Pagājušajā piektdienā plkst. 16.30 es izslēdzu datoru, iztīrīju galdu un devos mājās. Viens no priekšmetiem, kurus pirms aizbraukšanas iemetu miskastē, bija nedēļas nedēļas manu darbu saraksts: 150 vienības, visas pārbaudītas. Es tajā nedēļā nestrādāju nevienu vēlu vakaru vai agrā rītā. Un man pat bija laiks mājās, lai sarūpētu kārtīgas vakariņas, redzētu draugus, pastaigu suni un pārāk daudz skatītos televizoru.
Tagad, pirms jūs pieņemat pieņēmumus par mana darāmā saraksta saturu vai mana darba nozīmi kopumā, man jāpiemin, ka šajā nedēļā es vadīju direktoru padomes komitejas uzaicinājumu, smadzeņu satricinājumu piešķīruma priekšlikumam USDA, tikos ar galvenā fonda izpilddirektoru, Microsoft izpilddirektors iepazīstināja viņu ar vadošo uzņēmēju, iesniedza trīs dotācijas priekšlikumus un saņēma manu gada darbības pārskatu (kas, starp citu, bija ļoti pozitīvs).
Īsāk sakot, es katru nedēļu strādāju daudz . Kā to izdarīt bez nervu sabrukuma un ar brīvu laiku? Šeit ir daži padomi.
1. Ziniet, kas jādara
Lai arī tas šķiet acīmredzami, lietas, kas cilvēku visvairāk izceļ, parasti ir tās lietas, kuras viņi nezināja gaidīt. Tātad, lai sāktu nedēļu, detalizēti pārskatiet visu, kas jums jādara. Piemēram, pieņemsim, ka zināt, ka priekšlikums tiek iesniegts piektdien, un stāstījums ir jādara jūsu pienākums, bet par budžetu atbild finanšu komanda. Lai pārliecinātos, ka viss projekts tiek pabeigts savlaicīgi, noteikti pievienojiet savam uzdevumu sarakstam “pārbaudi pie finanšu komandas par budžetu”.
Esmu diezgan agnostisks par aktīvo darbu sarakstu rīkiem. rakstiski saraksti man tikpat labi darbojas kā elektroniskie risinājumi, piemēram, Evernote vai Asana. Bet man ir noteikums, ka visam sarakstam jābūt vienā vietā. Varat segmentēt un pārkārtot to visu, kas jums patīk, taču viss, kas jums jādara, būtu jāredz vienā acumirklī.
2. Ziniet, kas vispirms jādara
Kad esmu uzraudzījis mazāk pieredzējušus darbiniekus, es atklāju, ka lielākais viņu šķērslis ir nezināšana, kā noteikt prioritāti un organizēt viņu dienu.
Piemēram, ja nākamajā nedēļā bija paredzēts liels projekts, viņi virzījās uz priekšu līdz šim termiņam, neskatoties uz to, ka viņiem vispirms bija jāapkopo informācija no citas nodaļas - informācija, kas, iespējams, varētu atsaukt visu viņu darbu darīts. Un tikmēr bija arī citi, mazāki projekti, uz kuriem viņi varēja virzīties.
Jūsu prioritātes var mainīties arī atkarībā no jūsu noskaņojuma vai grafika. Piemēram, ja man diena ir īpaši neradoša, es zinu, ka man būtu efektīvāk prioritāti noteikt datu projektam. Ja lielāko dienas daļu esmu sapulcēs, es uz zvaniem un e-pastiem atbildu starp tikšanās reizēm, nevis mēģinu tik īsā laikā sākt kaut ko lielāku.
Jūs būsiet daudz efektīvāks, ja strādāsit ar savām prioritātēm un ierobežojumiem, nevis mēģināsit tiem pretoties.
3. Lūdziet palīdzību
Ja neko citu neesmu ieguvis no darba bezpeļņas organizācijās, esmu iemācījies, ka, ja neprasāt, nesaņemat. Neviens nevar veikt organizācijas darbu viens pats. Ja jums nav prasmju vai laika, lai kaut ko izdarītu efektīvi, jūsu pienākums ir lūgt palīdzību.
Par laimi, strādājot bezpeļņas organizācijās, es parasti varu atrast brīvprātīgo, kurš man palīdzētu ar ikdienišķākiem uzdevumiem. Ja man nepieciešama augstāka līmeņa zināšanas, es izvelku savu adrešu grāmatu un redzu, vai es zinu nevienu, kurš var ieteikt risinājumu. Nesen, piemēram, es uzbudinājos par starpposma ziņojumu par donoru. Mēs tikām pie jaunas programmas, tāpēc, kaut arī es zināju, ka esam daudz paveikuši, es nezināju, kā to atspoguļot ziņojuma formā. Tāpēc es paņēmu vienu no saviem sakaru kaprīzēm draugiem uz kafiju, un viņa ieteica visu ziņojumu koncentrēt uz klientu stāstiem un to, kā viņi interpretēja jauno programmu.
Tas bija izrāviens - tāds, kāds man nekad nebūtu bijis viens pats. Donors to mīlēja un sazinājās ar viņa komunikāciju nodaļu, lai vēl vairāk publiskotu programmu. Kad man radās ideja, man vajadzēja nedēļu, lai pabeigtu ziņojumu - tikpat daudz laika es pavadīju uztraucoties par to pirms satikšanās ar savu draugu.
4. Aizveriet cilpu
Vai jūs zināt, ka ir patīkama sajūta, pārbaudot kaut ko no jūsu uzdevumu saraksta? Tas ne tikai jūtas labi; tas ir svarīgs veids, kā norādīt, ka esat pabeidzis uzdevumu, un tagad varat pāriet uz kaut ko citu.
Bet pirms pārejat uz priekšu, pārliecinieties, vai kaut kur esat ierakstījis savus paveiktos uzdevumus, lai jūs varētu sekot, ja - citi - citi nav tik efektīvi kā jūs. Piemēram, kad esmu pabeidzis dotācijas piešķiršanu, kalendārā vienmēr ievieto atgādinājumu, ka astoņu nedēļu laikā jāseko līdzi finansētājam. Līdz tam laikam vairums finansētāju būs pieņēmuši lēmumus, un, ja tie nebūs pieņemti, viņi varētu būt ieinteresēti uzzināt nedaudz vairāk par organizāciju. Tāpat arī jūsu priekšnieks dažu nedēļu laikā var nesazināties ar jums par projektu, ja jūs to atstājat pie viņa, bet, ja pāris dienu laikā tiek parādīts aicinājums, viņš var pamudināt viņu apskatīt ātrāk.
Esmu pārliecināts, ka strādāju gudrāk, nevis grūtāk. Mans darbs ir pārāk svarīgs man un cilvēkiem, ka mana organizācija kalpo, lai pieņemtu jebko citu, kā tikai labāko. Bet no pieredzes es zinu, ka, skrienot sevi novārtā, nostrādājot 60 stundas nedēļā, galu galā nevienam nepalīdzēs. Efektīvāks darbs nozīmē labākus rezultātus un nedēļas nogali - kas gan varētu būt labāks?
