Vairs nav uzskatāms par traku, ja darba laikā valkā džinsus vai greifers dzērienus kopā ar savu priekšnieku, bet, kad runa ir par emojis izmantošanu e-pastā, līnijas kļūst nedaudz izplūdušas.
Var būt grūti orientēties profesionālajā e-pasta etiķetē. Bet tas, visticamāk, ir galvenais veids, kā jūs sazināties ar savu priekšnieku un kolēģiem (turklāt, jūs zināt, klātienē). Un tas nozīmē, ka katrs jūsu nosūtītais ziņojums ir iespēja radīt labu iespaidu … vai sliktu.
Šeit ir deviņi darba e-pasta noteikumi, kas jums jāievēro, ja vēlaties saglabāt savu tiešsaistes reputāciju neskartu.
1. Sāciet ar vienotu priekšmetu līniju
Ja sūtāt e-pastu kādam no saviem priekšniekiem, ņemiet vērā, ka, iespējams, viņu iesūtnē ir simtiem ziņojumu.
Ko tad jūsu boss dara ar lielāko daļu no viņiem? Nospiediet izdzēst vai atzīmējiet tos vēlāk (un nekad tos faktiski neizlasiet). Tas nozīmē, ka jums ir tikai viena iespēja piesaistīt viņu uzmanību: Vilinoša tēmas līnija var palīdzēt nodrošināt, ka viņi to patiešām atver.
2. Skaties savus vārdus
Vai esat kādreiz saņēmis īsziņu, kas beidzās ar periodu? Ja tā, jūs droši vien domājāt, ka persona, kas to jums nosūtīja, uz jums dusmojās (kaut arī viņi patiešām tikai mēģināja izmantot pareizas pieturzīmes).
Tas ir tāpēc, ka izmantotie vārdu veidi var uzreiz kādu nomierināt vai izjaukt. Neizmantojiet tādus vārdus kā “hey” vai “steidzams” un tā vietā lietojiet “you” vai “šodien”. (Neskaidrs? Plašāks skaidrojums zemāk.)
3. Rakstiet kā redaktors
Iespējams, ka jūs nerakstāt koledžas darbu, bet tas nenozīmē, ka jūs nesaņemat atzīmi. Slikta gramatika, pareizrakstības kļūdas un pat ievada, pamatteksta un secinājumu trūkums liek jums izklausīties tā, it kā jūs mēģinātu nokļūt iesūtnes nullē, nevis būt atbildīgs darbinieks.
4. Esiet pieklājīgs pret personas laiku
Ja jūs sūtīt kādam e-pastu, pastāstiet viņam, kāpēc to sūtāt.
Ja, piemēram, jūs pievienojat prezentāciju, precīzi pasakiet, kādi ir viņu nākamie soļi (Vai jums ir nepieciešams viņu apstiprinājums? Vai vēlaties, lai viņi pievieno slaidu?). Ja jūs dodaties uz sarunu ar kādu, pastāstiet viņiem, kāpēc viņi ir iekļauti.
5. Piesardzīgi lietojiet emocijzīmes
Šeit ir runa par emocijām: ne visi ir viņu fani. Pat ja jūs strādājat gadījuma apstākļos, joprojām ievērojams procents strādājošo iedzīvotāju to uzskata par neprofesionālu. Neriskējiet, ja neesat pārliecināts, kā tas tiks saņemts.
6. Pievienojiet pielikumu
Tas izklausās acīmredzami, bet mēs visi esam vainīgi par šo e-pasta pārkāpumu vairāk nekā vienu reizi.
Pārbaudiet, pirms nospiežat sūtīt: vai jūs pievienojāt pielikumu, kuru jūs teicāt pievienot? (Sakiet, ka 10 reizes ātri.)
7. Noguliet savu izrakstīšanos (bez parastā “labākā”)
Jums jābeidz e-pasts, izrakstoties, bet tas nenozīmē, ka katra ziņojuma beigās jums ir jāsaka “labākais” vai “paldies” (īpaši, ja jums faktiski nav par ko pateicīties).
Tā vietā izvēlieties sveikšanu, kas ir profesionāla, taču funkcionāla. Izmēģiniet “ar cieņu”, “ar cieņu” vai “drīz runāšu ar jums”.
8. Izmantojiet profesionālo parakstu (pat uz sava tālruņa)
Ja jūs tikko esat izveidojis profesionālu, labi uzrakstītu e-pastu, kāpēc jūs vēlaties to beigt ar “Sent from my iPhone”? Tā vietā izvēlieties vienkāršu, saistošu parakstu, kurā ietverts jūsu nosaukums, sociālā multivides profili, vietne un varbūt pat jūsu sejas attēls.
9. Ziniet, kad nesūtīt e-pastu
Protams, neatkarīgi no tā, cik laba ir jūsu etiķete, tas viss ir veltīgs, ja sūtāt e-pastu kaut kam, kam jums nevajadzētu būt.
Piemēram, ja jums ir nepieciešama kāda ātra reakcija, zvaniet viņiem. Un, ja vēlaties lūgt paaugstināšanu, ieplānojiet sapulci (nevēlaties, lai šī saruna notiktu pa e-pastu).
Kamēr jūs ievērosit šos deviņus noteikumus, gandrīz vienmēr jūs lasīsit savus e-pastus un atbildēsit uz tiem. Un hey, jūs vienkārši varat atstāt labu iespaidu uz savu priekšnieku, kamēr esat pie tā!
