Kā atrast meklēto e-pastu

Pieaugot sūtīto un saņemto e-pasta ziņojumu skaitam, rodas jauna problēma: īpaša plaša arhīva atrašana īpašā ziņojumā vai īpašā informācijā.

Par laimi, izmantojot dažus pārdomātus taustiņsitienus un dažas uzlabotas meklēšanas zināšanas, jūs varat vieglāk no e-pasta iegūt nepieciešamo informāciju no e-pasta.

1. triks: rakstiet tagad, lai atrastu vēlāk

Viena no # 1 lietām, ko es daru pirms e-pasta nosūtīšanas, ir tā lasīšana meklēšanai. Es domāju par to, ko es meklētu, lai vēlāk atrastu šo e-pastu, un tad pārliecinos, vai šie vārdi ir e-pastā.

Vairumā gadījumu es neko nemainu, bet ik pa laikam man šķiet, ka esmu ierakstījis “partnerību, par kuru mēs šorīt diskutējām”, nevis “Mashable partnerību, par kuru mēs šorīt diskutējām” vai “Piezīmes no tikšanās ar Džeks ”, nevis“ Piezīmes par tikšanos ar Džeku Smitu no Amazones ”. Ja nākotnē meklēsim šo pavedienu, es zinu, ka meklēšu“ Mashable ”vai“ Jack Smith Amazon ”, un bez šiem ātriem labojumiem es nevarētu ir atraduši lietu.

2. triks: izmantojiet etiķetes un mapes

Ja esat Gmail lietotājs, jūs varat izmantot etiķetes vai arī izvēlēties tikai visu arhivēt vienā lielā e-pastu okeānā. Es uzskatu, ka labākais iemesls, lai apsvērtu etiķešu izmantošanu, ir meklēšana.

Piemēram: Mans līdzdibinātājs Kathryn un es salīdzinoši bieži e-pastā ziņo par Čikāgas pilsētu. Daži e-pasti ir saistīti ar mūsu pārdošanas paplašināšanos pilsētā, bet citi nav pilnīgi saistīti (piemēram, konference, kas notiek tur, vai kandidāts, kas tur atrodas). Spēja etiķetē “Pārdošana” meklēt “Kathryn Chicago” palīdzēs man daudz ātrāk atrast to, ko meklēju, nekā meklēt visus manus e-pastus tajā pašā vaicājumā.

Tas pats attiecas uz citu e-pasta klientu, piemēram, Outlook, mapēm. Spēja meklēt ierobežotākā e-pasta komplektā atvieglo meklējamā atrašanu.

3. triks: pārzināt savas e-pasta meklēšanas komandas

Visbeidzot, zināt savas meklēšanas iespējas. Atšķirība starp meklēšanu e-pastos, kas satur “Kathryn” visā ķermeņa daļā, salīdzinājumā ar e-pastiem, ko sūta Kathryn, sūtīt uz Kathryn vai ar “Kathryn” tēmas rindā, ir diezgan ievērojama. Pakalpojumā Gmail šīs ir populārākās meklēšanas komandas, kuras jāzina:

Lai meklētu e-pastus konkrētai personai vai no tās: adresātiem: XYZ un no: XYZ
Pro padoms: Abām šīm komandām jūs varat izvēlēties starp e-pasta adresi, vārdu vai uzvārdu, piemēram, no: [email protected], no: jane, no: smith. Ja kādam ir vairākas e-pasta adreses, vārda vai uzvārda ievadīšana parādīs rezultātus no visiem tiem.
Lai meklētu e-pastu ar īpašiem vārdiem tēmas rindiņā: subjekts: XYZ
Pro padoms: ja vēlaties meklēt frāzi, noteikti ievietojiet to pēdiņās. Temats: NYC ceļojumi meklēs e-pastus ar “NYC” tēmas rindiņā un “ceļot” kaut kur ķermenī - jums ir nepieciešams temats: “NYC ceļojumi”.
Lai meklētu e-pastu ar pielikumu: ir: pielikums.
Pro padoms: Varat arī meklēt noteiktus failu tipus, izmantojot faila nosaukums: doc, faila nosaukums: ppt utt.
Lai meklētu e-pastu ar noteiktu iezīmi: etiķete: XYZ
Padoms profesionāļiem: ja noklikšķināsit uz etiķetes pakalpojumā Gmail, tā to jau pievienos meklēšanas joslai, lai jūs to varētu izmantot kā sākumpunktu meklēšanai.
Lai sašaurinātu meklēšanu līdz e-pastam, kas ir lasīts vai nelasīts: is: nelasīts vai is: read