Tur ir ļoti daudz talantīgu administratīvo palīgu. Esmu sastapis daudzus cilvēkus - gan vīriešus, gan sievietes, kuri ir veikuši karjeru kā palīgi izpilddirektoros, biroja vadītāji vai administratīvie koordinatori, attīstot savus talantus pasākumu plānošanā, projektu vadībā un klientu konsjeržā labi apmaksātā karjerā. Šāda veida darbs ir svarīgs un uztur uzņēmējdarbību.
Es tomēr neesmu administratīvais asistents - un arī šajos administratīvajos uzdevumos neesmu īpaši talantīgs. Es esmu lielisks ar klientiem, bet, runājot par vairāku cilvēku ceļojumu un pārvadājumu koordinēšanu, es neesmu jūsu meitene. Es esmu draudzīgs, bet mana balss, kas ir līdzīga skaņai kā 10 gadus vecam, neliecina par profesionālu telefona izturēšanos. Es dabiski nezinu, cik mārciņu kartupeļu salātu pasūtīt 20 cilvēku pusdienām. Patiesībā es nekad neesmu plānojis lielas ballītes - mana māte plānoja visas manas kāzas.
Un tomēr bieži tiek pieņemts, ka darbā uzņemšos administratīvos pienākumus - ņemšu pierakstus, pasūtīšu pusdienas un taisīšu kopijas -, jo es esmu vienīgā sieviete, kas iesaistīta projektā. Daudzas profesionālas sievietes ir dalījušās ar mani līdzīgā pieredzē. Faktiski bijusī kolēģe izdevējdarbības un plašsaziņas līdzekļu nozarē man nesen teica, ka viņas kolēģes vīrieši uzskatīja par pašsaprotamu, ka viņa sūta kalendāra ielūgumus, rezervē sanāksmju telpas un veic piezīmes starpnozaru projektam. Viņa ir vecākā direktore, un viņai ir vairāk nekā 15 gadu pieredze, kas ir līdzvērtīga vai lielāka par kolēģu pieredzi.
Vēl satraucošākais ir pieņēmums, ka sievietes kaut kā ir vairāk sagatavotas darīt šīs lietas, nekā ir viņu vīriešu kārtas kolēģes. Lai arī mēs esam panākuši tik lielu progresu, daži (lai arī, protams, ne visi) no mūsu vecākiem vīriešu kārtas kolēģiem, šķiet, nespēj satricināt pārliecību, ka mums, galvām, ir labāk tikai veikt pierakstus un izsūtīt ielūgumus.
Es vilcinos uzrakstīt “kā” rakstu par šīs situācijas risināšanu, jo atbildībai par kultūras tradīciju maiņu nevajadzētu būt tikai vienam dzimumam. Bet, ja jūs esat tāds kā es, jums ir darāmā darbs (faktiskais darbs, darbs, kas jums jāmaksā), un jums šī problēma ir jāievada pumpurā, kad tā notiek. Tātad, atzīstot, ka šie ir īstermiņa labojumi problēmai, kuras novēršana prasīs vairāk nekā pāris darba dienas, lūk, kas man ir noderējis.
1. Pajautājiet sev: vai tas ir mirklis “Visas rokas uz klāja”, vai tas ir nepiemērots?
Es neiebilstu, ka jāmaina situācija “visas rokas uz klāja” laikā. Piemēram, es šobrīd strādāju pie neliela starta un, ņemot vērā uzņēmuma lielumu un budžetu, esmu uzņēmies atbildību, kas saistīta ar operācijām, finansēm un cilvēkresursiem, kas parasti mārketingā kādam netiek prasīti. Es neuzskatu šos papildu pienākumus par piemērotiem, bet drīzāk par zemes ieguldīšanu jaunuzņēmumu pasaulē.
Ja, no otras puses, atklājat, ka jūsu komandas locekļi atkārtoti lūdz jūs (nevis citu tikpat spējīgu profesionāļu vietā, un jo īpaši vīriešu kolēģu vietā), rūpēties par administratīvajiem uzdevumiem, kas nav saistīti ar jūsu stāvokli, piemēram, pasūtot vai pusdienu paņemšana - pārejiet uz 2. numuru.
2. Neizveidojiet precedentu
Vienā no manām pirmajām pozīcijām ārpus vidusskolas es pirmajā dienā piedāvāju uzņemt pusdienas savam priekšniekam. Es centos būt jauks, bet neapzināti izveidoju bīstamu precedentu: Pēc tam viņš man visu laiku lūdza, lai es viņam pusdienoju.
Nav nekas slikts, ja jūs esat draudzīgi un izpalīdzīgi, taču ir daudz veidu, kā izteikt vēlmi pārsniegt un pārsniegt pienākumu izsaukumu, izņemot personīgo uzdevumu izpildīšanu vai uzlēkšanu, kad kādam ir nepieciešams kaut kas FedExed. Mācieties no manas kļūdas un ilgi un smagi domājiet, pirms ejat šo ceļu.
Faktiski jūs varat arī izveidot precedentu, kura jums nebūs: Ja jūs esat projekta komandā, kurai nav piešķirta administratīva persona, sākotnējā plānošanas sanāksmē veltiet laiku, lai tieši pievērstos jautājumam, kurš jārūpējas par sanāksmju organizēšanu, dokumentu drukāšanu utt. Sākotnējā sanāksmē ieteikt šos uzdevumus sadalīt visiem vai arī komandas locekļus pārmaiņus.
3. Māci viņiem, kā makšķerēt
Brīvprātīgā darba mērķim, veicot administratīvos uzdevumus, jābūt parādīt jūsu vēlmi sadarboties un paveikt darbu, nevis parādīt, ka jūs vienkārši darīsit darbu citu cilvēku labā. Paturot to prātā, ja konstatējat, ka kolēģi atkārtoti lūdz skenēt, nosūtīt pa faksu, nokopēt vai ieplānot sanāksmes, vienkārši sakiet: “Ļaujiet man parādīt, kā to izdarīt, lai jums nebūtu jāturpina man jautāt. Tas ir patiešām viegli. ”Un pēc tam iziet tos cauri procesam.
Tas gan atturēs cilvēku no jauna lūgt šo labvēlību, gan mazinās muļķīgo uzskatu: “Es esmu tik bezpalīdzīgs un slikts tehnoloģijās, vai tas nav tik jauki?”, Kas bieži pavada šos lūgumus. Jūs un es abi zinām, ka, piemēram, šiem uzdevumiem nav vajadzīgas maģiskas spējas, tikai dažas minūtes laika. Un runājot par laiku:
4. Stāviet par savu vērtīgo laiku
Ja kāds kolēģis lūdz jums nokopēt un sakārtot 40 lappušu dokumentu kaudzi, viņš lūdz jūs veltīt laiku uzdevumam, ko varētu paveikt daudzi cilvēki, tā vietā, lai strādātu pie jūsu faktiskajiem projektiem, ko, domājams, varat darīt tikai jūs.
Pārrakstīšanās aktivitātes ir svarīgi, bet tas nenozīmē, ka jums par viņiem ir jārūpējas katru dienu. Jums ir jāveic vēl viens darbs, un, atņemot laiku tam, varētu būt kaitīga ietekme. Ja jūsu sniegums cieš tāpēc, ka pārāk daudz laika pavadījāt administratīviem uzdevumiem, vadītājs to uzskatīs par nespēju efektīvi noteikt prioritātes. Jūs varētu arī nosūtīt ziņojumu, ka jūs patiešām dodat priekšroku darbam, kas saistīts ar operācijām. Tā vietā atcerieties, ka jebkuriem “izvēles” pienākumiem vajadzētu būt iespējām demonstrēt savas prasmes, profesionāli attīstīties vai parādīt vadītājam, ka apzināti domājat par savu nākotni uzņēmumā.
Es nevaru pietiekami uzsvērt, ka administratīvajā darbā nav nekā pazemojoša. Bet, ja jūs neesat administratora lomā, nav iemesla, kāpēc jūsu kolēģi varētu pieprasīt vai pieņemt, ka esat noklusējuma administrators tikai tāpēc, ka esat vienīgā sieviete konferenču zālē. Piecelties par sevi un atgriezties darbā.
