Būsim īsti. Fakts, ka Gmail ļauj sadalīt iesūtni piecās apakšmapēs, var nozīmēt tikai vienu: lielākā daļa e-pastu, ko mēs saņemam, ir pilnīgi neskaidri. Kad jūs nosūtāt piezīmi kolēģim, jūsu priekšniekam vai personāla atlases vadītājam, iespējams, nosēžaties kaut kur starp kaut ko kritisku un Viagra surogātpastu vai BuzzFeed GIF.
Tātad, kā pārliecināties, ka jūsu ziņa tiek pamanīta un, kas vēl svarīgāk, lasīta? Ielieciet sevi saņēmēja kurpēs un pārliecinieties, ka uz visiem jūsu rakstītajiem e-pasta jautājumiem tiek atbildēts uz šiem pieciem jautājumiem.
1. Kāpēc man vajadzētu to atvērt?
Tēmas rindiņa ir jūsu e-pasta numura zvanītāja ID - tas noteiks, vai uz to tiek atbildēts vai tiek ignorēts. Padariet to konkrētu un tiešu, lai saņēmējs precīzi zinātu, ko sagaidīt no ziņojuma. Ja jums būs nepieciešams, lai līdzstrādnieks sniegtu atsauksmes līdz otrdienai, neapglabājiet piezīmi pēdējā rindiņā. Piešķiriet savam e-pastam virsrakstu “Atbildiet līdz otrdienai: šodienas sanāksmes piezīmes”, nevis “Hey” (kas ir e-pasta ekvivalents dzirdot “mums ir jārunā”).
Ja piesakāties darbam, izcelieties, izmantojot tādus atslēgas vārdus kā amata nosaukums vai pieredze. Rakstīšana “Kopienas vadītājs ar 4 gadu pieredzi” ir īss un jauks veids, kā piedāvāt savus akreditācijas datus jau pašā sākumā.
2. Kas tu esi?
Ja jūs kādam rakstāt pirmo reizi, piemēram, nomas menedžeris vai kāds, kuru jūs dzirdējāt runājam pasākumā, bet nesatikāmies, jūs vēlēsities nodibināt ziņojumu pēc iespējas ātrāk. Piemēram, pirms es rakstīju nelielu e-pastu uzņēmumam par atvērtiem ārštata amatiem, es uzzināju, ka dibinātājs un es abi apmeklējām to pašu koledžu. Es ievietoju “Yale alum” gan priekšmetā, gan sava e-pasta pirmajā teikumā; Es saņēmu atbildi un plānoju interviju 48 stundu laikā.
Izmantojiet visu kopīgo, ko varat atrast - skolas, savstarpējus draugus vai intereses, profesionālās asociācijas -, lai saņēmējiem pateiktu, ka ar jums ir vērts kontaktēties. Vai arī, ja jūs strādājat lielā uzņēmumā un sazināties ar izpildvaru, ar kuru jūs jau esat tikušies, ātrs atgādinājums par to, kad un kur jūs pēdējo reizi savienojāties, palīdzēs viņas atmiņai.
3. Kas jums nepieciešams?
Tas ir iemesls, kāpēc jūs rakstāt, pirmkārt! Tagad ir laiks lielam skaidrojumam, vai ne? Vēl nē. Mērķis ir skaidrs un pārliecinošs vienā vai divos teikumos. Darbā domājiet par savu e-pastu kā tikai īsu sākotnējo kontaktu, kas var izveidot tiešu sarunu pa tālruni vai klātienē, ja nepieciešams vairāk paskaidrojumu.
Tas jo īpaši attiecas uz e-pasta ziņojumiem, kad adresāts neparedz jūsu ziņojumu. Ja jūs rakstāt, lai pieprasītu kafijas tikšanos, esiet konkrēts, bet atstājiet vietu intrigām. Piemēram, uzrakstiet “Es labprāt dalītos ar to, ko esmu iemācījies satura mārketingā, kā arī uzzinātu, kā es varu dot ieguldījumu jūsu pašreizējos projektos.” Atcerieties: aizņemti cilvēki nevēlas, lai viņu smadzenes tiktu atlasītas, kļūt gudrākam, apmainoties ar idejām.
4. Kas man tajā ir?
Domājiet par savu e-pastu kā darījumu: Tas, ko vēlaties no sava adresāta, viņai būtu jāgūst tikpat daudz, cik tas jums dod labumu. Šajā darbā mēs visi lūdzam apstiprinājumu no kolēģiem, vadītājiem un klientiem. Kā jūsu pieprasītais var palīdzēt jūsu saņēmējam to paveikt? Esiet skaidri izteikts ar tādām frāzēm kā “Es varu būt jūsu komandas īpašums”, “tas var palīdzēt skaidrāk izklāstīt jūsu idejas” vai pat “klientu atsauksmes liecina, ka viņi meklē šādus risinājumus”.
5. Vai jūs to novērtēsit?
Tā kā katru dienu mūsu iesūtnēs nonāk tik daudz bezpersonisku e-pasta ziņojumu, padariet jūsu izceltu, parādot nedaudz cilvēcības. Neatkarīgi no tā, vai jūs uzrunājat kolēģi, vai nevēlaties kontaktēties, jūs lūdzat šai personai laiku pārdomāti sekot jūsu e-pastam. Parādiet, ka novērtējat pūles, parakstoties ar “paldies” vai “sirsnīgi” (nopietni sakot, “labākais” ir pārāk mulsinošs). Neliela etiķete būs tāla, lai iegūtu vēlamo atbildi.
Glabājiet šos jautājumus pie pasta, un pirms nosūtīšanas pārbaudiet, vai jūsu ziņojumi ir pret tiem. Jūs ne tikai apgūsit e-pasta darbu, bet arī būsit sasodīti labs komunikators jebkurā profesionālā vidē.
