Atkarībā no izmantotās Microsoft Office versijas tā var ietvert dažādas lietojumprogrammas. Bāzes piedāvājums parasti satur Word, Excel, PowerPoint un Outlook. PowerPoint, šķiet, nesniedz nekādu raksturīgu drošību, taču visi Word, Excel un Outlook nodrošina zināmu šifrēšanas līmeni.
Word dokumentu nodrošināšana
Microsoft Word dokumentiem (Word 2000 un jaunākiem), saglabājot failu, varat izvēlēties augstāku drošības līmeni. Nevis vienkārši noklikšķinot uz "Saglabāt", noklikšķiniet uz Fails, tad Saglabāt kā un izpildiet šīs darbības:
- Klikšķiniet uz Rīki dialoglodziņa augšējā labajā stūrī
- Klikšķiniet uz Drošības iespējas
- Lodziņā Drošības opcijas ir pieejamas dažādas iespējas:
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, kas jāatver ja vēlaties, lai fails nebūtu pieejams bez paroles
- Programmā Word 2002 un 2003 varat noklikšķināt uz Progresīvs poga blakus paroles lodziņam, lai izvēlētos augstāku šifrēšanas līmeni, kuru vēl grūti ielauzties
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, kas jāmaina ja citiem ir atļauts atvērt failu, bet jūs vēlaties ierobežot, kas var veikt izmaiņas failā
- Drošības opciju lodziņa apakšdaļā ir arī dažas iespējas, lai aizsargātu dokumenta konfidencialitāti.
- Noņemiet personisko informāciju no faila rekvizītiem saglabājiet
- Brīdiniet pirms drukāšanas, saglabājot vai sūtot failu, kurā ir izsekotas izmaiņas vai komentāri
- Saglabājiet nejaušo skaitli, lai uzlabotu apvienošanas precizitāti
- Atverot vai saglabājot, ir redzams paslēptais marķējums
- Klikšķislabi lai aizvērtu lodziņu Drošības opcijas
- Izvēlieties sava faila nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabājiet
Excel failu saglabāšana
Excel piedāvā ļoti līdzīgu Microsoft Word aizsardzību. Vienkārši noklikšķiniet uz Fails, Saglabāt kā un izpildiet šīs darbības:
- Klikšķiniet uz Rīki dialoglodziņa augšējā labajā stūrī
- Klikšķiniet uz Vispārīgas iespējas
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, kas jāatver ja vēlaties, lai fails nebūtu pieejams bez paroles
- Jūs varat noklikšķināt uz Progresīvs poga blakus paroles lodziņam, lai izvēlētos augstāku šifrēšanas līmeni, kuru vēl grūti ielauzties
- Varat ievadīt paroli lodziņā blakus Parole, kas jāmaina ja citiem ir atļauts atvērt failu, bet jūs vēlaties ierobežot, kas var veikt izmaiņas failā
- Klikšķislabi lai aizvērtu lodziņu Vispārējās opcijas
- Izvēlieties sava faila nosaukumu un noklikšķiniet uz Saglabājiet
Outlook PST failu nodrošināšana
Faktiskais ienākošo vai izejošo e-pasta ziņojumu un to pielikumu ciparsignalizācija un šifrēšana ir pilnīgi atsevišķs jautājums, kas tiks paskaidrots citā laikā. Tomēr, ja gadās eksportēt datus no jūsu Microsoft Outlook mapēm uz PST failu, varat pievienot aizsardzību, lai citi nevarētu piekļūt datiem. Vienkārši izpildiet šīs darbības:
- Klikšķiniet uz Fails
- Izvēlieties Importēt un eksportēt
- Izvēlies Eksportēt uz failu un noklikšķiniet uz Nākamais
- Izvēlieties Personisko mapju fails (.pst) un noklikšķiniet uz Nākamais
- Izvēlieties mapi vai mapes, kuras vēlaties eksportēt (un atlasiet lodziņu uz Iekļaut apakšmapes ja vēlaties) un pēc tam noklikšķiniet uz Nākamais
- Izvēlieties izvades ceļu un faila nosaukumu un atlasiet vienu no eksporta faila opcijām, pēc tam noklikšķiniet uz Pabeigt
- Aizstāt dublikātus ar eksportētajiem vienumiem
- Ļauj izveidot dublētus vienumus
- Neizdodiet eksemplāros eksemplārus
- Zem Šifrēšanas iestatījumi, izvēlieties kādu no šīm iespējām
- Nav šifrēšanas
- Saspiešanas šifrēšana
- Augsta šifrēšana
- Ekrāna apakšdaļā ievadiet paroli, ko izmantot, lai atvērtu šifrētu PST failu (abās lodziņās jāievada tā pati parole, lai pārbaudītu, vai esat izrakstījis paroli tādā veidā, kā domājāt, pretējā gadījumā jūs, iespējams, nevarēsit atvērt savu fails)
- Izvēlieties, vai tas ir vai nav Saglabājiet šo paroli savā paroli sarakstā
- Klikšķis labi lai pabeigtu faila eksportu
(Rediģēja Andijs O'Donnells)
