E-pasts. Tas ir gan lielas ērtības, gan nemitīga uzmanības novēršana. Bet neatkarīgi no tā, kā jūs jūtaties šajā brīdī, viena lieta noteikti ir tā - tā ir neizbēgama nepieciešamība. Iespējams, ka jūs nevarat to paveikt darba dienā, neveidojot vienu (labi, iespējams , daudz vairāk nekā vienu) e-pastu.
Un, ja vēlaties būt profesionāls un skaidri saprast, ka tas ir efektīvs, un tas neliek jūsu kolēģiem tīras vilšanās dēļ nolaist galvu uz galdiem? Ir daži atšķirīgi etiķetes noteikumi, kurus vēlēsities ņemt vērā.
“Jā, jā, jā. Esmu dzirdējis visus šos miljons reizes iepriekš, ”domājams, domājat. Bet, neraugoties uz to, cik reizes šie punkti ir tikuši ierauti mājās, es esmu gatavs derēt, ka jūs vismaz vienreiz pēdējās nedēļas laikā esat rīkojies ar kopīgu e-pasta ziņojumu, iespējams, pat dienā.
Lieki piebilst, ka es domāju, ka mēs visi laiku pa laikam varētu izmantot atsvaidzinātāju. Tātad, šeit ir ērts saraksts, kas palīdzēs pilnveidot visus šos e-pasta etiķetes noteikumus, par kuriem zvēru, ka zināt, tomēr tos faktiski neīstenojat.
Pamati
Būvējot māju, jūs sākat ar pagrabu. Tāpēc, pirms mēs iedziļināmies konkrētās jūsu e-pasta sadaļās, apskatīsim pamatus.
Pat ja jūs ignorējat vai aizmirstat visas citas šī raksta daļas, vismaz pārliecinieties, vai esat atzīmējis šīs rūtiņas.
- Ja sūtāt no personīgās adreses, piemēram, uz darba pieteikumu vai informatīvu interviju, pārliecinieties, vai jūsu adrese joprojām skan profesionāli. Vēlaties radīt pareizu iespaidu, un “[email protected]” to negrasās samazināt.
-
Ja esat saņēmis dusmīgu ziņojumu vai jūtaties satraukts, dažas minūtes atkāpieties no datora. Kaut kā atlaišana mirkļa karstumā radīs tikai problēmas.
-
Iekļaujiet draudzīgu sveicienu un noslēgumu. Tas padara visu jūsu ziņojumu justies daudz pilnīgāku, izslīpētu un profesionālu.
-
Korektūra. Pietiekami teica.
Laiks
Efektīvs laika plānojums ir viena no tām lietām, par kuru ir pārāk viegli aizmirst, ja jūs darāt visu iespējamo, lai uzlabotu iesūtni.
Bet, ja jūs kādreiz esat saņēmis tūlītēju viena vārda atbildi uz pārdomātu, ilgstošu ziņojumu vai ja esat gaidījis nedēļas, lai saņemtu atbildi, kuru jūs ar nepacietību gaidījāt, es domāju, ka jūs piekritīsit, ka laika noteikšana ir nedaudz vērts vairāk apsvērumu.
- Parasti atbildiet uz e-pasta ziņojumiem, tiklīdz jūs to reāli spējat. Jūs nevēlaties atstāt cilvēkus karājas.
-
Ja ziņa ir pelnījusi nedaudz vairāk laika un pārdomu, neatlaidiet tūlītēju pussabrukumu, lai to nogādātu pie šķīvja. Tā vietā atbildiet un apstipriniet, ka esat to saņēmis, un paziņojiet sūtītājam, ka veltīsit mazliet laika pārdomām.
-
Vai lielisks padoms palīdzēs jums kontrolēt atbildes? Muse līdzdibinātājs Alekss Cavoulacos iesaka, ka, jo ātrāk jūs atbildēsit, jo īsākai atbildei vajadzētu būt.
Saņēmēji
Šķietami bezgalīgas e-pasta ķēdes. Līdzstrādnieki, kuri turpina jūs uzrunāt ar vēstījumiem, kuriem ar jums nav absolūti nekāda sakara. Tie komandas biedri, kuriem, šķiet, nav ne jausmas, kam paredzēts šis parocīgais BCC laukums.
Tās ir visas lietas, par kurām jūs droši vien tiecaties, vismaz tad, kad citi cilvēki tās apņemas. Bet, uz brīdi pievērsīsim uzmanību jums. Vai jūs esat pārkāpis kādu no šiem etiķetes noteikumiem attiecībā uz jūsu adresātu sarakstu?
- Izmantojot “Atbildēt visiem”, rīkojieties piesardzīgi un izmantojiet to tikai tad, ja visi šī pavediena dalībnieki ir jāatjaunina. Jūs esat brīdināts.
-
Nebaidieties izmantot BCC, īpaši gadījumos, kad nevēlaties, lai visas adreses vai adresāti būtu redzami visiem.
-
Šis ir ērts noteikums, kas jāpatur prātā: Ja kāds tiek ierakstīts laukā “Kam”, tas nozīmē, ka jūs gaidāt atbildi. Turpretī, ja jūs nosaucat šo personu, jūs vienkārši viņu uzskatāt par savu ziņu citiem.
-
Ņemot to visu vērā, jo mazāk cilvēku jūs varat iekļaut e-pastā, jo labāk. Pārāk daudz pavāru virtuvē, iespējams, radīs apjukumu un sakrustotus vadus.
Tēmas rindiņa
Kāda ir jūsu ziņas pirmā daļa, kurai cilvēki pievērsīs uzmanību? Tas ir vienkārši: jūsu priekšmets.
Kā jūs jau zināt, lieliska tēma var radīt brīnumus jūsu e-pastam kopumā. Slikts priekšmets? Nu, teiksim vienkārši, tas var iedvesmot daudz saasinājumu jūsu saņēmēju starpā.
- Padariet savu tēmas līniju specifisku, nevis paļaujieties uz tādām neskaidrām frāzēm kā “Reģistrēšanās”. Tas ļauj jūsu adresātiem nekavējoties uzzināt, par ko ir jūsu ziņojums. Turklāt tas būs daudz vieglāk atrodams, kad vēlāk būs nepieciešams.
-
Turiet to īsu. Lai arī jūs vēlaties, lai tas būtu specifisks, tas nenozīmē, ka tam ir jābūt savam atsevišķam rindkopai. Mēģiniet pieturēties ar mazāk nekā 10 vārdiem - kaut ko ilgāku, nekā tas, iespējams, ir paša teikums.
-
Neatkarīgi no tā, cik steigā jūs steidzaties, pilnībā neizlaidiet tēmas lauku. Nevienam nepatīk, ka viņa iesūtnē redz šo draudošo “No Subject”.
E-pasta korpuss
Šeit tas ir - jūsu vēstījuma gaļa un kartupeļi. Pārējie lauki ir svarīgi, taču tieši šeit jūs skaidri pateiksit, kāpēc vispirms sazināties ar personu.
Jā, komunikācija darba vietā kļūst arvien ikdienišķāka. Bet tas nenozīmē, ka vēlaties, lai jūsu e-pasti pārvērstos par neorganizētiem traucējumiem. Pārliecinieties, ka sekojat šiem etiķetes noteikumiem, un jūsu ziņojumi ir pārliecināti, ka tie ir noslīpēti un profesionāli.
- Šī ir vēl viena vieta, kur jūs vēlēsities būt pēc iespējas skaidrāks un kodolīgāks - jūs, iespējams, uzskatīsit tikai par zelta likumu - e-pastu. Galu galā, ja kaut kas izskaidro teksta lappuses, iespējams, labāk to darīt personīgi vai pa tālruni.
-
Pieturieties pie visiem tradicionālajiem rakstīšanas noteikumiem, kurus apguvāt skolā. Tas nozīmē pareizu teikuma struktūru, lielo burtu lietojumu, pieturzīmes un pretošanos kārdinājumam jūsu vēstījumu papildināt ar emocijzīmēm.
-
Pārliecinieties, vai ziņojumā ir skaidri redzami jautājuma vai darbības elementi. Neatkarīgi no tā, vai jūs lūdzat līdzstrādnieka viedokli par kaut ko vai meklējat sīkāku informāciju par projekta daļu, jums ir jābūt pamatotam e-pasta nosūtīšanas iemeslam - un jums arī šis iemesls ir skaidri jānorāda.
-
Ja saņēmējam nav jāveic nekādas darbības un jūs vienkārši sūtāt e-pastu, lai sniegtu atjauninājumu, arī to skaidri izdariet. Cilvēkiem ir jāiet prom no jūsu piezīmes, zinot, kas no viņiem tiek gaidīts.
-
Vajadzības gadījumā izmantojiet aizzīmju punktus vai numurētus sarakstus. Mēs visi esam aizņemti, un dažu formatējumu dēļ ir daudz vieglāk pārskatīt jūsu ziņojumu un iegūt svarīgākos elementus.
-
Iezīmējiet svarīgu informāciju treknrakstā, lai tā izceltos, taču nelietojiet visus vāciņus, kas izskatās, ka jūs kliedzat.
-
Izmantojiet salasāmu fontu un izvairieties no pārāk daudz dažādu fonta krāsu. Jūs vēlaties, lai jūsu ziņojums būtu pēc iespējas vienkāršāk lasāms.
Pielikumi
Vai kaut kas jāpievieno savam e-pastam? Bieži vien tas notiek pēc pārdomām, un, pirms noklikšķināt uz “nosūtīt”, jūs vienkārši aizķerāties pie nepieciešamā.
Bet pielikumi nav e-pasta pasaules savvaļas rietumi. Nē, joprojām ir daži etiķetes noteikumi, kurus vēlēsities pārliecināties, ka ievērojat.
- Pirms kaut ko piestipriniet, pārliecinieties, vai tas tiešām ir vajadzīgs. Nav jēgas pievienot vienas lappuses Word dokumentu, kas satur divus teikumus.
-
Ja rodas šaubas, pievienojiet failu PDF formātā, lai nerastos saderības problēmas.
-
Ja jums ir jānosūta liels pielikums, pārliecinieties, ka vispirms esat to “sasitis” vai saspiests.
-
Pirms e-pasta pamatteksta sastādīšanas jums ir ieradums pievienot failu. Tādā veidā jūs varat izvairīties no nobijies pēcpārbaudes ziņojuma “Atvainojiet, es aizmirsu pielikumu!”.
Ja jūs velkat acis un apgalvojat, ka esat dzirdējis par visiem iepriekš minētajiem, es jūs nevainoju. Bet, iespējams, jūs joprojām katru reizi laiku neievērosit šos bieži atkārtotos etiķetes noteikumus.
Tāpēc apsveriet šo savu draudzīgo atgādinājumu, lai izslēgtu autopilotu un pievērstu vairāk uzmanības saviem ziņojumiem. Jūsu kolēģi jums pateiks paldies.
Vai jums ir kādi citi noteikumi vai mājas mīluļi, ko pievienot sarakstam? Paziņojiet man par to čivināt!
