Visi ir bijuši tur: jūs saņemat e-pastu, kas liek jums veikt dubultu darbību. Protams, otra persona ir acīmredzami neapmierināta vai dusmīga, taču jūs joprojām gaidāt, ka jūs atbildēsit. Ko tev vajadzētu darīt? Kā jūs reaģējat?
Kaut arī iekšējo biroja ziņojumapmaiņas pakalpojumu un īsziņu sūtīšanas popularitāte noteikti pieaug, e-pasts joprojām ir vissvarīgākais un plaši izmantotais saziņas līdzeklis darbā - tāpēc jūsu spēja to izmantot pēc iespējas profesionālākā veidā ir būtiska. Tas nozīmē, ka tas, kā jūs reaģējat iepriekš aprakstītajā situācijā, var pozitīvi vai negatīvi ietekmēt jūsu karjeru. Pat ja jūs domājat, ka jūs vienkārši reaģējat līdzīgā tonī.
Jā, es zinu, ka vienmēr būt profesionālam ir vieglāk pateikt nekā izdarīt. Atbildēšana uz e-pastiem darbā ir pati par sevi māksla, un atbildēšana uz emocionāliem ziņojumiem to pārceļ uz citu līmeni.
Šis ceļvedis sniegs informāciju par jūsu atbildi, lai jūs varētu izvairīties no konfliktiem un paveikt darbu.
1. solis: paņemiet pārtraukumu
Jūs varētu vēlēties atkārtoti izlasīt saņemto e-pastu, lai pārliecinātos, ka esat pareizi saņēmis - to varat izdarīt, bet nesāciet rakstīt atbildi tūlīt. Jūsu kolēģis, priekšnieks vai klients ļauj savām emocijām diktēt to, ko viņš vai viņa uzrakstīja. Neatkārtojiet šo kļūdu. Paņemiet pārtraukumu un ļaujiet rūdījumam atdzist.
Viena no e-pasta adreses priekšrocībām ir tā, ka jums nav nekavējoties jāatbild. Dažreiz atbildes sastādīšanai ir vajadzīgas stundas! Piesaistiet to. Pat ja jūs jūtat spriedzi un otra puse gaida jūsu atbildi - jums noteikti ir vismaz pāris minūtes. Celieties no sava galda, atdzesējiet prātu un paēdiet uzkodas vai glāzi ūdens. Tas palīdzēs jums izvairīties no ceļa saraustītas reakcijas.
2. solis: nepārejiet pie secinājumiem
Esiet godīgi: vai jūs reaģējat tā, kā jūs, jo lasāt starp rindām? Kad jūs nodarbojaties ar pārāk emocionāliem e-pasta ziņojumiem, jūs varat domāt, ka jūtat dusmas vai neapmierinātību no personas, kas izstaro ekrānu. Un jūs jutīsities spiests pieņemt, ka ir vēl kas vairāk par to, kas tieši ir.
Tomēr nevajadzētu uzminēt, ko īsti nozīmēja otra puse. Slikta ideja ir spriest par citu nodomiem, pamatojoties uz dažiem teikumiem (un caur jūsu pašu smadzeņu filtru un jūsu komunikācijas veidu).
Pretoties kārdinājumam pāriet pie jebkādiem secinājumiem. Vienkārši izlasiet vārdus, saņemiet informāciju un sagatavojieties, lai sniegtu profesionālu atbildi.
3. solis: saglabājiet to īsu
Paturot prātā nepareizas interpretācijas iespēju, atcerieties, ka jūsu uzdevums ir sniegt pēc iespējas precīzāku atbildi un neko vairāk. Atteikties no aizklātām atbildēm par to, ko otra persona varētu būt domājusi.
Strukturējiet savu e-pastu, lai tajā būtu tikai viens galvenais ziņojums. Tas nenozīmē, ka tam jāsastāv tikai no viena teikuma, bet tas nenozīmē, ka, ja kāds kritizē jūsu prezentāciju un pieprasa jūsu citētās statistikas kopiju, jūs savu atbildi balstāt uz statistikas sniegšanu (nevis akreditācijas datu aizstāvēšanu). ).
Tādā veidā jūs varat būt pārliecināti, ka otra puse lasīs jūsu atbildi un sapratīs to tieši tā, kā jūs to domājāt. Pēdējais, ko vēlaties, ir aizstāvēt sevi tikai tāpēc, lai uzzinātu, ka jūsu kolēģis patiesībā jūs nekritizēja; bet ka viņa tikai neveikli formulēja savas atsauksmes.
4. solis: Esiet taisni
Parasti ir laba ideja izvairīties no sarkasma un ironijas darba e-pasta ziņojumos, it īpaši, ja situācija jau šķiet karsta. Dažreiz jūs varat apsvērt iespēju jokot, lai mazinātu spriedzi, taču šis plāns var viegli atkāpties.
Ņemiet vērā, ka lasītājs nevarēs redzēt jūsu sejas izteiksmes vai žestus un ļoti labi jūs varētu nepareizi interpretēt. Tāpēc saglabājiet savu preču zīmes asprātību tiešajām sarunām un mazāk aptraipītai apmaiņai.
5. solis: lūdziet palīdzību
Ja jūsu e-pasts nav konfidenciāls, ir lietderīgi lūgt palīdzību. Varbūt jūsu kolēģis zina labāk, kā rīkoties ar savu saniknotu priekšnieku, vai arī jūsu menedžeris var palīdzēt jums atrast pareizo pieeju savam apmulsinātajam klientam.
Reiz mans priekšnieks spēja interpretēt e-pastu, ko saņēmu no viena no mūsu klientiem, jo viņš viņu ļoti labi pazina. Viņš man apliecināja, ka man nevajadzētu viņu atsaukties personīgi, jo bija iesaistīti citi faktori. Pēc tam es varēju nomierināties un uzrakstīt pilnīgi atbilstošu atbildi.
Saņemot dusmīgu e-pastu, neapvainojieties. Cilvēki sūta emocionālas ziņas, kad viņi ar kaut ko nav apmierināti, jūtas vīlušies vai pat apjukuši. Jums vajadzētu darboties, pieņemot, ka tam nav nekā kopīga ar jums personīgi - tas nozīmē, ka jums nevajadzētu ļaut signālam novērst uzmanību no jūsu darba veikšanas un profesionāli atbildēt.
