Vai jūs kādreiz jūtaties kā kliedzot melnā caurumā, kad sūtāt e-pastu vai kādam atstājat balss pastu? Jūs ievietojat savu pieprasījumu Visumā un tad sēdējat pie sava galda ar sakrustotiem pirkstiem, cerot uz savlaicīgu atbildi.
Pateicoties savam darbam PR pasaulē, es to visu esmu redzējis, kad runa ir par neatbildētiem ziņojumiem. Esmu vadījusi saraksti ar izpilddirektoru klientiem (aka arī mūžīgi aizņemtajiem), manu klientu klientu vadītājiem un juridiskajām komandām (aka tiem, kuri domā, ka man nav svarīgs), kā arī ar plašsaziņas līdzekļiem (aka tiem, kas neveic vēlas tikt galā ar PR cilvēkiem). Pa ceļam esmu daudz iemācījies, kā saņemt atbildes, kad tās jums ir vajadzīgas.
Neatkarīgi no kavēšanās cēloņa, šeit ir daži padomi, kā pievērst uzmanību aizņemtajiem (un jā, kaitinošajiem) lēnajiem reaģētājiem.
Izveidojiet savienojumu
Pirmkārt un galvenokārt, sazinoties ar citu personu, jums ir jādod iemesls, kāpēc viņš vēlas jums palīdzēt.
Sākumā izvairieties no kļūdām, kas uzreiz atvieno uztvērēju. Viņa vai viņas vārda pareizrakstība ir labs piemērs: es zinu, ka tas ir pamata raksturs, taču nevaru pateikt, cik e-pasta ziņojumu saņemu Ashelai vai Ešlijai, un, kad to izdarīju, es uzreiz jūtos nokaitināts un mazāk ticu, ka ātri reaģēšu. Centieties arī neizklausīties pēc pārdošanas skaņas (piemēram, “Es gribētu ar jums parunāt par…”) - neviens nevēlas ar to nodarboties.
Tā vietā piesaistiet kontakta uzmanību, padarot visu, kas attiecas uz viņu. Man patīk pateikt visu iespējamo ar “tu” - piemēram, tā vietā, lai teiktu: “Man vajag, lai jūs apskatītu šīs veidlapas”, sakiet: “Jūsu klientam ir nepieciešams apstiprinājums šīm veidlapām.” Tas ir vienkāršs, bet efektīvs triks.
Jūs varat arī pievilināt cilvēkus, spēlējoties pēc viņu personības vai karstām pogām. Piemēram, kāds, kuram ir mazliet ego, vislabāk reaģēs uz atzinumu par viņa / viņas svarīgumu (piemēram, “Es saprotu jūsu laika nozīmīgumu, tāpēc es iesaku mums sākt 10 minūšu sarunu, lai apspriestu gadījuma izpēte. ”).
Ļaujiet ātri atbildēt
Pat ja jūsu kontaktpersona ir ieinteresēta palīdzēt, kādam, kas ir aizņemts, nebūs laika ravēt, izmantojot savērptu e-pastu vai klausīties garu, raibu balss pastu. Tāpēc pārliecinieties, ka pilnveidojat savu ziņojumu un ļaujiet viņam ātri reaģēt, izmantojot šo taktiku.
Izveidojiet informatīvo tēmu rindu
Izmantojiet tēmu, lai uzreiz norādītu uz jūsu vajadzību un palīdzētu uztvērējam noteikt jūsu pieprasījuma prioritāti. Sākot ar kaut ko līdzīgu, piemēram, “Pārskatīšanai”, “Nepieciešama atgriezeniskā saite” vai “Lūdzu, atbildiet līdz otrdienai”, ir ātrs veids, kā padarīt jūsu cerības pilnīgi skaidras no sākuma.
Dodieties taisni uz punktu
Netērējiet daudz laika ziņojumā ar neatbilstošu informāciju vai sīkumiem. Esiet pieklājīgs ar ātru “Ceru, ka šorīt jūs izturēsies labi”, tad ienāciet ievadā un uztveršanas satura iemesliem. Saglabājiet arī šo vienkāršo (piemēram, “Jūsu klients X un es kopā strādājam pie Y, un es tiku informēts, ka jūs esat labākais Z kontakts”).
Piešķiriet uzdevumu izpildes termiņus
Lai jūsu e-pasts vai balss pasts netiktu ievietots “vienmēr, kad es uz to nokļūstu”, uzdodiet specifiskus jautājumus vai uzdodiet darbības, kā arī norādiet laika grafiku, kad vēlaties dot atbildi. Ar dažiem projektiem un klientiem esmu guvis panākumus, sakot: “Lūdzu, sniedziet atsauksmes līdz piektdienai. Tajā laikā es atjaunināšu un nosūtīšu šo dokumentu pārējai komandai pārskatīšanai. ”Tas ir jauks veids, kā norādīt:“ Ja jūs to savlaicīgi nenokļūstat, esat zaudējis savu viedokli šajā jautājumā. . ”
Sniedziet ieteikumu
Ja meklējat atbildi uz jautājumu vai problēmas risinājumu, vienmēr sniedziet dažas dažādas iespējas un savu ieteikumu. To darot, personai, ar kuru sazināties, ir mazāk jādomā par to un viņš var atbildēt ar ātru “Jā, jūsu ieteikums ir labs” vai “Iesim ar 1. iespēju”.
Sekojiet gudri
Tātad saņēmējam ir bijis ērti atbildēt, un jūs joprojām nesaņemat atbildi. Ko tagad? Ir pienācis laiks sekot. Var būt sarežģīti līdzsvarot to, ka šajā posmā ir noderīgi un kaitinoši, bet tas ir iespējams, ja ievērojat pareizo saziņas līniju.
Pēc sākotnējā e-pasta nosūtiet laiku ātrai sekošanai, kurai ir jēga atbilstoši jūsu termiņam. Šajā e-pastā būtu jāietver jūsu oriģinālais e-pasts ar īsu teikumu augšā, kas atgādina jūsu kontaktpersonai par sākotnējo pieprasījumu un termiņu. Pārliecinieties arī, vai ir jāpievieno visi nepieciešamie materiāli.
Otrais e-pasts un jūs joprojām nesaņemat atbildi? Laiks telefona zvanam. (Pēc papildu e-pasta nosūtīšanas nogaidiet vismaz 24 stundas, ja vien jums kaut kas nav vajadzīgs drīzāk.) Neatkarīgi no tā, vai saņemat personu pa tālruni vai atstājat balss pastu, esiet īss. Atgādiniet viņam vai viņai oriģinālo e-pastu, kas jūs esat un kas jums nepieciešams.
Neatkarīgi no tā, kā jūs rīkojaties, vienmēr pametiet, kad nākamais solis ir jūsu rokās - “Es sekošu atkal rīt” vai “Ja dienas beigās es jūs vairs nedzirdu, es būšu pārējo komandas atgriezeniskās saites iekļaušana un nosūtīšana klientam. ”
Pārliecinieties, ka sekojat visiem mēģinājumiem sazināties ar personu - atsaucoties uz personu, tas var palīdzēt norādīt uz steidzamību un izrādīties noderīgs, ja esat spiests sniegt papildu informāciju, lai palīdzētu jums.
Izvelciet lielās pistoles
Šajā sakarā, ja esat mēģinājis sazināties ar kādu personu vairākas reizes bez rezultātiem, mēģiniet nokopēt citas puses pēc jūsu pieprasījuma. Atbildiet uz sākotnējo e-pastu (vēlreiz), zemāk esošajā e-pastā pievienojiet “Tikai gribēju reģistrēties”. Vai jums ir bijusi iespēja…? ”Un nokopēt savu priekšnieku, klientu vai jebkuru citu, jūsuprāt, viņu pamudinās. Tā nav mana iecienītākā lieta, un jūs varat mazliet kairināt uztvērēju, bet tas noteikti jūs saņems atbildi šķipsniņā.
Jūsu pēdējā iespēja ir atrast citu kontaktpersonu, kas var atbildēt uz jūsu jautājumu vai piespiest sākotnējo uztvērēju atbildēt. Tas varētu būt iekšējs kontakts, ar kuru jums ir labas attiecības, vai kāds, kam ir vairāk varas. Brīdinājums: vēršoties šajā situācijā, jūs nekad nevēlaties vainot sākotnējo kontaktu. Tā vietā vienkārši ierāmējiet to kā: “Man jāsaņem šī kustīgā ASAP - vai varat man palīdzēt?”
Kas zināja, ka e-pasts vai balss pasts var būt tik sarežģīts? Neatkarīgi no tā, kurā nozarē jūs darbojaties, sarakste ar citiem gandrīz vienmēr ir nepieciešamība, un diemžēl lēnas pokes vienmēr pastāvēs. Bet, izmantojot šos padomus, jums jāspēj savlaicīgi (vai vismaz kādā brīdī) saņemt nepieciešamās atbildes. Tagad izejiet tur un saņemiet atbildes!
