"Atbrīvojieties no visa papīra."
Es biju projekta vadītāja, kas strādāja Ņujorkas pilsētas mēra birojā, un tas bija man uzticētais uzdevums. Birokrātijā, kurā strādā simtiem tūkstošu darbinieku, tūkstošiem papīra procesu un ierobežots jauno tehnoloģiju budžets, man tika lūgts izstrādāt gandrīz visa digitalizācijas plānu.
Tas bija biedējošs projekts, ja es kādreiz to būtu redzējis. Faktiski tas bija gandrīz neiespējami, ņemot vērā ierobežojumus, kādos es strādāju. Bet es nevarēju mest rokas uz augšu un pateikt nē. Man bija darāms darbs, un man kaut kur bija jāsāk.
Projekta darba izskaušana nebija bezierunu panākums. Faktiski tas bija tuvāk nekvalificētai neveiksmei. Ja šodien ieejat kādā Ņujorkas pilsētas birojā, jūs noteikti atradīsit papīru, kas salikts uz galdiem, iesūtnēs un izsūtnēs, un atkritumu tvertnes.
Tomēr projekts man iemācīja vairāk par to, kā sākt pārliecinošu uzdevumu, nekā par jebkādiem man jebkad gūtiem panākumiem. Lūk, kā es iemācījos uzņemt kaut ko šķietami nepārvaramu un tikt galā ar to koduma gabalos.
1. Izvērtējiet lielo attēlu
Ņujorkā ir desmitiem departamentu, katrā no tiem ir desmitiem nodaļu, no kurām katrai ir savi iekšējie procesi. Pastāv papīrs, kas jau pastāv failu skapjos un kastēs, un papīrs, kas vēl jāizveido, kad klienti un darbinieki aizpilda veidlapas un pieteikumus. Man nebija neiespējami zināt, kur sākt, pirms es izvērtēju visus papīra ražošanas procesus. Kuras no tām ģenerēja visvairāk papīra? Kuras no tām aizdeva digitalizāciju, un kurām bija sarežģījoši faktori, piemēram, nepieciešamība pieņemt naudu? Kurš radītu lielāko sprādzienu par viszemāko dolāru?
Es pavadīju pamatīgas pāris nedēļas, meklējot darbu katrā nodaļā, lai sajustu šo centienu jomu. Sākotnējā novērtēšana var palīdzēt noteikt jūsu darbības jomu, kā arī to, kas ietilpst tā iekšpusē un ārpusē. Tas var palīdzēt jums sazināties ar augstākajiem darbiniekiem par uzdevuma plašumu un saņemt viņu atsauksmes par to, kas viņiem visvairāk rūp. Un tas palīdz jums orientēties ceļā uz loģisku sākuma punktu.
2. Atrodiet veiksmes piemēru mazākā mērogā
Projekta papīra likvidēšanas gadījumā Veselības departaments nesen bija uzsācis papīra samazināšanas projektu, kuru pamudināja biroja pārcelšana. Viņi nevēlējās ņemt līdzi visu savu papīra uzskaiti, ja nevajadzēja, bet nezināja, kuru ņemt un kuru atstāt. Viņi īstenoja daudzpakāpju projektu: definējiet, kas likumīgi bija jāsaglabā, iznīciniet to, kas neveicās, un skenējiet jebko, kura drukātā kopija nebija nepieciešama. Viņi bija ieviesuši tehnoloģiju un personālu, lai tā notiktu, un viņiem bija rezultāti, ko tai parādīt.
Viens izmērs ne vienmēr der visiem, un, palielinot konkrēta projekta mērogu, rodas jauni apsvērumi. Bet veiksmes piemērs piedāvā ne tikai pārbaudītas metodes tā paša mērķa sasniegšanai, kuru vēlaties sasniegt, bet arī ļauj jums mācīties no citu neveiksmēm. Tas nodrošina modeli, kuru varat izmantot kā sākumpunktu. Jums, iespējams, vajadzēs to modificēt, paplašināt vai pielāgot, lai tas atbilstu jūsu pašu mērķiem, taču ir vieglāk reaģēt uz kaut ko, nekā sākt no pilnīgi tukša audekla.
3. Identificējiet augļus ar zemu pakāpi
Jā, “augļi ar zemu piekaramību” noteikti ir kaut kur pārmērīgi izmantotā biroja žargona sarakstā, tāpēc sauksim to par to, kas tas ir: vienkārši sīkumi. Lietas, kas maksā viszemāk un prasa mazāk laika. Projekta papīra likvidēšanas gadījumā tas nozīmēja tādas lietas kā atbrīvošanos no novecojušiem dokumentiem, vienkāršu tiešsaistes veidlapu izveidi un ierakstu iznīcināšanu jau sen pirms to derīguma termiņa beigām.
Ir daži iemesli, lai sāktu ar vienkāršajām lietām. Pirmkārt, tas dod jums dažus iegriezumus jostā. Šī kustības uz priekšu sajūta, kaut cik minimāla tā varētu būt, ir svarīgs psiholoģiskais ieguvums. Tas dod impulsu, degvielu sarežģītākam darbam priekšā. Un, otrkārt, tas ļauj jums parādīt progresu projekta ieinteresētajām personām, radot ticību savām spējām sasniegt nākamos darba posmus.
4. Izvietojiet savus lielākos šķēršļus
Pat ja jūs atzīmējat mazos panākumus, ir svarīgi uztvert šo neiespējami draudošā izaicinājuma sajūtu un sadalīt to konkrētos šķēršļos. Nenosaucot tos, ir tik daudz grūtāk izstrādāt stratēģijas, kā tos pārvarēt. Papīra izņemšanas pasaulē viens šķērslis bija tiešsaistes formā ievadītu datu uztveršanas sarežģītība, bet otrs bija juridisko prasību ievērošana attiecībā uz elektroniskajiem parakstiem.
Izvietojot šos šķēršļus, var rasties atklājums, ka uztvertais šķērslis nav tik liels izaicinājums, kā jūs sākotnēji uzskatījāt. Tas, alternatīvi, varētu parādīt būtisku ceļa bloķēšanu, kuru jūs iepriekš uzskatījāt par nelielu. Zinot, kādi šķēršļi ir agri, jūs neļausit apsēsties, kad esat jau ceļgala dziļumā. Tas var arī palīdzēt jums sakārtot resursus, kas jums būs nepieciešami, lai tos izmantotu, neatkarīgi no tā, vai tas ir politiskais atbalsts, finansējums vai ekspertu norādījumi.
5. Pabeidziet darbu
Ķīniešu filozofs Lao Tzu slaveni teica: “Tūkstoš jūdžu ceļojums sākas ar vienu soli.” Tāpat ir taisnība, ka tūkstoš jūdžu ceļojums sastāv no četriem mazākiem braucieniem 250 jūdzes vai 10 braucieniem no 100 jūdzēm. Savu biedējošo projektu sadalot pārvaldāmās fāzēs, tas padara to daudz mazāk biedējošu. Un tas dod jums reālus starpposma mērķus, kuru mērķis ir starp pirmo un otro soli.
Mēģinot digitalizēt papīra formāta procesus Ņujorkas pilsētas valdībā, bija vairākas iespējas darba pakāpeniskai pārtraukšanai. Viena pieeja bija vērsties pret noteiktu skaitu departamentu vienlaikus. Cits bija sākt ar izlemšanu, kuru papīru varētu izņemt, turpināt, ieviešot tehnoloģiju tā digitalizēšanai, un nobeigumā - apmācot darbiniekus un reklamējot jauno tehnoloģiju klientiem. Loģiskākais veids, kā pakāpeniski pārtraukt pārmērīgu darba daudzumu, būs atkarīgs no paša darba rakstura, taču tas vienmēr ir vērts risināt, pirms jūs iedziļināties pārāk dziļi.
6. Uzstādiet cerības
Neatkarīgi no tā, ko jūs darāt, nepārlieciet to, ko neesat pārliecināts, ka varat sasniegt. Jautājiet, kas jums nepieciešams, lai tas notiktu. Un, ja jūs to nevarat iegūt - neatkarīgi no tā, vai tie ir cilvēki, nauda vai tehnoloģija -, tad izskaidrojiet veidus, kas varētu ietekmēt jūsu laika joslu. Dažreiz izpilddirektors kaut ko pieprasa bez niansētas izpratnes par darbu, kas nepieciešams tā sasniegšanai, taču, kad esat apkopojis savu novērtējumu un identificējis šķēršļus, jūs varat paziņot par šo niansi.
Galvas kratīšana un skriešana otrā virzienā ir bieži sastopama un reizēm pamatota reakcija uz vissarežģītākajiem projektiem. Bet tas ir garantēts, ka jūs nekur nepavadīsit. Pat visbīstamākais uzdevums var tikt aplauzts ar pareizo perspektīvu, pārliecinošu izpratni par gaidāmo darbu un reālistisku un sasniedzamu pavērsienu kopumu, kuru pārbaudīt.
