Pirms dažām nedēļām mans draugs un es apspriedām mūsu kopīgo nicinājumu pret sanāksmēm, un viņa teica: “Man tikai liekas, ka mēs atkal un atkal sarunājamies vienā un tajā pašā sarunā. Kad viņi nav izdarīti pareizi, viņi var būt tādi laika dedzinātāji. ”
Es nevarēju vairāk vienoties. Iepriekšējos darbos, kad kalendārā ielūgums parādījās manā iesūtnē, es bieži izdvedu skaļu nopūtu (kas vienmēr ir lieliski atvērtā biroja vidē). Tad es pavadīju dārgo laiku, mēģinot izdomāt, kā izvairīties no tā pieņemšanas.
Es nesaku, ka visas sanāksmes ir bezvērtīgas. Daži no tiem ir absolūti nepieciešami. Un dažreiz viņi ir tikai vienīgais veids, kā paveikt lietas. Bet es arī uzskatu, ka mums ir vieta neticami efektīvākai, uzdodot sev šos trīs jautājumus pirms katra.
1. Kam šeit jābūt?
Padoms: Droši vien nav tik daudz cilvēku, kā jūs domājat. Ir svarīgi apzināties to, kas jūs lūdzat tur atrasties, lai jūs varētu garantēt, ka tas ir pēc iespējas produktīvāks un saturīgāks visām pusēm. Nevienam nevajadzētu pamest domu: "Nu, tas bija milzīgs mana laika izšķiešana."
Tā kā šī sajūta nav laba indivīdam, grupai vai uzņēmumam. Iedomājieties visu darbu, ko varētu paveikt, ja istabā būtu nevis četri cilvēki, bet desmit. 60 minūšu laika intervālā tas ir vēl sešas stundas, kuras varētu pavadīt, veicot darbu.
Piemēram, pieņemsim, ka jūs prātojat par uzņēmuma jauno logotipu. Grafiskais dizainers ir tur, lai nodrošinātu, ka viņš saprot redzējumu. Zīmola direktors ir pārliecināts, ka tas ievēro uzņēmuma vadlīnijas. Bet vai jums tur ir vajadzīgs personāla vadītājs, jo viņa uz katra darba sludinājuma ievieto logotipu? Nē. Kad tas ir pabeigts, jūs varat lūgt viņu nomainīt veco uz jauno. Pagaidām ļaujiet viņai būt - viņai vēl ir darbs!
Ja jūs neesat organizators, jums jānovērtē, vai jūsu klātbūtne ir būtiska. Dažreiz līdzstrādnieki uzaicina jūs vienkārši tāpēc, ka viņi domā, ka vēlaties tur atrasties. Bet jūs varat noraidīt, ja uzskatāt, ka tas ir piemērots (ti, ja jums nav ne jausmas, ko jūs ieguldīsit, vai arī, ja jūs vienkārši esat pārāk aizņemts).
Šādās situācijās es saku kaut ko līdzīgu: “Sveiks. Es domāju, ka ar to varēs tikt galā pati. Ja tomēr ir kāds īpašs iemesls, jūs vēlaties, lai es esmu klāt, paziņojiet man! ”
Un tad paņemiet šo brīvo stundu un dodieties atpakaļ uz slīpēšanu.
2. Kādi ir mērķi?
Ko tieši jūs cenšaties paveikt? Mērķu iepriekš noteikšana ir izšķiroša. Tas var palīdzēt jums veikt uzdevumus un palīdzēt veidot visu sarunu. Pretējā gadījumā jūs varat sēdēt tur tramīgi 45 minūtes par to, kā Leonards vienmēr pazemo Titānika tēmas dziesmu. (Arī mani katru reizi saņem. Nekad neatlaidiet, Džeki!)
“Efektīva darba kārtība nosaka skaidras cerības par to, kas jānotiek pirms sanāksmes un tās laikā, ” skaidro Rodžers Švarcs, viedo līderu, gudrāku komandu autors : kā jūs un jūsu komanda nokavējaties, lai iegūtu rezultātus.
“Tas palīdz komandas locekļiem sagatavoties, saprātīgi atvēl laiku, ātri visus piesaista vienai un tai pašai tēmai un identificē, kad diskusija ir pabeigta. Ja tikšanās laikā joprojām rodas problēmas, labi izstrādāta darba kārtība palielina komandas spēju efektīvi un ātri tās risināt, ”saka Švarcs.
Varbūt jūs vienkārši vēlaties, lai visi nodrošina statusa atjauninājumus par prioritārajiem projektiem. Vai arī jums šodien ir jāpieņem lēmums par to, kurš konta pārzinis tiks iecelts milzīgam, jaunam klientam.
Izdomājiet savu galamērķi un nokļūstiet tur. (Un tas ir arī noderīgi, ja dalāties ar saviem plāniem ar pārējiem klātesošajiem, lai viņi zinātu, ko sagaidīt, un vai ir kaut kas viņiem jādara iepriekš.)
Un šeit ir padoms: ja nevarat precīzi atbildēt uz tikšanās iemeslu, lūdzu, šokolādes mīlestības dēļ atceliet to .
3. Kas man jāsagatavo?
Bijušais mans kolēģis mēdza bloķēt laiku, lai sagatavotos sanāksmēm ar citiem cilvēkiem, un es vienmēr domāju, kāpēc. Un tad es apmeklēju grupu, kur es vai nu pilnībā aizmirsu to, par ko mēs runājām pagājušajā reizē, un man nācās veikt atkārtojumu, vai arī es (mulsinoši) nepabeidzu darbību. Visos šajos gadījumos mums nācās vairāk laika veltīt mūsu grafikiem.
Lai pārliecinātos, ka tas nenotiek, jums ir jāparādās tam sagatavotam. Varbūt tas ir pēdējās nedēļas sesijas piezīmju pārskatīšana, tāpēc tas ir svaigi jūsu prātā. Vai, iespējams, tas sastāda nepieciešamo sarunu punktu un atbilžu sarakstu. Lai kāds tas būtu, dodiet laiku to izdarīt. Tas atmaksāsies lielais laiks.
Kā piemēru es pārraugu savas nodaļas vienaudžu izglītības programmu un cītīgi strādāju, lai to atjaunotu. Divu nedēļu laikā es būšu viens pret vienu ar savu vadītāju, lai pārrunātu manus priekšlikumus. Esmu apkopojis atgriezenisko saiti no studentiem un apkopojis savas domas, un nākamais solis ir uz papīra parādīt struktūru un laika grafiku.
Ja es vērsos pie viņas ar tukšām rokām, mēs, iespējams, vienkārši pavadīsim laiku, atgrūžot idejas viens no otra, kas pats par sevi nebūt nav slikts , bet arī nepalīdz man virzīties uz priekšu.
Es jums apsolu - man patīk strādāt ar cilvēkiem. Bet viens no maniem galvenajiem pet peeves ir neefektivitāte, it īpaši, ja to ir viegli novērst. Ja jūsu grafiks izskatās mazliet pārāk piepildīts vai ja katru reizi, kad satiekaties, jums ir zibatmiņas, kas gaida zvanu zvanu vidusskolā, iespējams, ir laiks spert soli atpakaļ un sākt uzdot sev šos jautājumus.
Un, hei, ja jums ir vēl kādi jautājumi, piemēram, šis, uzdodiet sev, ļaujiet man uzzināt, kādi tie ir Twitter vietnē!
