Iespējams, ka jums ir aktīvo darbu saraksts, kas dod enerģiju, palīdz prioritizēt jūsu dienu un motivē jūs turpināt virzīties uz priekšu, pat pēc šiem neizbēgamajiem uzmanības novēršanas vai neveiksmēm. Tomēr tik daudz cilvēku, kuri izraksta sarakstus, nevar atrast visu līdz plkst. 18:00.
Un tas galvenokārt tāpēc, ka viņi nepareizi izveido savus sarakstus. Patiesībā daudzi cilvēki parasti nogalina savu produktivitāti.
Ja jūs esat vainīgs kādā no šiem jautājumiem, es, iespējams, runāšu ar jums.
1. Jūs atvēlaties laiku enerģijas vampīriem
Pat ja jūs nekad iepriekš neesat dzirdējis šo frāzi, jūs zināt, kas ir šie cilvēki: Viņi iztērē jūsu enerģiju, koncentrējoties tikai uz sevi, nevis komandas labā. Jūsu laiks un prioritātes pat nav reģistrētas viņu radaram. Kādu iemeslu dēļ šī persona pastāvīgi jums sūta e-pastu, lai palīdzētu ar kaut ko, biežāk nekā nav, ar laikietilpīgu lietu, kas nonāk jūsu uzdevumu sarakstā (neskatoties uz to, ka jums tas nav nekāds labums).
Atrisinājums
Vienkārši. Ja tā nav steidzama, uzņēmumu mainoša lieta, jūs varat pieklājīgi atkāpties ar vienkāršu jautājumu “Es tagad esmu ievērojis stingri noteiktus termiņus un diemžēl nevaru palīdzēt šajā nedēļā.” Ja persona joprojām pastāv, sekojiet līdzi jautājumam, kas norāda kāpēc tas nepieder pie jūsu šķīvja: “Es šobrīd strādāju. Ja tas ir steidzami, es varu pievērsties savam vadītājam un pajautāt, kā viņš gribētu, lai es piešķiru prioritāti. ”
2. Jūs uzskaitāt vienumus, kas ir neskaidri
Vienkārši sakot, jebkuram saraksta vienumam, kuru nevar uzskaitīt kā darbību, tajā nevajadzētu būt. Tas ietver abus uzdevumus, kas ir neskaidri (reaģē uz projektu) vai daudzpakāpju (sākt jaunu līniju). Vai nu jūs esat iestrēdzis, mēģinot atcerēties, uz kuru projektu jūs vēlējāties reaģēt, vai arī esat satriecis, domājot par iespēju sākt līniju pēcpusdienā.
Atrisinājums
Tā vietā izmantojiet skaidras frāzes priekšmetiem sarakstā, vienmēr izmantojiet sīkāku informāciju, nekā jūs domājat. Tā kā plkst. 16:00 jūsu domas plkst. 9:00 var būt tāla atmiņa. Un, runājot par lielākiem priekšmetiem, sadaliet tos mazākos posmos. Faktiski kāds no jūsu saraksta elementiem varētu būt “Jaunas produktu līnijas palaišanas grafika melnraksts”. Šis laika grafiks pēc tam kļūst par mazākiem darbības elementiem, kurus katru nedēļu varat ievietot sarakstā.
3. Jūs ielādējat savu sarakstu ar pārāk daudz vienumiem
Ja jūsu saraksts ir ideālistiskāks nekā tas, ko jūs varat reāli izpildīt, jūs sevi piesaista neveiksmei un neļaujat sev izjust šo sasniegumu dienas beigās. Turklāt, pierakstot pārāk daudz lietu, visticamāk, jūs to uzskatīsit par pārāk biedējošu. Jūs nezināt, kur sākt, un palielināsit aizkavēšanās varbūtību.
Atrisinājums
Belle Beth Cooper, Buffer satura amatnieks, dalījās ar Inc Jeff Haden šādiem padomiem par to, kā pārstrādāt jūsu uzdevumu sarakstu:
Kā jūs noteikt, kas ir vissvarīgākais? Parasti tās ir izmērāmās aktivitātes, kā arī ģenerējošās, kas nozīmē, ka, kad tās ir pabeigtas, tās virza visu projektu, komandu vai uzņēmumu mērķu sasniegšanai.
4. Jūs aizmirstat plānot pārtraukumus
Protams, ideālā pasaulē jūs varētu ienākt birojā plkst. 9:00 un strādāt bez darba līdz pulksten 18:00. Bet šī nav ideāla pasaule, un jūs gatavosities pārtraukumam, izsalkumam un skudrām stundām ilgi sēdēt.
Atrisinājums
Tas varētu ietvert pastaigas (mana personīgā mīļākā), kaut ko satvert ēšanai vai dzert vai noderīgas vai iedvesmojošas vietnes apmeklējumu. Vajadzīgas idejas? Šajā sarakstā ir izceltas 55 noderīgas un iedvesmojošas vietnes, kas ideāli piemērotas ātrai darba pauzei.
5. Jūs neatļaujat sev pārtraukumu pārtraukšanas telpu
Jūs esat veltījis daudz pūļu, lai saprastu savas prioritātes un pierakstītu tās. Bet tad tu apjucis. Pa e-pastu, jūsu kolēģim, izlaužot jaunumus - saraksts turpinās un turpinās. Tāpēc, neraugoties uz visu smago darbu un krāsu kodētajām atsaucēm, jūs neatbilstat otrajam, kad iesūtnē nonāk pirmais steidzamais ziņojums.
Atrisinājums
Katru dienu atstājiet dažas spraugas savā grafikā, kur neko neieplānojat. Tas jums ļaus strādāt šajos negaidītajos brīžos. Sliktākajā gadījumā? Nekas steidzams neparādās, un jūs savu dienu pabeidzat agri.
Turklāt jūs varat arī novērst daudzus pārtraukumus, darbojoties proaktīvi: padariet savu statusu “aizņemtu” visās iekšējās sarunās, iestatiet tālruni tieši uz balss pastu un pielāgojiet e-pasta iestatījumus, lai jūs tiktu brīdināts tikai tad, kad konkrēti cilvēki jums paziņo . (Lūk, kā to izdarīt pakalpojumos Gmail un Outlook.)
Nav pareizais veids, kā sastādīt aktīvo darbu sarakstu, bet tas, kā tuvojaties savam, var izveidot vai sabojāt dienu. Tāpēc neatkarīgi no tā, ko izmantojat - lietotni, datoru, vecmodīgu pildspalvu un papīru - izvairieties no šiem pieciem produktivitātes slepkavotājiem, un jūs savlaicīgi veiksit pareizās lietas.
