Tāpat kā vairums no jums, es neatceros profesionālo dzīvi (daudz mazāk personisko), kurā es neatbildu pa e-pastu. Lielākoties tas ir efektīvs un vienkāršs saziņas veids, un, pareizi lietojot, tas ietaupa laiku, atbild uz jautājumiem un veido savienojumus. Pietiek pateikt, es neticu, ka es varētu dzīvot bez tā.
Diemžēl ar e-pasta ērtumu un ātrumu, kuru daudzi no mums ir pieraduši sūtīt, pārsūtīt vai atbildēt, rodas daži sarežģījumi, ja vēlaties. Man ir maza pielaide tādām neuzmanīgām kļūdām kā nepareizi uzrakstīti vārdi (vairums programmu jūs brīdina par šāda veida drukas kļūdām ar skaidri izteiktu sarkanu līniju), sakot, ka gatavojaties kādu sūtīt CC un aizmirstat, ka patiesībā viņu crosat. Tā ir amatieru teritorija. (Lai gan manai mātei ir piedots par to, ka viņš laiku pa laikam man sūta ziņojumus ar visiem burtiem.)
Tomēr nopietni, jo forums bieži ir viens no galvenajiem veidiem, kā sazināties ar klientu, priekšnieku vai sadarbības tīkla personu, tāpēc jums tas ir pareizi jāsaprot. Un ne tikai tur esošajiem pielūdzējiem, bet arī jums pašiem - jūs ienīstat to, ka adresāts nokavē ziņojumu, jo viņš vai viņa ir koncentrējusies uz (novēršamu) kļūdu. Šodien typo zaudē jums nelielu cieņu pret līdzstrādnieku, rīt tas varētu ļoti labi zaudēt jums darba iespējas ar personu, kuru jūs satiekat konferencē.
Priekšā trīs neticami pamatkļūdas, kuras jūs, iespējams, pieļaujat, nenojaušot, cik ļoti neprofesionālas tās liek jums izskatīties lasītājā.
1. Jūs aizmirstat piestiprināt
Karjeras treneris Radživs Nātans ir ļoti pateicīgs par uzvednēm programmā Outlook un Gmail, kas paziņo, ka gatavojaties nosūtīt ziņojumu bez pielikuma, kad skaidri norādāt, ka patiesībā kaut ko pievienojat. Kāpēc? Tāpēc, ka pirms to pastāvēšanas viņš regulāri pieļāva rupju kļūdu nepieķeroties - ne vienreiz, ne divreiz, bet trīs reizes!
Nātans atzīst, ka savas karjeras sākumā viņam bija drausmīgs ieradums steigties pa darbu. Tā rezultātā viņš bieži sūta e-pastus, sakot “Lūdzu, skatiet pievienoto failu”, faktiski to nepievienojot. Nātans atceras, ka ir nosūtījis nepieciešamos turpmākos pasākumus: “Atvainojiet par to! Šeit tu ej! ”Diemžēl ne vienmēr ar to viss beidzās. “Visbeidzot, trešajā pēcpārbaudes reizē (un kopā ceturtajā e-pastā), es pievienoju sasodīto lietu, ” atceras Nātans.
“Noteikti nav labs izskats, ” atzīst Nātans. Faktiski tā bija tik regulāra problēma, ka vienā no viņa snieguma pārskatiem viņš tika karodziņš, ka šajā jomā ir nepieciešami uzlabojumi. Sākot no šī brīža, Nātans ekrāna augšpusē piestiprināja papīra sloksni, kurā bija rakstīts: “Vai jūs pievienojāt failu?”
Esiet īpaši rūpīgs, lai pieminētu “pievienoto”, lai pirms e-pasta nosūtīšanas parādītos noderīgās uzvednes (“Jūs teicāt, ka pievienots? Sūtīt anyway?”). Ikvienam ir atļauts paslīdēt šeit vai tur, bet pieradiet pie šādas neuzmanīgas izturēšanās, un jūs sāksit iegūt reputāciju, ka nespēj izpildīt šo pamata uzdevumu.
2. Tu ej tālāk un tālāk
Viens no maniem tuvākajiem draugiem ir advokāts, kurš rēķinu izraksta pēc stundas. Kā tāda viņa ir pieradusi rakstīt taupīgi un nevis dronēt. Es varētu no viņas ņemt mācību.
Jenny Foss, Muse karjeras treneris, uzsver, ka ir svarīgi pateikt to, kas jums jāsaka, un ne vairāk. Viņa skaidro: "Nespēja pateikt to, kas jums jāsaka - kodolīgi un, ņemot vērā saņēmēja laiku, var viegli nokaitināt kādu, kurš, iespējams, ir vēlējies jūs dzirdēt vai pat priecīgs jūs dzirdēt."
Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad “sūtāt e-pastu, meklējot labvēlību, ievadi vai atbalstu, vai pat tikai, lai pieskartos bāzei vai uzdotu jautājumu.” Neskatoties uz to, cik noderīgi var būt šaušanas ziņojumi uz priekšu un atpakaļ, tas ir lai tas būtu īsts vilkums dažiem cilvēkiem, un Foss brīdina jūs “paturēt prātā, ka persona, kas saņem saņēmējus, ļoti labi var atrast e-pastu (parasti) par savas eksistences draudiem. Šī persona varētu būt līdz pat pusnaktij lielākajā daļā nakšu, vienkārši cenšoties izrauties no e-pastu aizsprostojuma. ”Tāpēc viņa saka, ka jums savas idejas ir jāizklāsta kārtīgi vai jāriskē izskatīties kā„ neprofesionālai vai tieši neuzkrītošai ”. Un līdzīgi kā Nātana neveiksme, kuras rezultātā tika nosūtītas vairākas secīgas piezīmes bez pielikumiem, “debesu dēļ nesūtiet trīs e-pastus atpakaļ. Saņemiet savas domas un nosūtiet to, ”secina Foss.
Praktiski var aizkavēties, sakot tikai to, kas jums skaidri jādara, taču ilgtermiņā tas ir jāpiepūlas. Pirms nosūtīšanas izlasiet visu, ko rakstāt, un izgrieziet visu nevajadzīgo, piemēram, vārdus, rindiņas vai pat veselus rindkopus, kas tikai atkārto vai atjauno jūsu teikto. Var būt vilinoši pārmērīgi izskaidrot, bet biežāk nekā ne, jūsu mēģinājumi šķitīs tikai atkārtojas. Mācīšanās rakstīt ar mērķtiecību un virziena izjūtu noderēs daudzās profesionālajās e-pasta sarakstes. Jūsu lasītājs pateiks paldies par īsumu un daudz biežāk atbildēs natūrā, tā vietā, lai pārāk garu ziņojumu atstātu nelasītu konkurētspējīgā iesūtnē.
3. Jūs nepareizi norādāt personas vārdu
Nē, tikai nē. Nav absolūti nekāda attaisnojuma, lai kādam uzrakstītu un viņa vai viņas vārdu ierakstītu kļūdaini. Mums visiem ir savi mīluļi, un tas ir mans, bet esmu pārliecināts, ka neesmu viens. Lūk, lieta, mans vārds un pareizā pareizrakstība ir manā parakstā un e-pasta adresē, kas ir labi tur, atklātā veidā, lai sūtītājs to redzētu. Es esmu tik jutīgs pret šo jautājumu, ka es regulāri nospiežu nosūtīt vārdus, kuriem parasti ir vairāk nekā viena iespēja (Kristīne, Stefana, Marka, Kerija un tā, tik daudz citu).
Vai tas prasa divas papildu sekundes? Protams. Bet acīmredzot lielajā lietu shēmā tam vispār nav laika. Es labprātāk to labotu pirmo reizi, nekā būtu jāatvainojas par manu neuzmanīgo kļūdu. Ja esat tik aizņemts, ka pat nevarat precīzi uzzināt tās personas vārdu, kuru uzrunājat, tad ko vēl jums steigšus darīt? Tas būs tas, ko jūsu lasītājs brīnīsies. Šī mazā un neapšaubāmi vienkāršā kļūda norāda uz daudzām citām jūsu iespējām. Tātad vēlreiz pārbaudiet savu darbu un pareizi uzrunājiet personu.
Jūs, iespējams, jebkurā dienā sūtāt un saņemat daudz e-pasta ziņojumu. Izvairieties no nelielu, neuzmanīgu kļūdu parādīšanās, kas galvenokārt sūta ziņojumu, ka jūs neesat tik profesionāls kā patiesībā. Nelietojiet upurēt kvalitāti ātruma vārdā un Pete dēļ (vai tas ir Pēteris?) Nezaudējiet cieņas punktus, jo no tā var izvairīties no e-pasta kļūdas.
