Manā pēdējā darbā viens no vecākajiem komandas locekļiem bija slavens ar to, ka sūtīja e-pastus visās dienas vai nakts stundās. Tas nebija nekas neparasts, ka es devos gulēt pulksten 23 vakarā un pamodos ar tukšu iesūtni, izņemot viņas vienu, ārkārtīgi īso un tiešo e-pastu. Neskatoties uz to, ka nekad nav uzrunājusi mani pēc vārda un patiesībā reti kad ir iekļāvusi jebkāda veida apsveikumus pirms sava tiešā jautājuma, viņa kaut kā nekad nav spējusi izklausīties rupja vai prasīga.
Vienlaikus ar “paldies!”, Sekojot tam, uz ko vajadzēja atbildēt, viņa vienmēr savu vārdu parakstīja ar x. Tagad, kā jūs, bez šaubām, zināt no mīlestības vēstules noslēguma “xoxo”, parasti apzīmē buču; darba scenārijā tas tomēr ir vienkārši draudzīgs žests, daudz mazāk formāls nekā noslēgums ar “Labākais” vai “Sveicieni”.
Varat būt drošs, ka šis pašlaik populārais paraksts nav vienīgais veids, kā glābt jūsu īsziņas no rupjības; patiesībā ir vismaz pieci vienkārši veidi, kā saglabāt e-pastus pieklājīgi neatkarīgi no tā, cik daudz vai maz vārdu esat uzrakstījis. Jūs nevēlaties katru reizi pielietot visas piecas šīs idejas, un kuras jūs izmantojat, daudz kas būs atkarīgs no jūsu auditorijas un jūsu attiecībām un komforta līmeņa ar šo auditoriju, taču tās ir labas vadlīnijas. Un viņi, cerams, ietaupīs daudz laika un enerģijas, lai jūs varētu koncentrēties uz svarīgākām lietām.
1. Izmantojiet izsaukuma zīmes
Bet ne pārāk daudz. Esmu diezgan izslēgts, kad katra rindiņa beidzas ar izsaukuma zīmi. Jums nav tik spēcīgas sajūtas attiecībā uz visu, ko sakāt. Pat nemāciet man sākt iekļaut divus vai trīs, lai aizvērtu vienu teikumu vai ideju (es tos saglabāju, lai sūtītu īsziņas ar draugiem, un arī jums vajadzētu). Saprātīgi izvēlieties lielos apjomos izteiktos traucējumus un, lūdzu, rīkojieties atturīgi.
Izmēģiniet šo:
Nosūtīts no manas ārējās atmiņas.
Pirms kaut ko sūtāt, apsveriet, ar ko jūs sazināties, un padomājiet par veidiem, kā to īsi saglabāt, ņemot vērā to, kur atrodaties diskusijā. Ņemiet vērā: dodoties uz priekšu un atpakaļ, jūs parasti varat nomest apsveikumu un parakstu.
Viena lieta, ko vērts pieminēt, ir arī tas, cik svarīgi ir pievērst uzmanību tam, uz ko jūs atbildējat. Īsas atbildes var būt rupjas, ja vienkārši atbildējat ar “Izklausās labi!”. Ja tai būtu nepieciešama atbilde uz jautājumu vai kāda veida atgriezeniskā saite, saņēmējam šos divus vārdus būs grūti sagremot ar vai bez izsaukuma zīmes.
Grunts līnija: pazīstiet auditoriju un, izmantojot situāciju, nosūtiet detalizētus rindkopas, ja situācija to prasa, taču koncentrējieties uz daudzajiem gadījumiem, kad īss var būt arī jauks.
