Neatkarīgi no tā, cik daudz laika mēs pavadām, cenšoties optimizēt iesūtni - no ziņojumu partijas pārbaudīšanas līdz zvanu un svilpienu pievienošanai - e-pasts pārņem mūsu dzīvi. Aplūkojot manu statistiku par pagājušo mēnesi, es saņēmu un apstrādāju vairāk nekā 10 000 e-pastu (eek!), Tāpēc mana ikdienas saprāta novēršanai ir bijis ļoti svarīgi atrast pareizo veidu, kā pārvaldīt visu šo tiešsaistes saraksti.
Tomēr izrādās, ka pareizais e-pasta pārvaldības veids ir daudz atkarīgs no jūsu personīgā stila. Esmu noapaļojis dažas no populārākajām un veiksmīgākajām stratēģijām, lai jūs varētu izlemt, kura no jums ir vislabākā:
1. LIFO: pēdējais pirmais
Šis paņēmiens ir paredzēts tam, lai ļautu vecajiem sīkumiem tikt galā ar sevi. Tas ir visizplatītākais veids, kā cilvēki rīkojas ar iesūtni, lasot e-pastu no augšas uz leju (aka, sākot ar jaunāko saņemto e-pastu).
Tas ir ļoti ērti un intuitīvi, taču šai stratēģijai ir divi galvenie riski. Pirmais risks ir tāds, ka jūs, iespējams, nonāksit ar nekonsekventu atsaucību. Dienās, kad jums ir daudz laika jāpavada e-pastā, uz kontaktiem atbildēsit ātri. Dienas, kad esat aizņemts, un sanāksmēs, jums būs jāapkopo ziņojumi un jāapbedās ar jaunākiem e-pasta ziņojumiem.
Otrais risks ir tāds, ka jūs varat palaist garām labās iespējas, jo savlaicīgi nesekojāt līdzi. Ja jūs izvēlaties izmantot šo stratēģiju, bet vēlaties mazināt šos riskus, es ieteiktu bloķēt stundu vai divas reizes nedēļā, kuras laikā jūs pārslēdzaties uz apgrieztu hronoloģisko pieeju (ērti aprakstīts zemāk). Tādā veidā jūs izdzēsīsit visu veco, kas varētu būt svarīgs.
2. Apgrieztā hronoloģiskā
Pretēji LIFO, izmantojot apgrieztu hronoloģisko pieeju, vispirms jātiek galā ar vecākajiem e-pastiem. Ja izmantojat Gmail, iesūtnes kārtošanu var mainīt, vienkārši augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz e-pasta skaitītāja.
Izmantojot šo stratēģiju, jūs bieži saskarsities ar grūtāk nosūtītiem e-pasta ziņojumiem, kas ir lieliski piemērots hroniskiem prokrastinatoriem. Tomēr šai stratēģijai ir viens mīnuss. Ja strādājat kaut kur, kur pastāvīgi saņemat steidzamus e-pastus, uz kuriem tiešām ir jāatbild uzreiz, iespējams, ir riskanti izmantot apgrieztu hronoloģisko pieeju. Ņemot to vērā, jūs noteikti varat apvienot šo stratēģiju ar LIFO faktiskajā darba dienā, ja tas tā ir.
3. Jā
Pazīstams ar Zappos izpilddirektoriju Toniju Hsiju, Yesterbox tehnika ir vērsta uz to, lai šodien apstrādātu visus ar vakar saņemto e-pastu. Hsijs skaidro:
“Tavs darāmo” saraksts katru dienu ir tikai vakardienas e-pasta iesūtne (tātad “Jā”). Lieliski, ka jūs piecelties no rīta, precīzi zināt, cik daudz e-pasta ziņojumu jums ir jāizmeklē, ir panākuma izjūta, apstrādājot katru vakardienu e-pastu un noņemot to no iesūtnes, un patiesībā ir kāds punkts kad no vakardienas jums vairs nav apstrādāts neviens e-pasts. Kad esat pabeidzis, patiesībā ir sajūta par pabeigšanu, kas ir pārsteidzoši. ”
Šī ir lieliska stratēģija ikvienam, kurš jūtas kā pastāvīgi noslīkst e-pastā. Lai gan es iesaku izlasīt visu viņa padomu, labākā daļa noteikti ir kontrole, ko atgūsit iesūtnē. Atšķirībā no citām metodēm, jūsu mērķis paliek tas pats, kas diena paiet, un laika gaitā jūs uzzināsit, ka labāk izprotat, cik ilgs e-pasta ziņojums jums prasīs. Vai vakar saņēmāt 25 e-pastus? Labi, ka jūs varētu aizņemt nedaudz vairāk par stundu. Vai jums ir liela diena, kad ienāks 70 e-pasts? Varat plānot uz priekšu un bloķēt papildu laiku, lai pārvaldītu skaļumu.
4. Iesūtnes nulle
Merlin Mann izdomātais termins Inbox Zero ir e-pasta stratēģija, kuras mērķis ir vienmēr saglabāt iesūtni 100% tukšu. Tam ir dažas lielas priekšrocības: viss vienmēr tiek apstrādāts, un jūs netērējat laiku, lai trešo reizi atkārtoti lasītu e-pasta ziņojumu, pirms faktiski sākat rīkoties. Šī stratēģija ir piemērota A tipa saraksta veidotājiem (piemēram, man!), Kuriem patīk pilnībā kontrolēt iesūtnes. Bet no manas pieredzes ir viegli ļaut iesūtnei diktēt savu dzīvi, ja jūs to aizvedat pārāk tālu. Padoms profesionāļiem: savienojiet pāris iesūtnes nulli ar Boomerang Gmail - lietotnei, kas ļauj jums izlikt ziņojumus no iesūtnes līdz jūsu izvēlētajam datumam un laikam, lai pēc vajadzības varētu izlemt, vai atbildēt uz atbildi vai atlikt uz vēlāku laiku.
Ja jūs to izmēģināt pirmo reizi, es iesaku pārbaudīt Lilijas Hermanas nedēļu garo izaicinājumu, lai pirms darba sākšanas paliktu Inbox Zero.
Pēc katras metodes izmēģināšanas varu droši apgalvot, ka stratēģijas izvēle ir saistīta ar jūsu personīgo vēlmju pieskaņošanu visiem ieradumiem, kurus vēlaties iedrošināt (vai atturēt). Var gadīties, ka sajaukšana un saskaņošana jums ir vislabākā. Es ilgi devos pie Inbox Zero un esmu nolēmis, ka stresa, lai padarītu pēdējos pāris darbus, nav tā vērts. Bet katru vakaru, kad dodos gulēt, man iesūtnē ir mazāk nekā 20 e-pasta ziņojumu - tas ir pietiekami īss, lai tos visus varētu redzēt uz ekrāna, lai ātri pārbaudītu, vai nekas neizkrīt plaisās. Kamēr jūs neesat iesūtnes vergs un ikviens, kurš jums ir jādzird, savlaicīgi saņem atbildi, kurš ir tiesnesis?
