Leslija, bezpeļņas organizācijas izpilddirektore, vēlējās pārtaisīt brošūru par organizācijas programmu, kas palīdz riska grupas jauniešiem palikt skolā, un viņa uzdeva par pienākumu biroja vadītāju Emmu.
Emma pavadīja stundas, lai atjauninātu attēlus, krāsas un fontus. Viņa lepojās ar savu drosmīgāko, gaišāko izgudrojumu, satraukti parādīja to savam priekšniekam.
Kad viņa to izdarīja, acīmredzami bija problēma. “Ak, ” Leslija novēroja jaunajā brošūrā, “Tas izskatās lieliski. Bet kāpēc kopija joprojām ir tā pati? ”
Apdullināts, Emma nespēja noticēt ausīm. Viņa nekad nebija domājusi par kopijas pārskatīšanu. Un Leslija to nekad nebija ieteikusi. Kā diviem cilvēkiem, kas runā par vienu vienkāršu lietu, varētu būt tik atšķirīgas interpretācijas?
Leslija un Emma piedzīvoja klasisko jautājumu, kuru iemūžinājis Džordžs Bernards Šavs, “Komunikācijas lielākā problēma ir ilūzija, ka tā ir notikusi.”
Darbavietā atradīsies cilvēki, kuri, piemēram, Leslija, kuri nav tik labi, lai nodotu jums idejas. Un, kad viņi to nedara, tas var radīt šķēršļus. Tas var novirzīt jūs uz nepareizas saziņas trūkumu. Pavadīts laiks, nobijies pārveidojums un pilnīga kļūda var parādīties, kad jūsu kolēģis vai priekšnieks efektīvi vai rezultatīvi nepaziņo, ko viņi vēlas.
Jūs varat novēlēt visu dienu, lai šie ļaudis sazinātos skaidrāk. Bet tam, iespējams, nevajadzētu būt jūsu iet stratēģijai. Vēlēšanās vietā izmēģiniet šādus trīs paņēmienus, lai iegūtu skaidrāku un efektīvāku saziņu no citiem.
1. Kad jūs uzņematies uzdevumu
Emma domāja, ka dzird, ko vēlas viņas priekšnieks. Galu galā viņi stāvēja vienā telpā sarunājoties savā starpā. Bet patiesībā Leslijas norādījumi “pārveidot brošūru” bija neskaidri un nepilnīgi.
Lieliska stratēģija, kā panākt, lai citi būtu kodolīgāki un konkrētāki, ir uzdot jautājumus, kas nodrošina skaidrību.
Lūk, kā tas būtu izklausījies no Emmas: “Leslija, sakot“ pārveidot brošūru ”, vai tu vari vairāk pastāstīt par mani, ko tu ar to domā un kādas ir tavas cerības?”
Emma būtu diezgan ātri uzzinājusi, ka viņai un viņas priekšniekam ir unikālas idejas par galaproduktu. Tad viņa varēja būt padziļināta, uzdodot vēl citus jautājumus, interesējoties par visu, sākot no grafikas un krāsu shēmas līdz pirmā melnraksta iesniegšanas termiņam.
Jautājumi ir jūsu slepenais ierocis darba vietā. Ja rodas šaubas, palūdziet citiem noskaidrot viņu cerības. Jautājiet, līdz esat pārliecināts, ka saprotat. Jūs būsit pārsteigts, kā tas viss pilnveido.
2. Kad esat sapulcē
Vai esat kādreiz bijis sapulcē, kas sapulcēm piešķīra sliktu vārdu? Esmu redzējis menedžerus, kuri tramdās šķietami bez skaidra mērķa vai vēlama rezultāta. Turklāt līderim izklausās, ka viņš skaļi apstrādā savas domas, vairāk nekā viņš veicina grupas sarunu. Neviens nav pārliecināts, ko uztvert nopietni kā ideju un ko ignorēt. Un visi domā par darba kaudzi pie saviem galdiem. Pēc brīža komanda aizmirst, kāda jēga pat runāt bija, un garīgi atbrīvo telpas, atkāpās no savas tālruņu e-pasta pārbaudes.
Atrodoties neveiksmīgā sanāksmē, var būt sarežģīta vieta, kur lūgt priekšnieku vai kolēģi būt efektīvākam savā runā. Bet jūs varat, un jums par to nav jābūt saudzīgam. Vienkārši pārtrauciet, kad ir pauze, un lūdziet skaidrojumu.
“Bobs, es pamanīju, ka istabā ir dažas izliektas uzacis. Liekas, ka daži no mums neseko jums par šo tēmu. Vai jūs varat mūs nostaigāt dažus soļus un augstā līmenī pārskatīt galvenos punktus? Es gribu būt pārliecināts, ka mēs zinām, kas jums no mums vajadzīgs. ”
Visticamāk, jūs saņemsiet vienošanos ar galvu, un citi mēģinās izteikt apjukumu. Jūs saņemsit nepieciešamo informāciju, tāpat kā jūsu kolēģi, kuri, bez šaubām, jums vēlāk pateiksies par runu.
3. Kad strādājat ar e-pastu
Lielākā daļa saziņas darba vietā, kas nav pārsteidzoši, notiek pa e-pastu. Tātad, kad jūs saņemat ilgu, nemierīgu, nekoncentrētu tome no Angela, jūsu projekta draugu, jūs vēlaties raudāt.
Jums būs vajadzīgas 30 minūtes, lai tikai izlaistu rindkopas, izdomātu viņas teikto, noteiktu, vai jums kaut kas jādara, un tad izdomātu, kā reaģēt. Vienu skatienu un jūs atceraties, kāpēc jūs ienīstat šīs sievietes e-pasta atvēršanu. Jūs varētu sarūgtināt galvu pret sienu.
Tā vietā praktizējiet sev vajadzīgo, laipnā, bez konfrontācijas veidā. Pajautājiet Andželai, vai viņa būtu atvērta pārkārtot savus e-pastus, lai jūs varētu ātrāk atbildēt. Un atcerieties, ja jūs prasīsit kādam rīkoties citādi, pasakiet viņai, kāpēc tas viņai arī der.
Hei Angela, es ievēroju, ka bieži jūsu e-pasti ir gari un detalizēti. Lieliski, ka jūs sniedzat tik daudz informācijas, bet, kad ātri meklēju, es ne vienmēr var atšifrēt tieši to, kas jums man vajadzīgs un kad - un es ienīstu trūkstošos termiņus vai nepareizu interpretāciju. Vai jūs varētu norādīt galveno punktu uz augšu, lai es varētu jums ātrāk reaģēt, vai pat padarīt tēmu sīkāku? Piemēram, “Darbība nepieciešama līdz piektdienai plkst. 9:00 | ACME projekts 'atgādinās man to tūlīt ievietot manā grafikā.'
Jūs, visticamāk, nekavējoties sāksit saņemt Angela augstākas kvalitātes e-pastu, un jūs būsit izdarījis kolēģa labvēlību, palīdzot viņai sazināties profesionālāk. Pielieciet sevi šim mugurā.
Būtu lieliski, ja visi komunicētu tādā veidā, kas neko neatstāj iztēlei. Realitāte ir tāda, ka mēs sazināmies sarežģītās, trokšņainās darba vietās, kurās ir uzmanības novēršana un stress. Kad notiek svarīgas sarunas, tā ir laba prakse, lai palīdzētu apkārtējiem kodolīgi komunicēt, lai no viņiem iegūtu nepieciešamo informāciju. Pirmo reizi izmēģinot, tas varētu būt nedaudz neērti, taču ilgtermiņā jums to darīt būs labāk un ērtāk. Bonuss, tas ietaupīs stresa stundas un nepareizi novirzītu enerģiju procesa laikā.
