Cik reizes jums ir bijusi šī saruna?
Acīmredzot tā ir ārkārtīgi nomākta situācija. Kā jums vajadzēja ķemmēt cauri desmitiem e-pasta ziņojumu, ko esat saņēmis tikai pēdējo pāris stundu laikā, lai atrastu vienu būtisko ziņojumu, kura uzdevums bija saistīts ar pronto? Un, ja e-pastu izmantojat viedā veidā - pārbaudot iesūtni tikai pāris reizes dienā, iespējams, vēl neesat redzējis ziņojumu!
Tā ir bieži sastopama dilemma, ar kuru, iespējams, kādā brīdī ir saskārušies visi strādājošie (ja ne regulāri). Tajā tiek apskatīts arī svarīgs jautājums: kāda forma ir piemērota komunikācijai reāllaika pieprasījumiem, salīdzinot ar uzdevumiem, kuri vienkārši jāpabeidz nākamajās dienās?
Lai atrisinātu šo biroja komunikācijas etiķetes jautājumu, programmētājam Kerijam Stolleram ir sistēma, kuru jums vajadzētu apsvērt iespēju ieviest kolēģu starpā. Sadalījums ir diezgan vienkāršs:
- Ja jums ir nepieciešams kaut kas paveikts 30 minūšu laikā, zvaniet personai.
- Ja jums ir nepieciešams kaut kas izdarīts divu stundu laikā, nosūtiet personai īsziņu .
- Ja jums ir nepieciešams kaut kas paveikts darba dienas laikā, IM personai.
- Ja jums ir nepieciešams kaut kas paveikts nākamo pāris dienu laikā, nosūtiet personai e-pastu .
Lai gan faktiskais sadalījums var atšķirties atkarībā no tā, kā darbojas jūsu birojs (piemēram, nelielā birojā, iespējams, ir jēga apstāties tikai pie kāda cilvēka galda, nevis piezvanīt), galvenais ir tas, ko Stoller gūst: E-pastam nevajadzētu būt noklusējumam. saziņas līdzekļi, lai iegūtu pāri visam, kas jāzina vai jārisina reālajā laikā.
Protams, šo sistēmu ir diezgan viegli ieviest, strādājot ar tuviem kolēģiem un klientiem, bet kā panākt, lai citi cilvēki birojā spēlētu kopā? Šeit ir dažas lietas, ko izmēģināt:
- Iestatiet e-pasta automātisko atbildētāju, kas stāsta cilvēkiem, kā ar jums sazināties, ja šī problēma jārisina nākamās stundas vai divu laikā.
- Ja sastopat e-pastus, kuros tiek lūgts rīkoties reāllaikā, pieklājīgi atgādiniet kolēģiem, ka vēlaties, lai šī ziņa tiktu nosūtīta pa tālruņa zvanu vai īsziņu, jo, iespējams, savlaicīgi nenokļūsit viņu e-pastā, ja parādīsies cita ārkārtas situācija.
- Ja esat kāda veida vadības lomā, iestatiet standartus visā birojā. Aiciniet darbiniekus atklāti runāt par to, kā viņi vēlas, lai citi ar viņiem sazinātos, ja kaut kas ir jādara, tā vietā, lai visi uzskatītu, ka e-pasts ir kārtībā.
Visbeidzot, atgādiniet visiem, ka šāda sistēma patiešām ir abpusēji izdevīga. Neviens nav pieķēdēts pie iesūtnēm, un steidzams uzdevums nekad netiks atcelts.
