcīgākas un saskaņotākas, ja visi iesaistīsies. Tātad jūs vēlaties pārliecināties, ka visi sniedz savu ieguldījumu vismaz vienu reizi kopā pavadītajā laikā.
Tas teorētiski izklausās lieliski, bet ne vienmēr tā ir realitāte. Daži cilvēki ir skaļāki un pārliecinātāki par citiem, daži cilvēki ieņem augstākas varas pozīcijas nekā citi, un daži cilvēki nejūtas iekļauti vai cienīti kā citi, kas atrodas telpā. Atsevišķs piemērs: Pētījumi rāda, ka sievietes vairāk nekā vīrieši pārtrauc sarunas.
Centieties būt pareizais diskusiju vadītājs. Izslēdziet ramping līdzstrādnieki. Nepārtrauciet. Pieturieties pie cilvēkiem, kuri tiek pārtraukti. Zvaniet cilvēkiem, kuri nav teikuši daudz vai kuri var būt kautrīgāki. Tas jo īpaši attiecas uz attāliem ļaudīm, kuri fiziski neatrodas telpā.
Atcerieties arī, ka jūs ietilpst šajā kategorijā, pat kā sanāksmju organizators! Dažos gadījumos ir jēga visvairāk sarunāties, bet pat tad jums jāpārliecinās, ka visas telpas balsis tiek dzirdētas un pastiprinātas. (Šeit ir daži padomi, kā neļauties dārdēt un atpazīt, kad jūs pārāk daudz runājat.)
8-10. Jautājumi pēc sanāksmes
Gandrīz klāt! Ja vēlaties, lai jūsu sapulces katru reizi notiktu kā homoseksuāļi, apsveriet tālāk sniegto.
8. Vai visi veic pareizos nākamos soļus?
Jūs varat pateikt, kad tikšanās noritēja slikti, kad visi atstāj istabu un dodas darīt lietas tieši tā, kā jūs nevēlējāties, lai viņi to darītu.
Izvairieties no tā, skaidri un skaidri norādot uz nākamajiem soļiem. Pirms pārtraukuma pievērsieties šādiem jautājumiem:
- Kas jādara?
- Kā tas ir jādara?
- Kad tas jādara?
- Kurš būs atbildīgs par tā izdarīšanu?
- Kurš uzraudzīs / izsekos tā panākumiem?
9. Vai tika sasniegts lielāks sanāksmes mērķis?
Vai cilvēki, šķiet, ir motivētāki, lai paveiktu lietas pēc tam? Vai viņi, šķiet, strādā efektīvāk? Vai ir mazāk neskaidrību vai tiek uzdots mazāk jautājumu? Vai jūs sasniedzāt savu sākotnējo mērķi? Iespējams, ja atbilde ir apstiprinoša, jums ir taisnība (un, ja atbilde ir nē, izlasiet iepriekšējās sadaļas, lai uzzinātu, kur nogājāt nepareizi).
10. Vai citi cilvēki arī jutās kā sanāksme bija produktīva?
Es nošķiru šo jautājumu no iepriekšminētā, jo tas prasa, lai jūs faktiski vaicātu cilvēkiem, kā viņi jūtas sanāksmē, nevis pieņemtu.
Ir svarīgi saņemt tiešu atgriezenisko saiti (īpaši kā vadītājam). Iespējams, ka jums likās, ka sapulce aizritēja bez aizķeršanās, bet visi pārējie tam nepiekrīt - dzirdēšana palīdzēs jums uzzināt, kāpēc tā nebija veiksmīga, un kā jūs nākamreiz varat rīkoties labāk. Protams, jūs nevarat jautāt ikvienam, satiekoties, kā tas gāja, bet, to darot katru reizi, jūs pārliecināsities, ka esat uz pareizā ceļa.
Neviens nemīl sanāksmes, kāpēc gan likt tām smirdēt? Risiniet šos jautājumus uzmanīgi, un jums ir daudz mazāk iespēju, ka sanāksmes neizdosies.
