Kad es pirmo reizi vadīju citus, es atceros, ka pacietīgi stāvēju, kamēr manas komandas analītiķis mēģināja atrast viņas datorā nepieciešamo dokumentu. Kad - pēc piecām minūtēm - viņa teica, ka nevarēja to atrast, un nosūtīs to man pa e-pastu, tiklīdz atradīs failu, tas uz mani atstāja ļoti sliktu iespaidu (un lika man aizdomāties, kādas citas bumbiņas viņa varētu nomest ).
Tātad, ņemiet to no manis: Lai arī failu un mapju nosaukšana un kārtošana, iespējams, nav seksīgākā tēma, kuru esmu apskatījis (saka sieviete, kura jums atnesa budžeta sastādīšanas un Excel padomus), es jums apsolu, ka tā ir svarīga. Izmantojot racionalizētu tiešsaistes glabāšanas sistēmu, tā ne tikai atvieglos jūsu dzīvi un ietaupīs daudz laika, bet arī liks jums izskatīties sakārtotākai un papildināt savas lietas ar priekšnieku un kolēģiem. Šeit ir jūsu vadlīnijas, kā dzīvot.
1. Jūsu darbvirsma ir jūsu virtuālais galds
Jūs zināt, kā cilvēki jums saka, lai jūsu galds būtu pietiekami skaidrs, ka jūsu priekšnieks neuzskata, ka esat slīks? Tas attiecas arī uz datora darbvirsmu. Tā ir vieta, kur ievietot failus, par kuriem strādājat šajā nedēļā, nevis vieta, kur vajadzētu vilkt katru pievienoto pielikumu.
Es iesaku novietot darbvirsmu uz pēc iespējas mazāk mapēm. Katram lielam projektam, kurā pašlaik strādājat, ir viena, kā arī sava galvenā darba mape, kurā varat ērti piekļūt visam citam. Ja jūs to vēl neesat izdarījis, iestatiet darbvirsmu režģī (lai ikonas nekad nepārklājas) un atklājiet saīsnes lielo prieku.
Ja jums ir nepieciešama papildu palīdzība struktūras veidošanā sākuma ekrānā, izmēģiniet darbvirsmas organizēšanas lietotnes, piemēram, Clean vai DragThing datoros vai Fences datoros.
2. Mapēs jābūt stratēģijai
Esmu ievērojis, ka lielākajai daļai cilvēku ir pārāk liela mape vai pārāk maza mape, bet tikai nedaudzi to saprot. Kā zināt, kur jūs iekrītat? Apskatiet dažas no visbiežāk lietotajām vai nesen izmantotajām mapēm un saskaitiet tajās esošos dokumentus. Ja ir desmitiem un desmitiem failu, jūs, iespējams, varētu izmantot nedaudz vairāk struktūras; tā kā, ja sadaļā Darbu faili> Klients A> 2012> novembris> Pārdošanas pārskats ir tikai viens dokuments, jūs noteikti esat hronisks pārlieku liels mapētājs.
Šeit ir daži noteikumi, kurus cenšos ievērot:
3. Failu nosaukumiem ir mērķis
Nosaucot failu, izvēlieties frāzi, kas kaut ko nozīmē. Ja es saņemu pielikumu ar nosaukumu DSC1045.jpg vai Draft Idea.doc , man nav viegli uzzināt, kas tas ir - vai vēl svarīgāk, meklēt to vēlāk. Labs pārbaudījums: iedomājieties, ka pēc dažiem mēnešiem atradīsit failu uz darbvirsmas. Vai jūs viegli varētu pateikt, kas tas ir? Ja nē, pārdēvējiet.
Regulāri veidojamiem dokumentiem, piemēram, piezīmēm par ikmēneša valdes sanāksmēm, var būt vieglāk atšķirt dokumentus pēc sanāksmes datuma, nevis pēc tēmas. Nekad nelietojiet mēnesi, dienu, gadu, jo tas vispirms šķiras pēc mēneša, pēc tam pēc dienas, pēc gada. Tā vietā izmantojiet Gads-Mēnesis-Datums (ar mēnesi skaitļos), lai jūs varētu viegli kārtot hronoloģiski. Piemēram: izmantojiet 2012-10-27 Board Presentation.pdf, nevis Oct27-12 Board Presentation.pdf vai 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Tas ietaupīs daudz laika, pārlūkojot un meklējot vēlāk.
4. Versijas kontrole, versiju kontrole, versiju kontrole
Ja kaut ko atceraties par failu nosaukšanu, ļaujiet tam būt versijas vadībai. Šis ir viegli. Pirmoreiz izveidojot dokumentu, tam vajadzētu beigties ar v1. Piemēram, es nosauktu priekšlikumu: ClientA Ettepanek_v1.ppt . Katru reizi, saglabājot izmaiņas un nosūtot tās klientiem vai kolēģiem, atjauniniet tās uz 2., 3., 4. versiju utt. Kad dokuments ir sagatavots, vēlēsities saglabāt ClientA Ettepanek_vf.ppt vai ClientA Priekšlikums_final.ppt, lai vēlāk varētu ērti piekļūt. Tāpēc, ka nav nekas sliktāks par to, ka jābrīnās, vai bija 14. versija vai arī 13. versija tiešām bija pēdējā.
