Jebkura iemesla dēļ jūs atpaliekat no sava darba. Jūsu darāmo darbu saraksts nav kontrolēts, jums trūkst termiņu, un iesūtnē ir pilns ar kolēģu e-pastiem, kas seko darbībām, kuras jūs viņiem apsolījāt pirms nedēļām.
Kad lietas ir patiešām šausmīgas, ātra labošana vai jauna aktīvo darbu saraksta lietotne situāciju neatrisina. Lai vēlreiz pārņemtu kontroli, ir pienācis laiks spert soli atpakaļ, novērtēt situāciju un veikt vēl dažus stratēģiskus pasākumus, lai notīrītu plāksni.
Pirmkārt, jums ir jāizveido tas, ko es saucu par “virtuves izlietņu sarakstu”. Iekavējiet tikšanās laiku ar sevi (iesaku brokastis ārpus biroja). Tad šajā sanāksmē pierakstiet absolūti visu, kas jums šobrīd notiek. Sāciet identificēt galvenās darba grupas (piemēram, klientu komunikācijas, iekšējās atskaites, īrēšanu), pārliecinieties, vai visiem citiem priekšmetiem, kas neizbēgami parādās, pievienojiet spaini “Cits”. Pēc tam uz papīra izrakstiet visu nepieciešamo. Neviens vienums nav pārāk mazs vai pārāk nenozīmīgs, lai izveidotu sarakstu. Ir svarīgi saskarties ar realitāti tieši ar to, kas jums jādara, lai noteiktu situācijas nopietnību - un cik ekstrēma ir stratēģija, kas jums būs jāievieš.
Parasti pēc virtuves izlietņu saraksta sastādīšanas jūs atradīsities vienā no divām nometnēm. Pirmā nometne ir tāda, ja paskatās uz visu, un tas liekas daudz, bet ar nelielu perspektīvu, dažas lietas pārkārtotas un pēc pāris nedēļām zvēru režīmā tas var notikt. Tas būs tikai aizņemts dažas nedēļas.
Bet, ja jūs paskatāties uz savu virtuves izlietņu sarakstu un zināt, ka to visu izdarīt nav iespējams, jūs atrodaties otrajā nometnē. Kaut kā jūs esat sakodis daudz vairāk, nekā spējat košļāt, un jūs esat pilnīgi satriekts un izmisīgi atpalicis. Es esmu šeit, lai pateiktu, ka ir pienācis laiks stāties pretī šai realitātei un veikt dažas izmaiņas.
Šeit ir septiņas stratēģijas, kas atvieglo jūsu pašsaprotamās pašsajūtas uzlabošanu:
1. Apgrieziet koku
Apskatiet uzdevumus jūsu virtuves izlietņu sarakstā un izlemiet, kurus no tiem pilnībā veikt. Es zinu, tas izklausās drausmīgi - pat neiespējami. Bet es esmu gatavs derēt, ka ir dažas lietas, kuras šobrīd nav īsti jādara (vismaz ne jūs). Visam nekritiskajam vajadzētu iegūt cirvi.
2. Vienkāršojiet izvadi, izmantojot likumu 80/20.
Vai ir kādi uzdevumi vai projekti, kur 20% pūļu nodrošinātu 80% ietekmes? Piemēram, jūsu priekšnieks vēlas iegūt konkurētspējīgu analīzi jaunam produktam, kuru viņa plāno laist tirgū. Vai, pirms viņai tiek dots romāns par konkurences ainavu, vai pietiktu ar vienu lapu uz katra nopietnā konkurenta, lai palīdzētu pieņemt šo lēmumu? Vai arī, ja lielāko daļu ieņēmumu, ko jūs ienesat kā pārdošanas pārstāvis, gūst no lielākiem darījumiem, bet pusi laika tērējat maziem darījumiem, kas tik tikko virza adatu, vai jūs varētu mainīt savu laiku un uzmanību uz lielākiem darījumiem? Jā? Iet ar šiem uzdevumiem vai projektiem.
3. Automatizējiet vai izmantojiet ārpakalpojumus
Produktivitātes eksperts Stīvs Robbins uzrakstīja lielisku darbu par 30/3 noteikumu. Tas izskaidro, ka kaut kas 30 minūtes dienā prasa trīs nedēļas gadā. Trīs veselas nedēļas! Iegūstiet šo laiku atpakaļ, pārbaudot, vai ir kādi mazāki uzdevumi, kurus varat automatizēt vai nodot ārpakalpojumiem, izmantojot trešo pušu rīkus, piemēram, Assistant.to, lai paātrinātu plānošanu.
4. Lūdziet palīdzību
Runājiet ar savu priekšnieku, kolēģiem, darbiniekiem un pat citām nodaļām, lai redzētu, vai kāds var palīdzēt uzņemties daļu no darba slodzes. Kas zina, varbūt jūsu internam ir nācies nomirt kājas PowerPoint, vai varbūt Danam no pārdošanas ir kāds Excel modelis, kuru jūs viegli varat pielāgot sava budžeta prognozēšanai. Raugieties uz jomām, kurās acīmredzami ir savstarpēji pārklāšanās ar kolēģu darbu. (Iepazīstieties ar šiem deleģēšanas padomiem, ja jums ir nepieciešama palīdzība šīs sarunas sākšanā.)
5. Sāciet secēšanu
Ja visam, kas palicis jūsu sarakstā, ir jānotiek un jūs nesaņemsit palīdzību, tad tam būs jānotiek - tikai ne visiem vienlaikus. Apskatiet savus termiņus, lai noteiktu, kuri priekšmeti ir patiesi steidzami un kurus grafikus var atgriezt. Jūsu vadītājs var un jums vajadzētu palīdzēt jums noteikt prioritātes un secību.
6. Nododiet moratoriju Jā
Šī stratēģija nepalīdz tikt galā ar jūsu esošo problēmu, taču ir ļoti svarīgi, lai to kontrolētu. Kamēr lietas atkal netiks kontrolētas, jums jābūt “Nē!” Karalim vai karalienei. Neuzņemieties papildu projektus, kamēr neesat izkļuvis no šī putra.
7. Ieteikt nomu
Ja esat izmēģinājis visu iepriekšminēto un joprojām uzskatāt, ka peldējāties uzdevumos, iespējams, ir laiks pieprasīt, lai kāds pievieno jūsu komandai. Atkarībā no jūsu uzņēmuma kultūras un budžeta apsveriet nepilna laika, internu vai pagaidu palīdzību kā zemāku izmaksu iespēju.
Un, ja viss pārējais neizdodas, pasludiniet to-do list bankrotu un pārejiet uz Bali. Tikai jokojot, jums neizdosies. Jūs vienkārši jutīsities nedaudz vairāk stresa nekā parasti, līdz jūs to visu izdomājat, bet es apsolu, ka jūs tur nokļūsit.
