Četru soļu ceļvedis problēmu labākai risināšanai darbā - mūza

Manā uzņēmumā mums ir īpaša personu grupa, kas pazīstama kā “Eskalācijas un darbības komanda”. Viņi ir veltīti mūsu organizācijas kritiskāko problēmu risināšanai, un nesen man viņiem bija jāiesniedz steidzama problēma.

Kāds bija jautājums, jūs jautājat? Īsi sakot, mans uzdevums ir apkopot rezultātu izklāstu mūsu klientiem, norādot uz veselības risku un uzvedības izplatību iedzīvotāju vidū (ti, augsts asinsspiediens, pirmsdiabēts, mazkustīga uzvedība). Vienā ziņojumā es izslēdzu vairāk nekā 75% cilvēku, kuriem vajadzēja tajā būt.

Kā jūs varat iedomāties, tas nebija tieši ideāls. Es domāju, ja jūs pasūtījāt picu un kastē bija tikai divas šķēles, kad tā tika piegādāta, vai jūs vienkārši paraustītu plecus un teiktu: “Labi, labāk nekā nekas!”

Tāpat kā restorāna pienākums ir nodrošināt jūs ar visu pasūtīto picu, mans pienākums ir sniegt klientiem visdetalizētākās un precīzākās atskaites, lai es vislabāk varētu informēt viņu programmas nākotni un dalībnieku veselību.

Eskalācijas komanda centīgi centās risināt problēmu un visu laiku informēja par mani - es priecājos ziņot, ka šī problēma ir novērsta. Pa ceļam komandas caurspīdīguma dēļ es mazliet vairāk uzzināju par problēmu risināšanas paņēmieniem.

Tāpēc, nākamreiz, kad jūs uzlidojat pret šķēršļiem, nevis paniski, mēģiniet rīkoties šādi.

1. Nosakiet problēmu

Es zinu. Tu skaties uz mani un velc acis. Vai identificēt problēmu? Es jau zinu, kas tas ir, tu muļķis. Bet vai tiešām?

Nosakot, kas nav kārtībā, jums tas ir jāsadala un jābūt pēc iespējas konkrētākam. Tā vietā, lai vienkārši pateiktu “Šis ziņojums ir nepareizs”, man vajadzēja komandai sniegt šādu informāciju:

• Kāpēc ziņojums ir nepareizs? "Tajā nav pietiekami daudz cilvēku."
• Kā jūs zināt, ka ziņojums ir nepareizs? "Es zinu, ka piedalījās X summa, bet parāda tikai 25% no rezultātiem."
• Kad jums nepieciešama izšķirtspēja? “Man jāspēj parādīt klientam precīzus datus līdz.

Kā saka biznesa koučers Maikls Kūpers: “Precīzi definētā problēmā tajā bieži ir savs risinājums, un šis risinājums parasti ir diezgan acīmredzams un saprotams.” Pēc Kūpera teiktā, pareizi izskaidrot problēmu ir “vienkārši un jebkuras grūtības, kas rada problēmas. rodas tāpēc, ka tam nepieciešama pacietība, atkārtošana un rūpīga pārbaude. Tas ir vissvarīgākais kritiskās domāšanas elements. ”

2. Nokļūstiet tā apakšā

Liela daļa problēmas risināšanas ir cēloņa atrašana. Kāpēc tas notika?

Ātri atgriezīsimies pie picas scenārija. Problēma ir identificēta: Jūsu pica pienāk un tai trūkst sešu no astoņām šķēlītēm. Bet kāpēc lodziņš ir gandrīz tukšs?

Pastāv ļoti liela atšķirība starp “Hmm, es nejauši izņēmu no automašīnas nepareizo kasti” un “Atvainojiet, es šeit braucot apēdu lielāko daļu jūsu picas.”

A scenārijā problēmu var novērst piegādātājs, atgriežoties pie savas automašīnas un satverot pareizo lodziņu. B scenārijā, labi, kādam ir jāgatavo jums pilnīgi jauna pica vai jāatdod jums visa jūsu nauda. Vai faktiski abas. (Arī jūsu picas pārstāvim, iespējams, vajadzēs viņam atkārtoti izlasīt amata aprakstu.)

Jūsu izvēlētais risinājums ir ļoti atkarīgs no tā cēloņa. Un, lai arī vainīgā atrašana var būt nedaudz (vai ļoti) apnicīga, tas tik daudz atvieglos risinājuma atrašanu. Padomājiet par mēģinājumu atšķetināt mezglu austiņās - ja jūs velkaties centrā, tas tikai pasliktinās. Bet, ja jūs sākat līnijas beigās, jūs to varat daudz ātrāk atvienot.

3. Zvaniet draugam

Man ļoti patīk pašiem izdomāt lietas. Google ir mans labākais draugs (es zinu, jūs esat greizsirdīgs), un man patīk izpētīt failus un sistēmas, cenšoties rast atbildi. Bet, lai gan es uzskatu, ka jums vajadzētu mēģināt pats savākt tik daudz informācijas, pirms ieviešat citus, pastāv ierobežojumi. Pienāk noteikts brīdis, kurā jūs vienkārši tērējat laiku un darbojaties lokos.

Tā kā es varu pazust rakšanas melnajā caurumā, esmu izstrādājis noteikumu: meklējiet 30 minūtes. Ja līdz tam laikam nav atbildes, izsauciet karaspēku. Jūsu kolēģi var piedāvāt dažādas perspektīvas, kuras jūs, iespējams, neredzat, jo esat tik daudz nezālēs ar problēmu. Turklāt viņiem var būt vēsturiskas zināšanas, kas jums nav. Varbūt šī pati lieta ir radusies jau iepriekš, un viņi jau zina risinājumu. Netērējiet laiku, lai atrisinātu kaut ko, kas jau ir atrisināts.

Ir tikai tik daudz, ko es zinu par mūsu pārskatu sniegšanas sistēmas galu. Patiesībā es zinu ļoti maz. Man pat nebija ieskata, kur es varētu meklēt, lai atrastu maģisko atbildi. Pēc mēģinājuma vadīt ziņojumu es piesaistīju ekspertus. Bez viņiem es joprojām sēdētu šeit ar pļāpu.

Visbeidzot, pat ja jūs pats varat atrisināt problēmu, jums tomēr vajadzētu brīdināt citus par to vairāku iemeslu dēļ:

• Jūs nevēlaties, lai kāds, it īpaši jūsu menedžeris, tiktu aizskarts no jebkādas iespējamās ietekmes.
• Jūsu kolēģi var mācīties no jūsu stāsta.
• Citiem var būt labas idejas, kā novērst minētās problēmas atkārtošanos.
  

4. Izlabojiet problēmu

Kad esat noteicis darbības, kas jāveic, lai sāktu novērst problēmu, lūdziet palīdzību attiecīgajiem cilvēkiem. Varbūt jūs nolemjat, ka varat to visu izdarīt pats. Bet, ja jūs nevarat, neuzņemieties to visu kā sava veida mocekli darba vietā. Piemēram, ja risinājums prasa kādam veikt kādu kodēšanu, un tas jums ir pilnīgi svešs, nemēģiniet to darīt . (Jūs varat uzzināt, kā kodēt citu laiku.)

Pārliecinieties, ka, deleģējot pilnvaras, jūs sniedzat visu nepieciešamo informāciju: jebkādu pamatinformāciju, kuras viņiem nav, vēlamo iznākumu un konkrēto laika grafiku. Visiem ir jāatrodas tieši tajā pašā lapā.

Problēmas uznirst. Tā ir dzīve. Zinot dažas problēmu risināšanas stratēģijas un to, kā ar tām rīkoties, jūs ne tikai darīsit brīnumus stresa līmeņa, bet arī karjeras labā. Galu galā Burning Glass Technologies pētījumā šī prasme tika uzskaitīta desmit lielākajās prasmēs, kuras darba devēji meklē lielākajā daļā karjeras jomu.

Vai jums ir atšķirīga pieeja, kad darbā kaut kas noiet greizi? Paziņojiet man par to čivināt!