E-pasta pasaulē pat vissīkākās izmaiņas var padarīt jūsu labo ziņojumu par fantastisku. Rakstīšanas korekcija tikai tad var būt atšķirība starp svarīgu savienojumu, nospiežot miskastes ikonu vai faktiski noklikšķinot uz Atbildēt.
Kā cilvēks, kurš vada pilnīgi virtuālu organizāciju ar vairāk nekā 120 darbiniekiem, es esmu redzējis vairāk nekā diezgan lielu daļu satriecošo e-pasta ziņojumu - un pilnīgi nesalīdzināmus - un esmu pamanījis, ka daudzreiz ziņojuma profesionalitāte (vai tā trūkums tā) man liek izlemt, vai palīdzēt sūtītājam vai nē.
Tātad, kādas ir šīs mazās izmaiņas, kas var padarīt jūsu e-pastus daudz profesionālākus (un tāpēc daudz lielāka iespēja iegūt jums to, ko vēlaties)? Šeit ir deviņas galvenās lietas, kas jāpatur prātā.
1. Izveidojiet mērķtiecīgu priekšmetu līniju
Neatkarīgi no tā, kam sūtāt e-pastu, nekad neatstājiet tēmas rindu tukšu vai neskaidru (es tevi skatos, “Jautājums” vai “Svarīgs ziņojums”). Triks ir būt pēc iespējas konkrētākam, bet arī saglabāt savu līniju ap četriem līdz deviņiem vārdiem. Mazāk ir vairāk, bet ir svarīgi kaut ko sākt, jo tas lasītājam kārdinās noklikšķināt uz jūsu e-pasta un vēlāk palīdzēs jums abiem to atrast iesūtnēs.
Jūsu tēma var būt arī lieliska vieta, lai skaidri norādītu, kādi ir nākamie soļi. Mēģiniet pievienot (Nepieciešams līdz otrdienai), ja ir noteikts termiņš, (Nav steidzams), ja tas nav laika ziņā svarīgs, vai (Nav nepieciešama atbilde), ja tas ir FYI e-pasts, uz kuru jums nav nepieciešama atbilde.
2. Uzrakstiet savu e-pastu atpakaļ
Jūs droši vien zināt, ka katrā e-pastā ir jābūt aicinājumam uz darbību. Neatkarīgi no tā, vai tas jums noteiktā laikā sūta pa e-pastu vai organizē sapulci, jūs vēlaties, lai lasītājs varētu viegli uzzināt, kas viņam vai viņai jādara tālāk.
Bet daudzi cilvēki to pielīmē ziņas pēdējā teikumā. Tā vietā, lai jūsu e-pastus būtu vieglāk sagremot, pirmajā teikumā ielieciet savu specifisko jautājumu un pēc tam pievienojiet visu nepieciešamo informāciju, lai to dublētu turpmākajos punktos.
3. Dodiet kontekstu
Sniedzot aicinājumu uz darbību, noteikti iekļaujiet kaut kādus teikumus, kas nosaka e-pasta ziņojumu kontekstu (“Šis ir ziņojums, par kuru mēs runājām iepriekšējā sanāksmē” vai “Šis ir man sekojošs no mūsu notikuma pagājušajā pirmdienā”).
4. Izmantojiet atstarpes
Tas noteikti šķiet prātīgs, taču patiesībā nav nekas neparasts saņemt e-pastus bez pārtraukumiem starp dažādām rindkopām vai jaunām domām. Nekas nav apgrūtinošāks par tāda e-pasta saņemšanu, kas izskatās pēc teksta sienas, kurā rakstnieks pat netraucēja sadalīt teikumus mazās, vieglāk pārvaldāmās rindkopās. Padariet to vieglāk lasītājam: norādiet savam e-pastam sākumu, (īso) vidu un beigas.
5. Pieturieties pie viena fonta
Neona Comic Sans izmantošana e-pastā nepadarīs jūs neaizmirstamu, tas tikai padarīs jūs dīvainus. Citiem vārdiem sakot, vienmēr saglabājiet noklusējuma e-pasta fontu un krāsu. Nelietojiet arī e-pastā vairākus fontus. Bieži vien tas notiek nejauši, kad cilvēki kopē un ielīmē informāciju no citām vietnēm, jo e-pasta klienti, piemēram, Gmail, neizņem formatējumu. Lai no tā izvairītos, spiediet “shift + komanda + v”, nevis tikai “komanda + v”, jo teksts sakrīt ar e-pasta formatējumu.
6. Treknraksts vai pasvītrojums - bet tikai tad, kad tas tiešām ir nepieciešams
Ja jūsu e-pasts satur vairāk nekā vienu ļoti svarīgu punktu vai jautājumu, izmantojiet treknrakstu vai pasvītrojumu, lai šīs ziņas daļas izceltos. Vienkārši esiet piesardzīgs, jo aizej pāri fonta formatējumam - galu galā jūs nevēlaties, lai e-pasts būtu pilnībā slīpraksts, trekns un pasvītrots.
7. Visu korektūru
Ikviens zina pārbaudīt pareizrakstības un gramatikas kļūdas e-pastā, bet vai esat pārbaudījis, vai datumi, notikumu nosaukumi, termiņi un vārdi ir uzrakstīti pareizi? Manā gadījumā es vienmēr jūtos nedaudz nokaitināts, kad cilvēki liek šo “l” mapē “Lily”, lai tas būtu “Lilly”.
8. Vienmēr saglabājiet savu parakstu
Ir patīkami, ja ir paraksts, kas nav tikai jūsu vārds, bet tam nevajadzētu aizņemt pusi no e-pasta adreses. Atstājiet garus citātus, rindkopas ar savu dzīves stāstu, atsāciet fragmentus, jums rodas ideja. Pietiek tikai ar jūsu vārdu, pašreizējo atrašanās vietu un vienu vai diviem veidiem, kā ar jums sazināties (piemēram, e-pasta adresi un čivināt ar hipersaitēm).
Vēl viena piezīme: esmu redzējis pārsteidzošu skaitu profesionāļu, kas savu e-parakstu beigās ievieto reliģiskus citātus, un tas noteikti ir par ko rūpīgi padomāt. Atcerieties, ka jūs droši vien nezināt lielākajai daļai cilvēku, ar kuriem sūtāt e-pastu, ticības sistēmas, un jūs nevēlaties, lai kāds tiktu atlikts kaut ko pilnīgi jūsu kontrolē.
9. Izmantojiet BCC, kad tas nepieciešams
Tā vietā, lai turētu kādu pavedienu, kurš vairs nav sarunas dalībnieks, pārvietojiet šo personu uz BCC (un pārliecinieties, ka jūs viņam vai viņai zināt, kad jūs to darāt!). Pietiek ar vienkāršu “Pārcelšanos uz BCC” e-pasta sākumā, lai pārliecinātos, ka visi atrodas vienā lapā.
Lielisku e-pasta ziņojumu nosūtīšana ir saistīta ar mazu nianšu apgūšanu, kuras lasītājs var nepamanīt, bet zemapziņā novērtēs. Apbruņojies ar šo sarakstu, jūs esat soli tuvāk tam, lai kļūtu par iesūtnes kapteini.
