Īpaša veida satraukums rodas, atstājot sapulci vēl jo mazāk pārliecinātai, kāda bija tās jēga, nekā ieejot iekšā (tādā gadījumā varbūt kādam ir nepieciešams šis ceļvedis efektīvu sapulču vadīšanai, šī sanāksmes darba kārtības veidne vai šis raksts) norādot, kad jums patiešām vajadzētu pārplānot šo sanāksmi).
Pat ja jautājumi nav tik ekstrēmi - varbūt jums bija rosinoša un saistoša saruna -, tas joprojām rada vilšanos, ja šķiet, ka nekas no tā neiznāk. Bet tur ir vienkāršs risinājums: e-pasts pēc sanāksmes.
“Galvenais mērķis ir panākt, lai visi būtu atbildīgi par vienādām cerībām. Tātad jums ir komanda vienā lapā, kas strādā pie vieniem un tiem pašiem mērķiem, kas uztur lietas efektīvu un produktīvu, kā arī samazina vilšanos, ”saka Heather Jurovky, Muse karjeras trenere un“ Shatter & Shine ”dibinātāja. "Nevienam nepatīk sajūta, ka viņi sēdēja sanāksmē, kurai bija labs impulss, un pēc tam nekas nenotiek."
Izlasiet visu, kas jums jāzina par perfekta e-pasta nosūtīšanu pēc tikšanās, lai jūs nekad nebūtu atbildīgs par progresa kavēšanu neatkarīgi no tā, ar ko jūs tikāties.
Kam vajadzētu sūtīt e-pastu pēc sapulces?
Labi, varbūt jūs visi domājat par papildu e-pasta ziņojumu. Bet kā jūs zināt, vai jūs esat tas, kurš to vajadzētu sūtīt?
Bieži vien tas ir acīmredzams. Ja jūs organizējāt sanāksmi, izveidojāt darba kārtību un vadījāt lietu, tad, iespējams, jums vajadzētu būt vienam, kurš noslēdz posmu ar misiju.
"Parasti sanāksmes beigās ir skaidrs, kurš ir atbildīgs, bet dažreiz tas nav, it īpaši, ja tas varbūt ir jauns projekts, kurš tehniski vēl nevienam departamentam nepieder, " saka Jurovska. "Jūs vienkārši vēlaties pārliecināties, ka jūs neatceļaties no tā, ka rājat pasūtījumus citiem cilvēkiem, un ka tiešām cilvēki nāk no pareizās personas, kuru klausās un ievēro īpašumtiesības un termiņu."
Ja tā ir neskaidrāka situācija, padomājiet par to, vai jums ir jēga pakāpties uz uzdevuma izpildi. “Ja sanāksmes beigās nav pietiekami skaidrs, kurš par to ir atbildīgs, un ja jūtaties gatavs nosūtīt šo e-pastu pēc tam, tad paceliet roku un sakiet:“ Hei, priecīgi izsūtiet e-pastu pēc sanāksmes, ja vien tur nav neviena Citādi šķiet, ka pareizāk ir nākt no viņiem, ”saka Jurovska. “Tātad jūs esat brīvprātīgais. Jūs neizsaucat nevienu, lai to nodotu viņiem, bet jūs arī dodat citiem cilvēkiem iespēju pateikt: “Ak nē, es domāju, ka tam tiešām ir jānāk no Džo.” ”
Kas būtu jāiekļauj?
Kad lauks “no” ir nokārtots, ir pienācis laiks padomāt par laukiem “līdz” un “kopija”. Pārliecinieties, ka nosūtāt piezīmi visiem sapulces dalībniekiem, ieskaitot ikvienu, kurš bija ielūgumu sarakstā, bet, iespējams, nevarēja tajā piedalīties. Tad padomājiet par to, vai sanāksmē ir kāds, par kuru jūs domājāt, ka viņam vajadzētu būt, kā arī citas ieinteresētās puses, kurām ir jārīkojas vai kurām ir jābūt redzamām par šo tēmu. Visbeidzot, ja jums ir darīšana ar vecākiem kolēģiem, apsveriet iespēju pārkopēt viņu palīgus.
Kad tam vajadzētu iziet?
“Vislabāk ir nosūtīt atgādinājumu pēc iespējas tuvāk iznākšanai no sanāksmes, ” saka Jurovska. “Ja sanāksme ir dienas beigās un jūs vēlaties gaidīt līdz pirmajai lietai nākamajā rītā, tas ir labi, bet, jo tuvāk esat sapulcei, jo vairāk impulsa tiek radīts un tā nesāk krist uz leju cilvēku pāļu. ”
Citiem vārdiem sakot, apsveriet sapulces pagarinājuma atkārtošanu un nosūtiet to prom, kamēr diskusija vēl arvien ir svaiga jūsu un visu citu domās. Ja jau iepriekš zināt, ka jūs risināsit šo jautājumu, varat pat plānot uz priekšu, bloķējot kalendāra laiku tūlīt pēc sanāksmes, lai to paveiktu.
Kas tajā jāiekļauj?
“E-pasta mērķis ir panākt, lai visi atrastos vienā lapā, ” saka Muse karjeras trenere Kristīna Leonardi. Bet kas tieši tajā notiek, lai tas notiktu “ir atkarīgs no tikšanās veida un kāda ir nodoma, kāds ir mērķis?” Saka Leonardi.
“Ja bija kāds jautājums vai izaicinājums, kas tika izskatīts, un sanāksme šo jautājumu vai izaicinājumu atrisināja, tas var būt kā pateicība un sevis apsveikums, ” viņa skaidro. Vai arī “tas var būt lomu un virziena noskaidrošana konkrētā projektā vai turpmākās darbības, kas jāveic un kas tām jāveic”.
Kā vispārējs norādījums padomājiet par dažu vai visu šo darbību veikšanu:
- Pateicos cilvēkiem par viņu laiku un pūlēm
- Apkopo visus svarīgākos jautājumus, kas apspriesti vai apspriesti sanāksmes laikā
- Darbības vienību un īpašnieku ieskicēšana, kā arī šo nākamo darbību termiņi
- Jebkuru būtisku resursu un dokumentu pievienošana vai saistīšana ar tiem
- Aicina cilvēkus uzdot jautājumus vai sanākt atkārtoti
Leonardi mudina jūs to saglabāt īsu un jauku. Bet pat e-pasta darbības joma ir atkarīga no sanāksmes. Ja jūs ierodaties no standarta ikmēneša komandas sanāksmes vai no samērā ātras un ikdienas projekta atjaunināšanas sanāksmes, jūsu e-pasts to var atspoguļot visā garumā. Ja pēc divu stundu valdes sēdes vai padziļinātas stratēģijas sesijas sūtāt papildu piezīmi, tā izskatīsies nedaudz savādāk. Tas pats attiecas uz jūsu toni.
"Jūs vienmēr vēlaties būt pieklājīgs, pat ja tas ir ātrs e-pasts, kuru jūs izsūtāt, " saka Jurovska. “Jūs vēlaties arī pierakstīt ne tikai organizācijas, bet arī pašas sanāksmes signālu.” Īsāk sakot, nesummējiet gadījuma tikšanos ar komandas biedriem pārāk formālā tonī un neizsūtiet komentāru vadītāji, kas izklausās kā jūs sarunājaties ar saviem draugiem laimīgā stundā.
Kā izteicās Jurovska, “tur ir liela atšķirība, zinot savu auditoriju”.
Vai ir veidne, kuru es varu izmantot?
Vai visi līdz šim izklausās labi? Forši, tagad jūs droši vien esat gatavs pie tā nokļūt. Šeit ir veidne, kuru varat izmantot daļēji vai pilnībā, atkarībā no konkrētās situācijas.
- - pabeigs līdz
- - pabeigs līdz
- - pabeigs līdz
- - pabeigs līdz
Kas par piemēru?
Tas varētu izskatīties praksē:
- Mums ir vajadzīga skaidrība un papildu apmācība par jaunā produkta pārdošanu, lai gūtu panākumus 3. ceturksnī, kā arī daži jauni papildu materiāli iekšējai un ārējai lietošanai
- Tā kā dalīšanās taktikā šajā sanāksmē bija ļoti noderīga, mēs pārbaudīsim divreiz ik pa brīdim, lai biežāk nodotu trikus un padomus.
- Uzstādiet un vadiet treniņu - Džekijs to pabeigs līdz 20. jūnijam
- Izveidojiet vienu lapu iekšējai lietošanai - Robs pabeigs līdz 25. jūnijam
- Atjauniniet prezentācijas materiālus ārējai lietošanai - Jorge to pabeigs līdz 30. jūnijam
- Iestatiet atkārtotus sarunas - Quinn pabeigs līdz 1. jūlijam
