Es neesmu matemātiķis, bet es uzskatu, ka dienā saņemu no 100 līdz četriem miljardiem e-pastu. Un tik daudz, cik es gribētu atbildēt uz katru atsevišķi, tas vienkārši nav iespējams. Nevis tad, ja es savā dzīvē vēlos darīt citas lietas, piemēram, iekļūt manu uzdevumu sarakstā un nodibināt acu kontaktu ar līdzcilvēkiem.
Tātad, kā es varu izlemt, kurš saņem atbildi un kurš mūžīgi pazūd manā iesūtnē? Es uzvilku sava Dieva tērpu, aizveru acis un redzu, kas notiek.
Apsveikums, ka produktivitātes sagrāve izrādījās pilnīga. Tā vietā es strādāju ar saviem ziņojumiem ar vislabākajiem nodomiem. Uzsvars uz labākajiem nodomiem, jo priekšmeti slīd cauri plaisām. Ja viņi to dara, tas parasti ir šādu iemeslu dēļ:
1. Jūs neapskatījāt manu pieejamību
Es redzu šo uznirstošo un domāju “protams!”. Tomēr es atveru pielikumu un redzu, ka tā ir 65 lapas. Tas ir par aptuveni 64 lapām vairāk, nekā es varu izlasīt 10 brīvajās minūtēs, kuras man šodien ir.
Ideālā pasaulē es notīrītu savu grafiku, attīstītu prasmi divkāršot lasīšanas ātrumu un sniegtu jums visspilgtākās atsauksmes. Bet daudz ticamāk ir tas, ka es pieņemšu, ka kaut kad varēšu “atrast laiku”, tad to nevarēšu izdarīt un tad atcerēšos saņemt jūsu piezīmi, kamēr jūsu sapulce jau sen nav beigusies.
Tiklīdz jūs zināt, ka vēlaties saņemt kāda cilvēka domas, atsūtiet šo: Es labprāt saņemtu jūsu atsauksmes par manu 65 lappuses prezentāciju pirms nākamās piektdienas. Es zinu, ka to ir daudz jālasa, tāpēc dariet man zināmu, kad man būtu piemērots laiks to nosūtīt.
2. Tu vispār neko nejautāji
Jūs teicāt, ka ir klāt jūsu nākamās nedēļas prezentācija. Un tiešām, tas ir šeit, pievienots šim vēstījumam, kā solīts.
Bet es neesmu īsti pārliecināts, kas jums tagad vajadzīgs no manis. Vai vēlaties vispārīgas atsauksmes? Apliecinājums, ka es to redzēju? Varbūt raibas sejas emocijzīmes?
Katrā e-pastā ir jāietver nākamais solis (pat ja tas ir “nav nepieciešama atbilde”). Jūs nekad nevēlaties atstāt saņēmēju domājot: "Hmm, labi, paldies?"
Izmēģiniet šo izmēru: Šeit ir mana prezentācija nākamajai piektdienai. Es vēlētos, lai jūs pieredzētu, izvēloties piemērotu SFW mēru. Paziņojiet man, ja jums ir kādas idejas!
3. Jūs neizskaidrojāt, kāpēc mani uzaicināja uz CC partiju
Sveiki, čau, kāpēc es esmu šeit? Lai arī vienmēr ir gods tikt iekļautam tajā, kas, domājams, pārvērtīsies par nebeidzamu e-pasta ķēdi, kas vajā manus sapņus, es to redzu un esmu uzreiz sajaukta. Šī ir pirmā reize, kad dzirdu par šo projektu, un bez jebkāda konteksta es neko nevaru secināt par to, kāpēc mani aizrauj.
Tā vietā, lai “cilpotu cilvēkus” un cerētu, ka viņi to izdomās, izrunājiet visu, ko vēlaties no visiem: Jenni: Vai zemāk norādītais laika posms darbojas jūsu komandas labā, lai izveidotu SFW memes? Toms: Vai jūs varat vēlreiz pārbaudīt, vai viņi tiešām ir droši darbam?
4. Jūs neizmantojāt termiņu
Kaut arī man būs nodoms uz to reaģēt, es droši vien to nedarīšu. Un tas nav tāpēc, ka jūs lūdzāt aizņemties kaķi ar absolūti nekādu kontekstu. Bet drīzāk tāpēc, ka, pirms es varu pat domāt par atbildi, man ir jāsaņemas pie visiem, kas ar skaidru termiņu iegāja manā iesūtnē. Tātad šis joprojām netiks iekļauts manā sarakstā, līdz es aizmirsīšu, ko nozīmē “nosūtīt Dave kaķa informāciju”.
Izdariet sev labvēlību un norādiet laiku vai datumu, uz kuru jums nepieciešama atbilde. Tas ir tik vienkārši, kā jūs varat man paziņot līdz ceturtdienas pēcpusdienai, ja jums ir kaķis, kuru es varu aizņemties uz prezentāciju piektdien?
5. Jūs neizmantojāt pietiekami daudz vārdu, kurus es zinu
Es uz to neatbildēšu, jo nevaru uz to atbildēt.
Daļēji tāpēc, ka es pat nezinātu, kur sākt savu atbildi, un daļēji tāpēc, ka neesmu pārliecināts, vai, to darot, vīruss radīsies no jebkura robota, kurš uzlauzis jūsu iesūtni.
Ātri atkārtojiet savu e-pastu un pārliecinieties, vai katram vārdam ir vismaz viens patskaņis. Labi, labi, jūs esat aizņemts - pārliecinieties, ka vairums vārdu tiek darīti.
Ar ļoti retu izņēmumu jūsu kolēģi nav prāta lasītāji. Viņi arī nav perfekti. Viņi ir vienkārši tādi cilvēki kā jūs, kas mēģina palikt iesūtnes augšpusē, veicot savu darbu, vienlaikus diskutējot par to, ko viņi ēdīs vakariņās, jo pusdienas bija pirms stundas un viņi jau atkal ir izsalkuši (ak, tikai es?).
Lai gan es nevaru garantēt, ka visu manu ieteikumu ievērošana ļaus jums sasniegt 100% reakcijas līmeni, tas dod jums daudz labāku rezultātu. Un, ja jūs to varat iegūt, ierakstot dažus papildu vārdus, kāpēc gan to neizņemt?
Vai es kaut ko atstāju ārā? Pastāsti man Twitterī!
