31 padomi, kā padarīt e-pastu mazāk sūkāt - mūza

E-pasts: mēs to mīlam, mēs to ienīstam, mēs to ļoti mīlam. Bet, tā kā tas nekur drīz nenotiks, mēs esam šeit, lai palīdzētu jums gūt maksimālu labumu.

Sākot ar padomiem enerģijas piepildīšanai caur pārpildīto iesūtni un beidzot ar stratēģijām, kas palīdzēs jums ietaupīt mazāk, līdz viediem veidiem, kā pārliecināties, ka jūsu sūtītie e-pasti atstāj lielu iespaidu. Mēs esam ieguvuši visu nepieciešamo, lai iesūtni pārvērstu par sakaru spēkstacija.

Ja vēlaties: saglabājiet iesūtni tīru

1. Visvienkāršākais veids, kā pārtraukt tik daudz e-pasta ziņojumu saņemšanu, ir abonēt tos desmitus biļetenu, kurus jūs parasti lasāt, bet ko nekad nedara. Unroll.me ir absolūti vienkāršākais veids, kā identificēt šos iesūcējus iesūtnē un masveida abonēšanu.

2. Ja saņemat daudz nevēlamu pastu no privātpersonām, varat arī izmēģināt BoxBe. BoxBe izmanto to, ko tā sauc par personalizētu “Viesu sarakstu”, lai nodrošinātu, ka jūs saņemat e-pastu no cilvēkiem, kuri jums ir svarīgi, vienlaikus pārmeklējot citu personu ziņojumus atsevišķā “gaidīšanas sarakstā”. Ikviens, kurš nav jūsu viesu sarakstā, saņems pieprasīt verificēt viņu ziņojumu, pirms tas tiek piegādāts jūsu iesūtnē.

3. Mēģiniet izmantot e-pasta automātisko atbildētāju un ne tikai tad, kad atrodaties ārpus biroja. Jūsu automātiskajai reakcijai nav jābūt garai vai detalizētai, taču ātrs ziņojums “Sveiki, esmu saņēmis jūsu e-pastu un ar jums sazināsimies, kad varēšu!” Var atturēt dedzīgos bebrus no sūtīt papildu e-pastus pirms jums ir bijusi iespēja atbildēt. To var iestatīt šādi.

4. Pretoties vēlmei pareizi reaģēt uz katru e-pastu. Kā skaidro Aleksandra Franzena, “daudzi“ steidzami ”e-pasti mēdz iztikt bez jūsu palīdzības. Izvēloties neatbildēt uzreiz, jūs apmācāt cilvēkus paļauties uz pašpaļāvību, vienlaikus radot saprātīgas un reālas cerības par to, cik ātri jūs varēsit atbildēt. ”

5. Novērsiet turpmāko e-pasta ziņojumu nosūtīšanu, beidzot ziņojumus ar skaidriem norādījumiem, nevis jautājumiem. Tā vietā, lai teiktu: “Vai mums vajadzētu atkal izveidot savienojumu nākamnedēļ?”, Mēģiniet: “Es jums piezvanīšu otrdienas rītā, lai atkal izveidotu savienojumu.” Ja tas nedarbojas, saņēmējs jums paziņos, bet pretējā gadījumā jūs esat novērsis nevajadzīgs turp-atpakaļ.

Ja vēlaties: Samaziniet e-pasta sūtīšanai pavadīto laiku

1. Vai vēlaties, lai jūsu e-pasti būtu gan īsi, gan produktīvi? Apņemieties katru ziņu padarīt piecus vai mazāk garus. Ir pat vietne, kas ir izveidota, lai palīdzētu: five.sentenc.es! Kā tas paskaidrots: “Apstrādājiet visas e-pasta atbildes kā SMS īsziņas, izmantojot noteiktu atbildu burtu skaitu. Tā kā burtus ir pārāk grūti saskaitīt, tā vietā mēs skaitām teikumus. ”Vai jums ir nepieciešams padoms, kā īsumā, bet tomēr pieklājīgi? Elliott Bell ir daži lieliski padomi.

2. Ja jūs atkal un atkal nosūtāt tos pašus ziņojumus, saglabājiet veidnes mapē melnrakstos (šeit ir 27) vai izmantojiet Gmail laboratorijas “Konservētas atbildes” priekšrocības, kas ļauj saglabāt neierobežotu skaitu atbilžu un ērti tās ievietot. savos e-pastos. (Skatiet, kā to iestatīt, izmantojot Gadgetwise.)

3. Vai sūtīt daudz e-pasta ziņojumu no sava tālruņa? Izmēģiniet automātisko tekstu - rīku, kas ļauj ievadīt pielāgotu saīsinājumu, kas pēc tam izvēršas par pilnīgu teksta kopu. Piemēram, ierakstot “rl8”, var izvērsties līdz “es kavējos”, kas ir ērti, kad dodaties uz sapulci. (Lūk, kā to iestatīt.)

4. Ja vien jūsu darbs neprasa tūlītēju reaģēšanu uz e-pastiem, iestatiet tikai dažas reizes katru dienu, lai pārbaudītu iesūtni. Šis laiks katru dienu var būt atšķirīgs, tam vienkārši jābūt ar nodomu (piemēram, šodien es atlicināšu laiku no pulksten 9 līdz 10, lai dotos caur iesūtni, pēc tam to vēlreiz apskatīšu no 4. līdz 5.).

5. Pievienojiet iesūtnei divus tagus (vai filtrus pakalpojumā Gmail): “ātra atbilde” un “prasa koncentrētu laiku”. Kad zināt, ka jums ir nepārtraukts nepārtraukta laika bloks, sāciet, atverot fokusētā laika mapi un izlemiet, kurš no tiem jums visvairāk patīk. jārisina. Nākamreiz, kad jums būs dažas minūtes rezerves, gaidot autobusu vai rindā uz kafiju, atveriet mapi “ātrā atbilde”, nevis pārbaudiet Instagram.

6. Iestatiet savu e-pastu tā, lai pēc tam, kad esat ticis galā ar vienu e-pastu un nokārtojis to vai izdzēsis, jūs uzreiz nokļūsit nākamajā iesūtnē, nevis pēc tam e-pastu sarakstā. (Pakalpojumā Gmail to var izdarīt, izmantojot funkciju Gmail Labs Automātiskā uzlabošana.) Tas samazina laiku, kuru pavadāt, izlemjot, kuram ziņojumam pievērst uzmanību nākamajam!

7. Jums īsā laika posmā ir jāiziet caur daudziem e-pasta ziņojumiem? Izmēģiniet e-pasta spēli, kas jums dod piecas minūtes, lai iegūtu pēc iespējas vairāk e-pastu un apbalvotu jūs ar punktiem. Tā koncentrējas arī uz 10–20 e-pasta ziņojumu apstrādi vienlaikus, padarot iesūtnes cīņu jutīgāku.

Ja vēlaties: organizējiet iesūtni

1. Neglabājiet visus savus e-pasta ziņojumus iesūtnē - izdzēsiet, ierakstiet failā vai arhivējiet tos pēc tam, kad tie ir apstrādāti. 2011. gada Prinstonas Neirozinātnes institūta pētījumā tika noteikts, ka “ja jūsu vide ir pārblīvēta, haoss ierobežo jūsu spēju koncentrēties”. Tas attiecas arī uz jūsu virtuālo vidi; jo vairāk e-pasta ziņojumu var redzēt - pat tos, kuriem vairs nav nozīmes -, jo vairāk laika jūsu smadzenes zemapziņā pavadīs, domājot par tiem.

2. Cilvēkiem, kuriem nepatīk aktīvo darbu saraksti, vienkāršs risinājums (vai, pēc viņu domām) ir izmantot iesūtni kā vienu. Bet patiesiem uzdevumiem, piemēram, “Izveidot priekšlikumu jaunam klientam” vai “Maksāt par biroja nomu”, ir pienācis laiks atrast jums piemērotu aktīvo darbu sarakstu sistēmu. Izmantojot iesūtni kā aktīvo darbu sarakstu, jūs varat nonākt citu cilvēku rokās - ar katru jauno e-pastu nāk jauns darāmais, neatkarīgi no tā, vai tas jums patīk vai nē. Bet, apzināti pievienojot uzdevumu savam uzdevumu sarakstam, ir iespēja noteikt, vai jums tas tiešām jādara tieši tagad, nevis jādara citam.

3. Varat izmantot Gmail, lai daži e-pasta ziņojumi automātiski izlaistu iesūtni. Piemēram, ja jūs automātiski apmaksājat savu kabeļtelevīzijas rēķinu, varat to automātiski arhivēt un pievienot etiķeti “Financial”. Jums tas nekad nav jāredz, bet, ja jums tas ir nepieciešams, jūs zināt, kur to atrast. Runājot par lietu atrašanu…

4. Pirms e-pasta nosūtīšanas izlasiet to meklēšanai. Ko jūs meklētu, lai vēlāk atrastu šo e-pastu? Vai šie vārdi ir e-pastā? Jūs varētu nomainīt “Piezīmes no tikšanās ar Džeku” uz “Piezīmes no augusta tikšanās ar Džeku Smitu no Amazones”.

5. Faktiski ir daudz meklēšanas komandu, kas daudz un daudz atvieglo veca e-pasta atrašanu. Šeit ir aprakstīts, kā atrast e-pastu pēc tēmas, tēmas, sūtītāja un cita.

Ja vēlaties: padarīt iesūtnes veidu vēsāku

1. Vai esat kādreiz vēlējies, lai visā iesūtnē varētu ievietot līmlapas? Pienācīgi nosaukts piezīmes Gmail ļauj piezīmēm un atzīmēm piestiprināt ikvienu e-pasta ziņojumu - piespraudiet piezīmes e-pasta pavedienam, nosūtīto e-pastu skata augšpusē vai kur citur iesūtnē.

2. Gmail papildinājums Raportive ir tīkla darbinieka sapnis: spraudnis tieši jūsu iesūtnē parāda jūsu kontaktinformāciju sociālajā tīklā, lai jūs varētu izveidot savienojumu ar viņiem LinkedIn, Facebook un Twitter, pat neizejot no Gmail. Varat arī redzēt nesenu e-pasta ziņojumu perforatoru sarakstu un ierakstīt privātas piezīmes, lai pievienotu viņu adresēm jūsu kontā.

3. Tāpat kā Gmail steroīdos, arī Gmelius ir pārlūka paplašinājums pārlūkprogrammām Chrome, Firefox un Opera, kas ievērojami uzlabo jūsu Gmail pieredzi ar visu, sākot no attīrīta interfeisa (ne vairāk reklāmas!) Līdz spējai bloķēt e-pasta izsekotājus, lai aizsargātu jūsu privātumu. Vēl viena iecienītākā funkcija ir automātiskā poga “Atcelt abonēšanu”, kas aizvieto Gmail pogu “Surogātpasts” ikreiz, kad Gmelius atrod adresātu sarakstu.

4. Jūs zināt tos e-pastus, uz kuriem zināt, ka ar viņiem nenonāksit vēlāk, taču baidāties, ka aizmirsīsit? Spraudnis Boomerang, kas šobrīd ir pieejams Gmail un Outlook, ir lieliski piemērots, lai ar tiem darbotos. Varat ieplānot e-pasta ziņojumu pazust un atgriezties vēlāk - kad esat gatavs rīkoties ar to - līdz tam laikam iesūtne būs skaidrāka. Bumerangs arī ļauj plānot e-pasta nosūtīšanu vēlāk un iestatīt atkārtotus e-pastus.

5. Pārbaudiet Gmail Labs - tas ļauj izmēģināt Gmail papildinājumu funkcijas, piemēram, “atsaukt sūtīšanu” un skatīt kalendāru tieši iesūtnē. Dodieties uz Gmail iestatījumiem, pēc tam noklikšķiniet uz Labs, lai sāktu.

6. Atrodiet sevi, parakstot vai nosūtot daudz dokumentu un līgumu? Izmantojot Hellosign for Gmail, varat parakstīt dokumentus un aizpildīt veidlapas, neatstājot iesūtni - īsts glābšanas līdzeklis tiem no mums, kas ienīst skenerus, printerus un faksa aparātus.

Ja vēlaties: Lasiet savus e-pastus

1. Padariet katra ziņojuma pirmās 50 rakstzīmes pēc iespējas kodolīgākas un izpildāmākas, saka Fast Company . Vilinošs atvērējs padara daudz ticamāku, ka jūsu adresāti turpinās lasīt.

2. Garos teksta blokus lasīt ir biedējoši, tāpēc padomājiet par to, kā padarīt tekstu lasāmāku. Izmantojiet aizzīmes, sarakstus, treknrakstu un īsus, viegli slīdējamus punktus. Vai jums ir grūtības to samazināt? Tā varētu būt zīme, ka jūs mēģināt pārāk daudz aptvert.

3. Ja e-pastā sasniedzat vairāk nekā vienu punktu vai uzdodat vairākus jautājumus, pārliecinieties, vai šie priekšmeti izceļas no pārējā stāstījuma, ievietojot tos treknrakstā, izceļot tos vai sakārtojot aizzīmju sarakstā. Kontrasts dabiski pievērš adresāta uzmanību ziņojuma gaļai (gabalam, kuru nevarat atļauties palaist garām!).

4. Izveidojiet visus uzdotos jautājumus pēc iespējas precīzāk. “Ko jūs domājat par priekšlikumu?” Nav labs jautājums. “Vai mēs varam turpināt pārdevēja ierosinājumu par USD 20 000 līdz piektdienai?” ​​Ir labāk.

5. Vai vēlaties noķert savu priekšnieku vai kādu svarīgu mazāk aizņemtā dienā, bet nezināt viņa grafiku? Izvairieties no e-pasta adresēm otrdien un ceturtdien. Šīs ir cilvēku iesūtņu lielākās dienas, un jūs nevēlaties, lai jūsu svarīgais ziņojums pazustu biļetenu, piedāvājumu un citas sarakstes jūrā.

6. Padariet savu tēmas rindu skaitu - kaut ko, kas saņēmējam dod skaidru priekšstatu par to, kas atradīsies e-pastā. (Bonuss: tas arī palīdzēs jums viegli meklēt ziņojumu iesūtnē, ja saņēmējs piezvanīs, lai pārrunātu, nevis rakstītu atpakaļ pa e-pastu.)

7. Kārnegija Melona pētnieki atklāja, ka visefektīvākajiem e-pasta ziņojumiem ir tēmas, kas atsaucas uz vienu no divām lietām: zinātkāri (lieliski, ja jūs esat mārketings) vai lietderību (iespējams, vislabāk pārējiem mums). vienas minūtes video, lai uzzinātu vairāk.

8. Vai vēlaties tiešām pārliecināties, ka jūsu ziņojumi tiek lasīti? Chrome paplašinājums MailTrack ļauj jums redzēt, vai un kad cilvēki ir lasījuši jūsu e-pastus. Un, ja pamanāt, ka sēž tur nelasīts? Iepazīstieties ar šiem padomiem, kā pareizi rīkoties.