Vai esat kādreiz pieredzējis šo baiļu sajūtu vēlā pēcpusdienā, kad pārdomājat līdz šim paveikto darbu un domājat: “Kāpēc tas man prasa tik daudz ilgāku laiku, nekā vajadzētu?” Tad, kad diena ir beigusies tikai Stundu vai divas vēlāk, jūs esat satriekts, jūs to netērējāt produktīvāk. Esmu tur bijis. Dažas dienas man likās, ka es tik smagi strādāšu, bet esmu paveicis ļoti maz.
Tad kādu dienu tas mani skāra: Starp aizņemtību un produktivitāti ir liela atšķirība. Jā, jā, mēs visi to jau esam dzirdējuši. Bet vai jūs tiešām to esat pārdomājis un domājis par gadījumiem, kad visu dienu sēdējat pie datora, bet vai beigās jums nav daudz ko parādīt?
Jā? Šie ir visbiežākie iemesli, kāpēc tas notiek ar jums (atkal un atkal):
1. problēma: jūs iestatījāt pārāk daudz prioritāšu
Kurš nav atbildējis uz jautājumu “Kā tev klājas?” Ar “Aizņemts!”. Tas nav tik daudz prioritāšu trūkums (kas biežāk izraisa dīkstāvi), bet gan pārāk daudz no tām. Kad jūs vienādi uzsverat darbu, ģimenes dzīvi, pusdienas, vingrošanu, brīvdienu pavadīšanu ar draugiem, brīvprātīgo darbu, atjaunināt savu sociālo mediju profilus, katru rītu lasīt trīs avīzes, jūs sākat daudz projektu un beidzat ļoti maz.
Risinājums: izgrieziet sarakstu
Pats vārds “prioritāte” nozīmē, ka esat nolēmis, ka kaut kas ir svarīgāks par visu pārējo. Tulkojums: Jums nevar būt 20 “prioritātes”. Ja sarakstā būs tikai trīs vai četri svarīgi punkti, tas palīdzēs sasniegt daudz vairāk. Jūs sākat redzēt, ka produktivitāti mēra pēc tā, cik daudz reāla darba jūs darāt pie pāris projektiem, nevis pēc tā, cik daudz pavirši tiek sasniegti. Vai jums ir grūtības noteikt, kas jums būtu jāliek vispirms? Šis raksts ir lielisks sākumpunkts.
2. problēma: jūs mēģināt iekļauties visās sanāksmēs
Vai jūs vienmēr kavējaties un pēdējā brīdī maināt sanāksmju laiku (vai vispār tos atceļat?)? Iespējams, tas ir tāpēc, ka jūs pārāk uzņematies un cenšaties to līdzsvarot, iespiežot saistības reālistiskos laika nišos. Jūs zināt, ko es domāju: rezervēt trīs savstarpējās statusa tikšanās, kurās katrai ir tikai piecas minūtes, kaut arī sarunas var notikt un jūs dodaties no viena biroja gala uz otru. Liekas, ka jūs maksimāli izmantojat savu laiku, bet galu galā jūs esat tik aizņemts, ka esat aizņemts, ka jūs palaižat garām vērtīgas iespējas reāli virzīt projektu uz priekšu.
Risinājums: sakiet “nē” vairāk
Pirmais solis šeit ir atzīt, ka “nē” nav sliktākā lieta, ko varat pateikt. Faktiski sliktāku iespaidu atstāj “Jā, es tur būšu”, kam seko “Atvainojiet, es kavēju 20 minūtes!”. Ja visu savu dienu pavadīsit, pārmaiņus pārceļoties no vienas sanāksmes uz otru, un pēc tam tērējot laiku atvainošanai un skaidrošanai, pēcpusdiena jums būs izsmelta un jutīsities, ka neizpildījāt visu, ko plānojāt darīt.
Esiet godīgs pret sevi attiecībā uz termiņiem, nepieciešamo laika apņemšanos, to, kā iederas jūsu prasmju kopa, un līdzīgu informāciju, lai noteiktu, kam jums vajadzētu veltīt laiku. Jūs iemācīsities pateikt jā stratēģiski, nevis pateikt jā visam.
3. problēma: jūs pastāvīgi novēršat uzmanību no interneta
Cik ilgs laiks ir pagājis kopš esat pārbaudījis savu e-pastu vai Facebook? Esiet godīgi: vai šīs vietnes ir atvērtas citā cilnē tieši šajā sekundē? Faktiski vidusmēra cilvēkam ir pieci sociālo mediju konti, un viņš šajos tīklos katru dienu pavada gandrīz divas stundas. Ņemot vērā faktu, ka lielākā daļa cilvēku strādā astoņu stundu dienas, tas ir gandrīz ceturtdaļa no jūsu dienas!
Risinājums: praktizējiet paškontroli (vai, reālāk instalējiet lietotnes, lai ierobežotu lietojumu).
Galīgais veids, kā pasargāt sevi no uzmanības novēršanas tiešsaistē, ir paškontroles praktizēšana. Ja jūsu darbs neprasa pastāvīgu piekļuvi pa e-pastu, iestatiet noteikto laiku, lai tos pārbaudītu, vēlams, nevis “zelta stundās”. Man tas ir pēcpusdienā, kad man ir apnicis rakstīt un cīnīties paliec motivēts. Tad es apmēram 30 minūtes pavadu, atbildot uz nebūtiskiem e-pasta ziņojumiem, kurus es agrāk ignorēju, uzrakstot savus jaunumus sociālajās plūsmās un lasot pāris emuāru ierakstus.
Protams, dažas dienas es vienkārši gribu sēdēt uz e-pastu un pārbaudīt Facebook un neko citu nedarīt. Tajā brīdī es izmantošu bloķēšanas sistēmu, kas neļauj man piekļūt noteiktām vietnēm noteiktā dienas laikā. Man patīk pārlūka spraudnis Focus, taču ir arī neskaitāmas citas bloķēšanas sistēmas - gan bezmaksas, gan maksas, kas to izdarīs.
4. problēma: jūs veicat daudzuzdevumu izpildi
Pārlecot starp uzdevumiem, skatoties garos uzdevumu sarakstos un mēģinot izpildīt vairākus uzdevumus vienlaikus, dzīve ir aizņemta. Ir grūti kaut ko panākt, ja jūs mēģināt darīt visu vienlaikus. Kad apkārt notiek tik daudz, nav brīnums, ka jūtaties kā noslīcis.
Risinājums: izmēģiniet citu stratēģiju
Lai gan priekšpusē ir vajadzīgas dažas papildu minūtes, mērķtiecīgi un skaidri pietuvojoties katram uzdevumam, rezultāts būs labāks. Ikreiz, kad jūtaties kārdinājums pāriet pie cita uzdevuma, pajautājiet sev: vai šobrīd ir ieteicams pārslēgt režīmus? Vai man ir nepieciešams pārtraukums? Vai arī es šobrīd esmu šajā zonā un tikai ļauju sevi atraut no aizvien pieaugošā uzdevumu saraksta?
Ņemot vērā to, ko mēs zinām par daudzuzdevumu laika zaudēšanu, iespējams, ir labāk izmēģināt tādu produktivitātes metodi kā Pomodoro tehnika vai Darbības metode, ja jums liekas, ka dažu stundu laikā jums ir jāizdara daudz dažādu lietu.
5. problēma: jūs gaidāt, ka produktivitāte notiks vienkārši
Atvainojiet, bet tas nav tik vienkārši. Došanās uz darbu un produktivitāte šķiet nepatiesi identificēta kā sinonīms. Cilvēki pieņem, ka, ejot pa durvīm, viņi jutīsies maģiski motivēti visu paveikt.
Risinājums: atrodiet sistēmu, kas derētu jums
Ir vairāk nekā viens veids, kā organizēt aktīvo darbu sarakstu. Pat dažādām plānošanas lietotnēm ir dažādi mērķi (aka, ne tikai Wunderlist izmantošana, lai pierakstītu katru jūsu prātā esošo lietu, nav visefektīvākais veids, kā rīkoties ar visiem projektiem).
Lai noskaidrotu, vai darbojas jauna sistēma, saglabājiet produktivitātes žurnālu, kurā varat izsekot, kurā diennakts laikā jūs strādājāt vislabāk, kas palīdzēja paveikt dažādus uzdevumus un kā jūs jutāties, kad pametāt biroju. Laikam ejot, jūs varat atskatīties, atrast modeļus un noteikt, kur nepieciešami uzlabojumi. Tur ir tik daudz sistēmu un lietotņu, ka tām vienkārši ir jābūt jums. Neatkarīgi no tā, vai tas ir tikpat vienkāršs kā apkārtējā trokšņa atskaņošana troksni bloķējošās austiņās vai tikpat sarežģīts kā vairāki pārlūka papildinājumi.
Produktivitāte ir tikpat laba kā pūles, kuras esat ar mieru tajā ieguldīt. Bet kā saka basketbola treneris Džons Vuds: “Nekļūdieties, lai sasniegtu sasniegumus.” Kad jūs strādājat, lai kļūtu par produktīvāku indivīdu, paturiet prātā gala mērķi: jums jāpieliek laiks un pūles, lai padarītu visu padomi un viltības, kuras dzirdat, darbojas jūsu labā.
