Brīvprātīgie daudz uzmanības pievērš savam labajam darbam visā pasaulē, bet, lai radītu šo optimālo brīvprātīgo pieredzi, daudz kas notiek aizkulisēs. Neatkarīgi no tā, vai esat algots darbinieks, kura uzdevums ir vadīt brīvprātīgos, vai organizācijas projektu vadītāju attiecīgajā jomā, jums jāpārvietojas dažādās personībās, prasmēs un cerībās, lai darbu paveiktu.
Brīvprātīgo vadīšana nav tik atšķirīga kā personāla vadīšana birojā, izņemot vienu lielu atšķirību - brīvprātīgie parasti ir bez atalgojuma un dažreiz pat maksā par pieredzi. Un daudzās situācijās cerības ir augstas, un ne vienmēr ir skaidri rezultāti. Tātad, kā jūs nodrošināt, ka brīvprātīgie gūst maksimālu labumu no savas pieredzes un veic darbu? Šeit ir dažas stratēģijas, kuras esmu izmantojis, lai pārliecinātos, ka vadītājiem un brīvprātīgajiem ir lieliska pieredze.
Esiet reāls attiecībā uz laiku
Joprojām notiek debates par visefektīvāko un ietekmīgāko laika daudzumu brīvprātīgajiem, lai iesaistītos projektā. Daži saka, ka 3–6 nedēļas ir piemērotas, un citi apgalvo, ka labākais laiks, lai nodrošinātu brīvprātīgo izaugsmi un ietekmi uz zemes, ir 6 mēneši līdz gads. Tāpēc pirms brīvprātīgo uzņemšanas uz kuģa apsveriet, kas ir labākais jūsu organizācijai, un pastāstiet, cik daudz laika jūsu organizācijai ir reālistiski.
Nopietni nosveriet izmaksas un ieguvumus no brīvprātīgajiem, kas uzturas tikai vienu dienu vai divas, ar rotācijas durvīm. Ja vien jums tiešām nav nepieciešams darbaspēks vai finansējums vai arī tie patiešām var dot resursus jūsu organizācijai, brīvprātīgā darba “hit and run” stils nozīmē, ka jūsu organizācija bieži vien dod vairāk nekā vajadzētu, lai uzņemtu brīvprātīgos. Tas ne vienmēr ir labs organizācijas ilgtermiņa mērķu sasniegšanai, un tas noteikti veicina skepsi vietējās kopienās.
Orientēšanās uz jaunu vidi
Kad ierodas brīvprātīgie, vispirms jums vajadzētu organizēt orientēšanos gan uz jūsu organizāciju, gan uz kultūru, kurā jūs strādājat. (Jūs būtu pārsteigts, cik daudz cilvēku ierodas bez pamata zināšanām valstī.) Daudzas organizācijas izlaiž šo soli, taču orientācija ir kritiska - tās kalpo kā brīvprātīgo pamats un palīdz viņiem izprast ikdienas operācijas, komandas mērķus un to, kas ir sagaidāms no viņiem.
Šī procesa ietvaros var būt labi sarīkot ieejas interviju ar katru brīvprātīgo, novērtējot viņu prasmju līmeni un to, kā viņi var būt visefektīvākie. Šis ir arī laiks, lai precizētu savu kā organizācijas politiku un galveno informāciju, piemēram, konfidencialitātes politiku un sociālo mediju atbildīgu izmantošanu. (Brīvprātīgajiem ir lieliski izmantot sociālos medijus, lai palielinātu izpratni, taču ir svarīgi pārliecināties, vai informācija, kuru brīvprātīgie atklāj tiešsaistē, nepakļauj jūsu organizāciju vai vietējās kopienas riskam.)
Visaptveroša orientācija arī palīdz jums izveidot atvērtas komunikācijas kultūru no ierašanās brīža, ļaujot jūsu brīvprātīgajiem zināt, ka esat tur, lai klausītos, ja viņiem ir kāda problēma vai ja viņiem ir nepieciešams skaidrojums. Lai saglabātu šo kultūru, mēģiniet izveidot iknedēļas brīvprātīgo sanāksmes, lai runātu par gaidām un jautājumiem, vai arī izmantojiet laiku ēdienreizēm, lai reģistrētos gaisa temperatūrai tur, kur visi ir.
Pārvaldīt viņu cerības
Strādājot Kambodžā, es vadīju brīvprātīgo grupu, kas mūsu izpētes brauciena vidū teica man: “Mēs vēlamies izveidot bibliotēku.” Tas bija nepāra lūgums, jo ciemats lūdza lauksaimniecības instrumentus, nevis lasīšanas materiālus. Tas bija labi domāts ierosinājums, bet kurš tad reāli parūpēsies par šo bibliotēku, kad mēs aiziesim, un ar zemu lasītprasmes līmeni kurš patiesībā lasītu grāmatas? Nemaz nerunājot par to, ka tas nebija mūsu mērķis uz vietas, un arī kopiena negribēja bibliotēku.
Brīvprātīgie var ierasties ar daudzām cerībām: ka jūsu organizācijai jādarbojas nevainojami, ka tai jādarbojas kā Rietumu organizācijai vai ka tai jādara kaut kas vairāk vai savādāks. Lai novērstu konfliktus, kas var rasties no šīm cerībām, jums ir jābūt ļoti skaidram par to, ko jūs varat un ko nevarat nodrošināt, kādi ir jūsu mērķi un kādi nav, un kādus resursus jums būs un kuriem jums nebūs piekļuves. Jo vairāk brīvprātīgo sapratīs par jūsu organizāciju, jo vairāk viņi būs kopā ar jūsu projektiem un mērķiem.
Līdzīgi, ir svarīgi pārvaldīt brīvprātīgo cerības par viņu ceļojuma iznākumu: Viņi dara kaut ko lielisku, bet negrasās mainīt pasauli vienas nakts laikā. Dažreiz jaunie brīvprātīgie ir atrunāti un sarūgtināti, kad neredz tūlītējas izmaiņas, un viņi var ātri vainot uzņēmēju organizāciju vai brīvprātīgo vadītāju. Iepriekš izveidojot cerības, jūs varat palīdzēt viņiem saprast, ka šis darbs prasa laiku un ka tie ir daļa no daudz lielāka mērķa vai kustības, ieguldot savu laiku.
Izveidot novērtēšanas un atbildības sistēmu
Kaut arī brīvprātīgā darba vietas netiek apmaksātas, tās bieži ir atspēriena punkts citam bezpeļņas darbam, tāpēc ir svarīgi nodrošināt, lai jūsu brīvprātīgie procesa laikā mācītos un augtu. Tāpat, kaut arī jūs neveicat algotu darbinieku vadību, jums ir jādara darbs, tāpēc jums ir jāizveido sistēma, lai nodrošinātu, ka brīvprātīgie pabeidz projektu, kuru viņi ir iecerējuši darīt.
Tāpat kā jūs darītu birojā, jums vajadzētu uzstādīt mērķus un termiņus, rīkot papildu sanāksmes un veikt vidēja termiņa pārbaudes. Jūs varat arī apsvērt iespēju likt brīvprātīgajiem parakstīt uzvedības kodeksu vai dokumentu, kurā uzsvērta viņu apņemšanās (vairāk simboliska nekā likumīga), lai jūs varētu viņiem atgādināt, ko viņi plāno darīt, ierodoties.
Ja rodas grūtības ar brīvprātīgajiem, runājiet ar viņiem tieši tāpat kā jūs ar darbinieku, un, ja izmaiņas nav notikušas, runājiet ar viņu sponsorējošo organizāciju (parasti tā ir skola vai prakses uzņēmums). Ja tas nedarbojas un viņi tērē jūsu laiku un resursus, ir pārkāpuši politiku vai vienkārši nevelk savu svaru, jā, jūs varat tos atlaist. Tas ir grūti daudziem vadītājiem (jo visa brīvprātīgā darba ideja ir pašaizliedzība), taču ir reizes, kad brīvprātīgais nodarīt vairāk ļauna nekā laba, un tas nevienam nedod nekādu labumu.
Esiet godīgi par turpmāko rīcību
Starp asarām un apskāvieniem brīvprātīgie vietējai sabiedrībai un darbiniekiem bieži saka “Es apsolu atgriezties, es nekad tevi neaizmirsīšu”. Tomēr, lai arī cik daudz viņi pārvietojas pēc pieredzes, viņiem, iespējams, nebūs ne resursu, ne laika atgriezties, kad viņi atgriezīsies mājās. Tas ir labi, bet iedrošiniet viņus būt reālistiskiem par to, ko viņi var sasniegt, nonākot mājās - neatkarīgi no tā, vai tas ir neliela līdzekļu vākšanas organizēšana, saruna dažas sarunas, lai iedrošinātu citus brīvprātīgos, vai vispār nekas. Var būt labi izstrādāt rīcības plānu ar laika grafiku, pirms viņi aiziet, tāpēc jūs abi zināt, ko gaidīt, un varat sekot tam. Tomēr jūs varat mudināt brīvprātīgos iesaistīties un uzturēt sakarus, uzturot saraksta servera, Facebook grupas vai Twitter plūsmu.
Kā blakus piezīmi pārliecinieties, vai esat godīgs par turpmāko rīcību, ko varat veikt savu brīvprātīgo vārdā. Lieliski, ka varat būt atsauce vai rakstīt rekomendācijas vēstules brīvprātīgajiem, ja varat, bet, ja jūsu laiks neļauj ieteikt visiem (vai ja jums tas nepatīk), esiet godīgi un dariet viņiem zināmu.
Lai sniegtu brīvprātīgajiem lielisku pieredzi, ir nepieciešama liela plānošana, sekošana un komunikācija. Esiet praktisks, sagatavots un godīgs, un labu darot var gūt labumu gan jūsu brīvprātīgo bāze, gan organizācija.
