Kā vadītājam viens no vissvarīgākajiem resursiem, kas jums ir, ir izpilddirektors vai administratīvais asistents. Viņš vai viņa var uzturēt kārtību jūsu birojā, jūsu grafiku uz pareizā ceļa un veikt dažus ikdienas pienākumus no jūsu šķīvja.
Viņas efektivitātei ir daudz sakara ar jums - cik labi jūs viņu apmācāt, dalāties ar viņu ar savām cerībām un sniedzat viņai atsauksmes. Ir jāpārdomā un jāplāno tāda vide, kurā palīgs var labi veikt savu darbu (īpaši tiem no mums, kuri esam pieraduši visu darīt paši!).
Tātad, neatkarīgi no tā, vai pārvaldībā esat jauns vai nē, šeit ir daži labi atgādinājumi par to, kā vislabāk izmantot šo vērtīgo resursu.
1. Apbruņojiet viņu panākumiem
Jūsu administratīvais asistents ir tur, lai atvieglotu jūsu dzīvi, taču viņa to nevarēs izdarīt, ja vien nezina, kā tieši, viņa var palīdzēt. Sākot no brauciena, pārliecinieties, ka piešķirat viņai pietiekami daudz laika, apmācības un resursus, lai viņa varētu izcelties. Sniedziet norādījumus par to, kas jums nepieciešams un kad tas jums vajadzīgs, kā arī konkrētus piemērus tam, ko meklējat. Tas jo īpaši attiecas uz to, ja jūsu palīgs ir jauns, taču atzīstiet, ka, pat ja viņa ir veterāne, jūs varētu vēlēties, lai lietas tiktu darītas savādāk, nekā to darīja viņas pēdējais priekšnieks. Skaidrība un pamatinformācija nodrošina gan efektivitāti, gan panākumus.
2. Veidojiet uzticības attiecības
Plānojiet regulāri tikties ar savu palīgu, lai pārrunātu pašreizējos projektus un statusa atjauninājumus. Paziņošana viņai par notiekošo citos uzņēmuma līmeņos palīdzēs viņai saprast, kā viņas darbs iekļaujas kopējā attēlā. Kad viņa novērtēs vairāk par to, ko jūs darāt, viņa varēs noteikt papildu veidus, kā palīdzēt jums sasniegt jūsu mērķus.
3. Sniedziet (un ņemiet) atsauksmes
Ja jūsu palīgs izdara kaut ko tādu, kas neatbilst jūsu cerībām, nekautrējieties - norādiet, kur jūs bijāt neapmierināts, un piedāvājiet ieteikumus, kā nākotnē ar to rīkoties savādāk.
Tomēr tikpat svarīgi ir atvērtība viņas atsauksmēm. No viņas viedokļa uzņēmums ir atšķirīga vieta, tāpēc, ļaujot viņai atklāti dalīties savās domās un ieteikumos, jūs varat sniegt vērtīgu ieskatu. Turklāt jums var būt slikti ieradumi, kurus jūs neapzināties, piemēram, dodot pretrunīgus mutiskus un rakstiskus norādījumus vai, ja vēlaties rezervēt lielu konferenču zāli, pietiekami nepaziņojot, kurus varat grozīt, lai padarītu abu dzīvi daudz vieglāku.
4. Parādiet savu pateicību
Lielisks palīgs atvieglo jūsu darba slodzi un liek izskatīties labi, tāpēc esiet dāsni un slavējiet, kad tas ir nepieciešams. Darbinieku sapulce vai biroja pasākums ir lieliska vieta, kur publiski parādīt savu atzinību, taču nekad nepalaidiet garām iespēju parādīt pateicību ar vienkāršu, vārdisku “lielisku darbu”. Varat arī palutināt viņu vai viņu uz neregulārajiem kapučīno vai pāris filmu biļetes. Labs darba devējs zina, ka laimīgi darbinieki ievērojami atvieglo viņu priekšnieku dzīvi!
5. Uzturiet to profesionāli
Ja vien tas nav norādīts darba intervijas laikā, visam, ko jūs lūdzat veikt administratora palīgam, jābūt tieši saistītam ar korporatīvo misiju. Lai arī tas, ka viņa piedāvā klientam pasūtīt kafiju vai paņemt biroja piederumus atpakaļceļā no pusdienām, nav netipisks pieprasījums, tādas lietas kā, piemēram, nākamās zobārsta tikšanās rezervēšana vai gaidāmā lasījuma pasūtīšana jūsu grāmatu klubam ir jūsu, nevis viņas pienākums. . Viņa ir nolīgta, lai palīdzētu jums iziet no profesionālās darbības jomas, tāpēc rīkojieties šādi.
Atcerieties, jo vairāk jūs palīdzēsit savam palīgam labi paveikt viņas darbu, jo vieglāk viņai palīdzēs jums savs darbs. Esiet labākais menedžeris, kāds varat būt, un jūs abus uzveltīsit uz panākumiem.
