Pagājušajā mēnesī es piedāvāju trīs padomus, kā labāk pārvaldīt projektu, ieskaitot to, kā pareizi deleģēt, kā vislabāk izmantot rīkus un kā jēgpilni slēgt savu projektu. Bet projektu vadība rada tik daudz unikālu izaicinājumu ar plašu pētījumu lauku, kas nepārtraukti piedāvā jaunas pieejas un perspektīvas, tāpēc es nevarēju palīdzēt, bet sekoju ar vēl dažiem padomiem.
Šie padomi ir vērsti uz proaktīvu vairāku lietu pārvaldību, kas var jums parādīties un novirzīt no jūsu panākumiem. Dažreiz jūtams, ka neliels neveiksmju dēmons slēpjas katrā stūrī un gaida, lai dotu jums labu “getcha!”. Lūk, kā riska pārvaldība, izmaiņu vadība un apjoma pārvaldība uzlabos jūsu izredzes gūt panākumus.
1. Pievērsiet īpašu uzmanību riskiem
Risks ir drauds, kas vēl jārealizē, un pirmais, ko varat darīt, lai novērstu tā materializāciju, vienkārši zināt, ka tas pastāv. Ja jūs izstrādājat jaunu lietojumprogrammu, kuru klienti var izmantot rēķinu apmaksai, riski var svārstīties no mazāka vai mērenāka (komandas loceklis tiek pārcelts citā amatā, atstājot jūs īsā personālā) līdz galvenajam (izmaiņas mobilo maksājumu noteikumos liek jums izmantot pilnīgi atšķirīgas tehnoloģijas). Jūs nevarat novērst visu risku rašanos, taču visaptverošs un pārdomāts visu iedomājamo risku pārskats var jums palīdzēt pārvaldīt šo iespēju.
Projekta plānošanas posmā izveidojiet riska žurnālu, kurā varat izsekot visiem riskiem, kas varētu radīt izaicinājumu jūsu laika grafikam, budžetam vai vispārējām spējām pabeigt projektu. Tiešsaistē ir pieejami daudz dažādu veidņu, taču lielākajā daļā no tām tiek ieteikts iekļaut riska aprakstu, datumu, kurā tas tika paaugstināts, iespējamību, ka tas notiks, un seku smagumu, ja tāds notiks. Katram riskam vajadzētu būt norīkotam īpašniekam, lai tas uzraudzītu, un, pats galvenais, jēgpilnu darbību kopumu, ko var veikt, lai samazinātu šāda riska rašanās iespēju (ja tāds eksistē). Piemēram, servera kļūmes risks, izraisot cilvēku datu zaudēšanu, varētu būt zema varbūtība, bet augsta nopietnība, ko apmierina rezerves servera instalēšanas seku mazināšanas plāns. Kaut arī varbūtība ir maza, ietekme būtu tik liela, ka savlaicīgas un drošas darbības, lai ņemtu vērā tās iespējamību, būtu izmaksu un pūļu vērts.
Atcerieties, ka tam jābūt dzīvam, elpojošam dokumentam, un ir jāņem vērā un jāuzrauga jauni riski, kad tie rodas projekta laikā.
2. Uzlieciet pārmaiņu pamatus
Projekta vadība noteikti nozīmē, ka jūs kaut kādā veidā izjaucat status quo. Un nav noslēpums, ka daudziem cilvēkiem pārmaiņas šķiet labi, maigi sakot, sarežģītas. Baltajā grāmatā Projektu vadības institūtam konsultants Marge Combe apspriež gatavības izmaiņām jēdzienu gan kā kapitālu - gan cilvēku, gan kā citu - organizācija ir gatava veltīt pārmaiņām un psiholoģisko vēlmi cilvēkiem, kuru sadarbībai ir nepieciešama ieviest izmaiņas. Ja jūs nevarat atļauties veikt izmaiņas vai ja visi jūsu darbinieki ir ievietoti ārā ar protesta zīmēm, acīmredzot jums nav daudz iespēju virzīties uz priekšu.
Ko jūs varat darīt, lai liktu pamatus lielām vai mazām pārmaiņām? Pārmaiņas vadības taustāmie aspekti ir nedaudz vieglāk risināmi. Ja ir skaidrs, ka jums nav naudas, aprīkojuma vai tehnoloģiskās iespējas, lai paveiktu darbu, tad šīs ir lietas, kas jums nekavējoties jārisina.
Tas ir kultūras un psiholoģiskais darbs, kas prasa rūpīgāku izpildi. Ja darbinieki vai klienti ir izturīgi pret izmaiņām, veltiet laiku, lai saprastu, kāpēc. Varbūt ir kāds pārpratums, kuru varat novērst, vai būtiska kļūda jūsu plānā, ko jūs vēl neesat apsvēris. Pārvaldes darbinieku komanda, iespējams, ņurdēja par pāreju no papīra veidlapu apstrādes uz elektroniskām veidlapām. Tā vietā, lai pieņemtu, ka komanda ir izturīga pret izmaiņām, diskusija ar viņiem par viņu atrunām varētu atklāt, ka elektroniskajai sistēmai nav iespēju rīkoties ar izņēmumiem, kas galu galā novedīs pie dezorganizācijas un diviem atsevišķiem procesiem. Izpratne par personālu, kurš šo dienu un dienu izmantos, var palīdzēt pārliecināties, ka izmaiņas kalpo visai organizācijai.
Organizācijas, kurās ir cilvēki, kuri ir atvērti pārmaiņām un kuri saprot pārmaiņas un to priekšrocības viņiem, daudz biežāk redz, ka izmaiņas notiek nemanāmi, nekā tās, kas savus cilvēkus uztur tumsā.
3. Iedomājieties, cik liels ir ložņu slānis kā jūsu mirstīgā ienaidnieks
Darbības jomas šļūde - kad jūsu projekta parametri pakāpeniski pārsniedz sākotnējās noteiktās robežas - ir bieža projektu atdalītāja. Un tas lielā mērā ir tāpēc, ka bieži vien šķiet jēga izvērst savu sākotnējo darbības jomu. Var gadīties, ka brīdī, kad es nedomāju par to, šķetina pieri vai ieinteresētā persona pārliecina, ka papildu zvans vai svilpe katru dienu ietaupīs darba stundas.
Parasti neveiciet - es atkārtoju, neveiciet - šīs prasības.
Protams, dažreiz mainās prasības, un šodien var būt vieglāk mainīt spēli, nevis atgriezties, kad viss ir pateikts un izdarīts. Bet šie papildinājumi bieži vien saskaita, nogādājot jūs tieši nelaimīgajā visā, kurā ir pārāk liels budžets un ārpus grafika.
Labākais veids, kā izvairīties no darbības jomas šļūdes, ir vairāk laika un enerģijas tērēšana, apkopojot sākotnējās prasības, izsmeļoši intervējot tos, kuriem ir zināšanas par tēmu, un uzdodot pareizos jautājumus, lai pārliecinātos, ka jums kaut kas pietrūkst. Un neizbēgamā gadījumā, ko jūs darāt, uzmanīgi apsveriet izmaksas un ieguvumus no izmaiņām jūsu darbības jomā. Ja nepieciešams, glabājiet tekošā otrā posma uzlabojumu sarakstu, kurus varat pārskatīt, tiklīdz sākotnējais projekts ir pie zemes.
Tik daudz, cik vēlamos rezultātus varat iegūt nepieciešamajā laika skalā, var izsekot proaktīvai darbībai. Apmāciet sevi sajust problēmu, pirms tā rodas, un justies, kā jūtama vērpes vilkšana, pirms tā jūs novirza no uzmanības novēršanas tuneļa. Jūs nedomājat par visu, bet tālredzība pārspēj jebkuru dienu.
