E-pasts. Nevar ar to sadzīvot. Bez tā nevar paveikt savu darbu. Vai man ir taisnība?
Pagājušajā gadā mēs nosūtījām vairāk nekā 2, 5 miljardus e-pastu. Un šeit ir sliktās ziņas. Neskatoties uz ievērojamu niknumu, sagaidāms, ka šis skaits tikai pieaugs. Apjoms ir jautājums, tāpat kā laiks, ko tam tērējat. Faktiski pārskatos teikts, ka jūs to pārbaudāt apmēram 36 reizes stundā. 36 reizes. Vienā stundā.
Tiklīdz jūs sākat drūmināties ar iesūtnē esošajām lietām, ir nepieciešams apmēram 16 minūtes, lai jūsu uzmanība tiktu pievērsta citam darbam. Ak, un, ja jums ir nepieciešams dokuments, kas kaut kur ir apglabāts jūsu e-pastā, tā atrašana prasa apmēram divas minūtes. Veiciet matemātiku: tas ātri palielina jūsu produktivitātes mēru.
Jums tas ir nepieciešams, lai veiktu savu darbu. Jūs to nevarat vienkārši izrakt kā sliktu ieradumu. Faktiski, bez šaubām, uz kaut ko ļoti paļaujaties, lai iegūtu informāciju, apstiprinājumu vai atbildes no kolēģiem, lai jūs varētu uzlabot darbu.
Bet, ja, sūtot e-pastu, jums nav skaidrības par to, ko vēlaties no citiem, vai ja neuzdodat labus jautājumus, atcerieties to 36 reizes stundā? Jā, vērojiet, ka šī aplēse ievērojami palielinās. Es šaubos, vai tas izklausās pievilcīgi. Šeit ir četri padomi, kurus varat izmantot, lai samazinātu un paātrinātu apmaiņu un sazinātos labāk nekā jebkad.
1. Noskaidrojiet savu jautājumu
Vai jūs kādreiz esat iemetis kādu ideju kolēģim un beidzies ar “Domas?” Ja jūsu mērķis ir saņemt kāda komentāru no noteikta termiņa, projekta virziena vai ieteikuma par iespējām, jums viņam ir jāpiešķir kaut kas vairāk specifiski darbam ar. Galu galā viņš nevēlas tērēt vairāk laika, mēģinot atšifrēt jūsu ziņojumu, nekā jūs vēlaties pavadīt, lasot viņa atbildi.
Ja jūs tikko esat nosūtījis plānu, kurā, piemēram, ir jārīkojas, tā vietā, lai beigtos ar nenoteiktu un neskaidru, “Domas?” Uzdodiet konkrētu jautājumu, piemēram, “Kas būs nepieciešams, lai reālistiski īstenotu šo plānu līdz nākamajai nedēļai ? Paziņojiet man, vai ir kaut kas, ko es varu darīt, lai tas darbotos ASAP. ”Jūsu kolēģis varēs ātri un tieši atbildēt, un jūs saņemsit daudz kvalitatīvāku atbildi.
2. Sagrieziet pakaļ
Sāra, A tipa projekta dalībniece, ar kuru bieži strādājat, vēlas visu nedēļu pirms laika. Viņa atkal pie tā. Jūs saņemat e-pastu par piegādi ar smieklīgi īsu termiņu. Jūs esat sarūgtināts un kārdinājums atbildēt uz jautājumu “Vai jūs varat man veltīt vairāk laika šim projektam?” Ar cerību pārrunāt termiņu. Ja jūs to izdarīsit, būs nepieciešams vēl pusotrs atbildes, lai vien laika joslu atrisinātu.
Tā vietā pastāstiet savam kolēģim, ko jūs spējat darīt, un atstājiet to. Sveiks, Sāra, man rindā ir trīs citi prioritārie projekti. Es to izdarīšu līdz nākamās ceturtdienas dienas beigām. Ja man izdosies to izdarīt ātrāk, es jūs par to informēšu. Paldies par jūsu pacietību. ”Uzplaukums. Gatavs.
3. Pārtrauciet uzdot jautājumus
Daži ziņojumi rada nevajadzīgu pastu, jo jūs negribot uzaicināt atbildes. Lai no tā izvairītos, pārtrauciet jautājumu ar “Vai jums tas ir jēga?” Drīzāk sakiet “Paziņojiet man, ja jums ir jautājumi”. Ja saņēmējam ir vaicājums, viņš jums to paziņos; pretējā gadījumā viņš uzzinās, ka nav nepieciešama reakcija.
Varat arī noslēgties ar kaut ko līdzīgu: “Paziņojiet man, ja mēs neesam saskaņoti ar to” vai “Paziņojiet man, ja vēlaties runāt par to tālāk.” Šī kodolīgā valoda skaidri norāda, ka saruna ir slēgta, ja vien nav jautājums saņēmēja galā.
4. Nepalaidiet novārtā virsrakstu
Jūsu ziņojuma temats ir efektivitātes zelts. Izmantojiet šo nekustamo īpašumu, lai lasītājam sniegtu padomu par to, cik daudz uzmanības viņiem jāpavada un kad. Dodiet šos liekos e-pastus caurlaidē.
Izmantojiet savu virsrakstu, lai norādītu steidzamību, rezultātu un laika grafiku. Piemēram, virsrakstā var lasīt kaut ko līdzīgu: “Darbība nepieciešama līdz piektdienas pusdienlaikam. | Acme projekts paredzēts nākamnedēļ. ”
Tagad jūsu lasītājs zina, ka tam būs jāpievērš uzmanība. Viņa apzinās, ka ir noteikts termiņš atbildēm un darbam, uz kuru viņai jākoncentrējas, lai pabeigtu darbu nākamnedēļ. Šis vienīgais, konkrētais paziņojums novērš tonnu turp un atpakaļ.
Ņemot vērā, cik daudz laika un uzmanības e-pasts prasa gan kā sūtītājam, gan kā saņēmējam, varat redzēt, kā dažas vienkāršas metodes palīdzēs jums sūtīt ziņojumus, kas apmaiņā rada mazāk atbildes un uzlabos vispārējo saziņu starp jums un jūsu kolēģiem vai klientiem . Vai tas nebūtu forši? Kad komunikācija būs īpaši efektīva, jūs ne tikai vairāk kontrolēsit iesūtni, bet arī kolēģi novērtēs, cik efektīvi jūs viņiem palīdzat.
Bet paturiet prātā, ka dažreiz labākais solis ir vienkārši sarunu pārtraukt. Parasti, ja jūs nevarat atrisināt problēmu trīs e-pasta apmaiņās vai ja nepareizas saziņas dēļ notiek pārāk traks pavediens, ierosiniet tiešraides sarunu, lai jūs varētu ātri atrisināt šo problēmu.
