Jūs esat izstrādājis to, ko uzskatāt par perfektu e-pastu. Tas ir draudzīgs, bet ne pārāk draudzīgs. Tas ir labi organizēts ar trekniem sekcijām un aizzīmju punktiem. Jūs pat ielaidāt burvīgu emocijzīmi par labu mērauklu.
Jūs nospiežat “send” uz jūsu šedevra un gaidāt, līdz sāks parādīties neizbēgamās atbildes. Jūs gaidāt stundu, pēc tam četras stundas, pēc tam divas dienas. Vai viss, ko esat dzirdējis, atbildot uz šo lieliski noslīpēto jūsu vēstījumu? Kriketi - un jūsu smadzenēs atkārtojas jūsu neapmierinātības skaņa.
Ko dod? Jūs domājāt, ka ievērojāt visus šos pārbaudītos un patiesos e-pasta noteikumus. Jūs četrkārši pārbaudījāt, vai esat to nosūtījis pareizajiem adresātiem. Jūs pat to lasījāt jau 800. reizi, lai pārliecinātos, ka nekas nevar tikt nepareizi interpretēts kā rupjš vai pasīvs agresīvs. Kāpēc jūs pretī saņemat tikai radio klusumu?
Palēnināt - jūs, iespējams, to pārdomājat. Faktiski varētu būt, ka jūsu e-pasts ir pārāk garš .
Pārāk ilgi?
Vai esat sajūsmā, kad jums jāmeklē caur tik blīvu e-pastu, ka tas tik ļoti krampj no rokas? Visticamāk ne. Iespējams, ka jūsu saņēmēji jūtas tāpat.
Saskaņā ar pētījumiem, ko veica e-pasta paplašinājums Bumerangs, ideālais garums ir no 50 līdz 125 vārdiem. Šajā diapazonā esošo ziņojumu atbildes līmenis pārsniedza 50%.
Kā īsti izskatās šis garums? Atskatieties uz “Pārāk ilgi?” Un tad pārtrauciet acis tepat . Tas ir 87 vārdi, kas ir smaka pa vidu diapazonam, kurā vēlaties atrasties.
Bumerangs atklāja, ka atbilžu līmenis samazinājās no 50% e-pastu 125 vārdiem līdz 44% e-pastu ar 500 vārdiem gadījumā. Ziņojumiem, kas bija neticami 2500 vai vairāk vārdu? Atbildes rādītājiem bija reāla nosedivitāte - zem 35%.
Redzi, ko es domāju? Tie ilgi vērstie ziņojumi, kurus jūs esat izmocījis, iespējams, cilvēkiem noguls līdz asarām. Jums labāk ir turēt lietas īsas (bet ne pārāk īsas - galu galā jūs vēlaties palikt pāri šiem 50 vārdiem).
Kā samazināt e-pastus
"Bet viss, ko es saku, ir ļoti svarīgs, " jūs šobrīd murmināt uz sevi. Uzticieties man, es to saprotu. Es pati varu būt diezgan vārda rakstniece. Tomēr, tā kā es veidoju dzīvus stīgu burtus, man ir izdevies iemācīties dažus trikus un taktiku, kas man palīdz kontrolēt garumu.
1. Meklējiet komatus
Šis ir viens no maniem iecienītākajiem trikiem, ko izmantot, kad zinu, ka man ir jāsamazina daži raksti. Es skenēju atpakaļ pa visu gabalu, turot acis nomizotām, lai atrastu visus komatus. Lai arī tos bieži var iekļaut sarakstos, jūs tos atradīsit arī pēc daudzām īsām ievadfrāzēm (diezgan daudzas no tām esmu izmantojis jau šajā rakstā).
Mēģinot padarīt lietas īsu, šīs frāzes var viegli noņemt, neupurējot vispārējo vēstījumu. Sākot no tādām frāzēm kā “Tikai lai būtu skaidrībā” līdz “Ja jums radās jautājums” līdz pat vienkāršam “Lieki piebilst”, tie ir nevajadzīgi kvalifikatori, kas tikai izmanto dārgo nekustamo īpašumu.
2. Noņemiet īpašības vārdus un īpašības vārdus
Dzēšot ziedu īpašības vārdus un bezjēdzīgus adververus no nepatīkami garā e-pasta, tas var absolūti saīsināties. Vai vēlaties piemēru? Noņemiet tos no šī pirmā teikuma, un jums atliek tikai uzraksts “Dzēšot īpašības vārdus un adververus no e-pasta, to var saīsināt.”
Jā, viņi jūsu ziņām var dot nelielu draudzīgumu un sarunvalodas toni. Bet, kad jūs vēlaties samazināt savu vārdu skaitu, tiem vajadzētu būt vienai no pirmajām lietām. Galu galā ir pilnīgi iespējams rakstīt īsākus e-pastus, neiznākot tik aukstiem vai rupjiem.
3. Precizējiet savu fokusu
Ja iziet abas šīs darbības un jūs tomēr atrodaties virs šī 125 vārdu ierobežojuma, jūs varētu mēģināt pārāk daudz aptvert. Vai jūs labāk sadalītu lietas dažādos, īsākos ziņojumos?
Tā vietā, lai nosūtītu visai jūsu komandai nolietotu rakstu, kurā tiek apspriesta jūsu nesenā projekta detaļas, tiek lūgtas idejas uzņēmuma piknikam, kā arī atgādināts visiem, ka tuvojas jūsu priekšnieka dzimšanas diena, izvēlieties vienu tēmu un pieturieties pie tās. Jūsu e-pasts būs ne tikai īsāks, bet arī sakārtotāks.
Ņemiet to no manis, es zinu, ka jūsu rakstīšanas saīsināšana ne vienmēr ir viegls uzdevums - ir iemesls, kāpēc Viljams Faulkners to sauca par jūsu mīļu nogalināšanu.
Ja jūs joprojām cenšaties izvairīties no kara un miera rakstīšanas, pajautājiet sev šo: Ja šī tēma ir tik masīva, vai tā ir vislabāk piemērota e-pastam? Vai arī jums vajadzētu paņemt tālruni, ieplānot sanāksmi vai pat izveidot Google dokumentu, kurā visi varētu sadarboties, tā vietā, lai aizsērētu visu iesūtnes?
Ja ņemsit vērā šo iepriekšējo apsvērumu, kā arī iepriekš minētos trīs padomus, jūsu e-pasti būs īsi, precīzi un, pats galvenais, uz kuriem atbildēts.
