Tas, ka nesen tika ieviesta Google funkcija “atsaukt sūtīšanu”, nenozīmē, ka esat skaidri informēts par kļūdām e-pastā. Galu galā, strādājot tikpat ātri kā jūs, ir jēga tikai tā, ka jūs ik pa laikam slīdēsit garām. Pat ja jūs esat perfekcionists.
Faktiski ir dažas lietas, ko visi profesionāļi kādā vai citā brīdī galu galā dara savā karjerā (ja ne reizi gadā). Tātad, nevis panikā, vienkārši sekojiet mūsu vadībai.
1. Noklikšķiniet uz Nosūtīt, pirms esat iecerēts
Ir grūti palikt mierīgam pēc tam, kad kādam nejauši nosūtījāt pusi e-pasta - it īpaši, ja plānojāt to pārskatīt, jo tas ir piepildīts ar drukas ierakstiem, pārmērīgām izsaukuma zīmēm un dažiem formulējumiem, kurus var viegli nepareizi interpretēt.
Bet netērējiet nākamās 10 minūtes e-pasta izsekošanas lietotņu izpētei, lai redzētu, vai jūsu adresāts ir atvēris ziņojumu. Tā vietā ātri pabeidziet oriģinālo e-pastu (jums vairs nav greznuma, lai tā rediģēšanai veltītu vairākas minūtes) un augšpusē uzrakstiet šādu tekstu:
2. Nejauši atbildot uz visiem
Šī kļūda rodas divos gadījumos: vienā, jūs nosūtāt kaut ko tādu, kas nav konfidenciāls, bet nav tieši paredzēts visiem, lai lasītu, piemēram, e-pastu jūsu priekšniekam par atvaļinājumu laiku. Vai arī divi, jūs nosūtāt visam uzņēmumam smagu komentāru par kolēģi, kas bija domāts tikai tuviem draugiem.
Pirmajam scenārijam mēģiniet:
Šīs informācijas nosūtīšana ir sākums, bet jūs vēl neesat pie tā pieskāries. Šī nav gadījuma rakstura izslīdēšana, kuru var tik viegli nofiksēt. Pieejiet neatkarīgi no tā, vai esat aizskāris personīgi (vai pa tālruni), un atvainojieties neatkarīgi no tā, cik tas ir neērti. Pēc tam izlasiet šo soli pa solim, kā atgūties no šāda veida nopietnākām darba kļūdām.
3. Bagātīgas drukas sastādīšana
Lielākajai daļai typos nav nepieciešama papildu piezīme, taču mēs visi esam pakluvuši tiem drūmajiem, kuriem nepieciešams skaidrojums. Varbūt typošana maina to, ko patiesībā mēģināt pateikt, nozīmi. Vai arī varbūt ir tik daudz, ka tas vienkārši liek jums izskatīties nedaudz analfabētiem.
Tā vietā, lai cerētu, ka jūsu adresāts neņems vērā kļūdas (kļūdas), sakiet viņam:
4. Nepareizas personas nosūtīšana pa e-pastu
Šī kļūda atkal rodas divos dažādos scenārijos. Vai nu jūs sūtāt ziņojumu, kas saistīts ar uzņēmumu, Diviem kolēģiem, nevis Colleague One, vai arī nejauši nosūtat sensitīvu informāciju kādam ārpus uzņēmuma.
Par pirmo scenāriju rakstiet:
Pēdējais scenārijs, protams, ir daudz nopietnāks. Pirms sazināties ar nepareizo adresātu, izlemiet par sekām, ļaujot vadītājam uzzināt, kas noticis, un noskaidrojiet, cik sensitīva bija jūsu noplūdušā informācija. Pēc tam, balstoties uz augstāka līmeņa norādījumiem, atvainojieties ārējai pusei un pieklājīgi lūdziet viņam / viņai izdzēst jūsu ziņojumu.
Kādas ir citas ikdienas e-pasta kļūdas un kā no tām atgūties? Pastāsti man par viņiem Twitter?
