Getisburgas adreses garums bija 271 vārds.
Vakar saņēmu 350 e-pasta ziņojumu par uzņēmuma politikas izmaiņām attiecībā uz kafijas un tējas izvēli.
Es zinu - kafija ir svarīga. Bet, ja Linkolns 271 vārdos spēja daiļrunīgi pateikt sadalītai tautai par cilvēces un vienlīdzības nozīmi, es domāju, ka mums vajadzētu spēt nosūtīt ar darbu saistītus e-pastus, kas ir nedaudz īsāki.
Daudzas reizes mēs baidāmies īsi nosūtīt e-pastus tāpēc, ka nevēlamies izklausīties nožēlojami vai tāpēc, ka mēs domājam, ka mums ir jāsniedz daudz informācijas vai norāžu, lai izprastu mūsu viedokli. Un tas ir godīgi. Bet es domāju, ka mēs visi būtu vienisprātis, ka mazāk e-pasta ziņojumu mūsu darba dzīvi padarītu daudz vieglāku. Un tas sākas ar to, lai katrs būtu nedaudz īsāks.
Tālāk ir sniegts ātrs un ērts ceļvedis, kā e-pastus saglabāt īsus un patīkamus (neizklausoties kā nepatīkami).
Nogrieziet pūku
Es saņemu daudz e-pasta ziņojumu, kas sākas ar pūkām. Un, lai arī tas, protams, ir patīkami, tas var būt arī nelietderīga laika tērēšana, it īpaši, ja es jūs īsti nepazīstu vai ja es satikšos sanāksmē plkst. 16:00.
Citiem vārdiem sakot, jums nav jāsūta katrs e-pasts, kurā cilvēkiem jāinformē, ka jūs cerējāt, ka viņiem ir laba nedēļas nogale. Ja vien jūs patiesi nekontaktējaties ar kādu, lai panāktu, pieņemsim, ka mēs visi ceram, ka visiem bija laba nedēļas nogale, ar nepacietību gaidām gaidāmo un parasti mums klājas labi. Un tad ķeras pie biznesa.
Izgrieziet papildu vārdus
Mēs visi dažādu iemeslu dēļ laiku pa laikam pievienojam rakstiem papildu vārdus. Tas padara pārejas vienmērīgākas. Tas mīkstina grūto valodu. Dažreiz tas padara mūs skaistus gudrākus.
Tomēr e-pastā jūsu uzdevums nav sastādīt vispilnīgāko vēstuli pasaulē, bet gan ātri un ērti sazināties. Patiesībā es aicinu jūs noņemt vārdus vai frāzes, kas nav absolūti nepieciešami.
Ņemiet šo teikumu no nesen saņemta ziņojuma:
Šobrīd es domāju, ka mums visiem būtu daudz jēgas pārgrupēties šajā jautājumā un nākt klajā ar dažiem galvenajiem punktiem diskusijā divu nedēļu laikā mūsu sanāksmē, kas mums palīdzēs tuvināties tāda risinājuma atrašanai, kas darbojas visām pusēm.
Kāds šeit ir galvenais punkts? Grūti pateikt ar tik daudziem papildu vārdiem. Tāda frāze kā “šajā brīdī” neko nepievieno, tāpēc tā nav jāiekļauj. Kāpēc to nevarētu pārrakstīt šādi?
"Pirms mūsu nākamās sanāksmes visi nāks klajā ar 2-3 diskusijas punktiem par šo jautājumu."
Ikviens pavediens zina, par ko jūs runājat, teikumam ir skaidrs punkts, un jūs tikko esat samazinājis savu vārdu skaitu par aptuveni 70%.
Esiet kodolīgs, nemulsiniet
Man reiz bija priekšnieks, kurš man sūtīja īsus, noslēpumainus e-pastus, kuriem nebija jēgas. Es pulksten 8:00 saņemtu e-pastu, kurā teikts tikai šis:
“Šodien rīkojieties ar Facebook. -MJ ”
Ko viņš domāja ar rokturi? Kas jādara ar Facebook? Viņa e-pasts lika man uzdot vairākus jautājumus atpakaļ, uz kuriem viņam pēc tam bija jāatbild. Lai arī viņa sākotnējais e-pasts bija īss, mēs beidzam apmainīties ar vairāk e-pastiem un tērēt vairāk laika, nekā tad, ja viņš pirmo reizi būtu iekļāvis nedaudz vairāk informācijas. Ja viņš būtu pievienojis vēl dažus vārdus, teiksim: “Šodien vispirms rīkojieties ar Facebook lietotāju atbildēm, jo nakti mums bija daudz sūdzību”, mēs būtu varējuši izvairīties no nevajadzīgas turp un atpakaļ.
Gudrs ar vārdiem un īss izpildījums nenozīmē tikai to, ka esi īss. Pārliecinieties, vai joprojām skaidri saprotat savu ziņojumu.
Atgādināt
Pirms aktivizējat e-pasta ziņojumu, paņemiet papildu 30 sekundes un izlasiet to vēlreiz. Uzdodiet sev šādus jautājumus:
- Vai ir skaidrs, viegli saprotams punkts uz šo e-pastu?
- Vai ir kaut kas, ko es varu izņemt, kas nepievieno galveno?
- Vai kaut ko var vienkāršot?
Jo vairāk jūs apmācīsit pārskatīt savus rakstus, jo vairāk redzēsit, ka ir jomas, kuras jāuzlabo. Un, kas ir vēl svarīgāk, jo vairāk jūs sāksit automātiski veikt šīs izmaiņas turpmākajos e-pasta ziņojumos.
Pēdējais padoms: ievietojiet savus e-pastus vārdu skaitītājā, lai redzētu, cik daudz vārdu jūs vidēji spēlējat vienā e-pastā - tas varētu jūs šokēt. Sekojiet līdzi savam progresam un redziet, cik zemu jūs varat doties.
