Ja jums vaicātu karjeristiem, ko viņi domā par iesūtni, vairums atbildētu, ka tas ir dvēseli nepieredzējis sekojošu ziņojumu melnais caurums, kaitinošas darbinieku sarakstes, kā arī informatīvie biļeteni vai preses relīzes wazoo. Un, ja jūs vaicātu arī šiem cilvēkiem, vai viņi kādreiz varētu redzēt, kā viņi katru dienu iziet cauri visai iesūtnei, vairums nobīstas no idejas par tik neiespējamu varoņdarbu.
Tomēr pagājušajā nedēļā es nolēmu pieņemt izaicinājumu, kas lielākajai daļai profesionāļu liks aizrauties: es katru vakaru pirms gulētiešanas paņēmu līgumu, lai nokļūtu iesūtnes nullē.
Tātad, vai es to izdarīju? Atbilde ir jā. Vai tas bija viegli? Heck nē.
Lai gan es nedomāju, ka es katru mūžu varēšu atgriezties pie iesūtnes nulles, pa ceļam es tomēr iemācījos dažas svarīgas nodarbības, kas man palīdzēs labāk pārvaldīt iesūtnes virzību uz priekšu.
Lielākais? Neviena no lietām, kas man visvairāk palīdzēja, nebija revolucionāra. Tās bija stratēģijas, kuras es atkal un atkal dzirdu no produktivitātes ekspertiem un e-pasta magnātiem - tas bija tikai jautājums par to reālu ieviešanu un izpildi.
Šajā sakarā ļaujiet man pastāstīt dažas lietas, kas jums faktiski jādara, lai iesūtne būtu mazāk briesmīga.
1. Ievietojiet grafikā “Atbildēšana uz e-pastu”
Esmu par to jau rakstījis iepriekš, taču viena no lietām, ko es uzskatīju par visefektīvāko, katru vakaru mēģinot nokļūt iesūtnes nullē, nebija manas iesūtnes pastāvīga pārbaude. Tā vietā es katru dienu bloķētu noteiktus laika fragmentus, ko veltīt e-pastam: man 30–60 minūtes no rīta, pusdienās un vēlā pēcpusdienā bija daudz laika, lai lietas sakārtotu kvadrātā.
Tas šķiet pretintuitīvs (es noteikti biju skeptiski noskaņots), taču, koncentrējoties uz šo vienu uzdevumu un neko citu, es varēju tikt caur iesūtni daudz ātrāk nekā parasti. Laika skalas ievade mudināja mani ātrāk izmantot e-pasta ziņojumus, nevis uzkrītoši uzbudināties par to, kurš man nepatika atbildēt vai mani atraut no nesvarīga ziņojuma, nevis tikai to izdzēst.
Turklāt, atbildot uz maniem e-pastiem noteiktos laika periodos, tas šķita ne mazāk nebeidzams darbs un drīzāk tikai cita lieta manā uzdevumu sarakstā, kuru bija daudz vieglāk iegūt. Pirms šīs nedēļas es nesapratu, ka iesūtne vienmēr ir man prātā, un es biju nepārtrauktā stāvoklī, kad visu dienu pārbaudīju savu e-pasta kontu. Tā kā tas kļuva par daļu no mana grafika, tāpat kā viss pārējais, es nejautāju, kad man jānosūta nākamais e-pasts; Es tam vienkārši veltīju laiku.
Bija arī super patīkami sesijas beigās “parakstīties” un neuztraukties par to, kas notiek kibertelpā.
2. Atbildiet uz lielāko daļu e-pastu tūlīt
Personīgi aptuveni 65–70% manā iesūtnē esošo e-pasta ziņojumu ir vajadzīgas ātras atbildes, kuru rakstīšana prasa mazāk nekā minūti vai divas. Pārāk bieži man ir slikts ieradums, atstājot viņus manā iesūtnē un sakot: “Eh, tie ir vienkārši. Es pie viņiem atgriezīšos vēlāk. ”Bet, kā es sapratu, patiesībā man vajadzēja vairāk laika un enerģijas, lai tos lasītu, pietiekami apstrādātu, lai izlemtu, ka tos ir pietiekami viegli atlikt vēlāk, un pēc tam atgriezties vēlāk un apstrādāt viņiem atkal atbildēt.
Faktiski piespiežot sevi atbildēt uz šīm korespondencēm tieši toreiz un tur, dārgā “atbildēšanas pa e-pastu” laikā, es varēju izņemt no manis iesūtnes un aizdomāties vairāk lietu un tuvināties šai nenotveramajai iesūtnes nullei.
3. Ielieciet citus e-pastus stratēģiskajiem laikiem
Beidzot pagājušajā nedēļā Gmail instalēju lietotni Bumerangs pēc tam, kad kāds ļoti aizņemts draugs uzstāja, lai es to saņemtu (“Tas ir glābējs!”, Viņa turpināja teikt). Un man jāatzīst: viņai bija taisnība.
Ļoti vienkārši Bumerangs ļauj pārplānot, kad iesūtnē parādās e-pasti. Lai gan tas varētu šķist krāpšanās, lai visu vienkārši ieplānotu vēlāk (“Šovakar es saņēmu iesūtni uz nulli, ieplānojot 45 e-pasta ziņojumus, lai rīt no rīta parādītos iesūtnē!”), Stratēģiska nozīme ir tam, kā jūs to izmantojat.
Piemēram, vidusskolas darbinieki kā populāras koledžas uzņemšanas vietnes līdzdibinātāji man pastāvīgi sūta koledžas eseju melnrakstus, lai tos rediģētu. Tas man patīk darīt. Tomēr nav jautri, ja šos melnrakstus vairākas dienas sēž manā iesūtnē, un man nav laika tos rediģēt, tiklīdz tie parādās. Tā vietā es izmantoju Bumerangu, lai ieplānotu viņu atgriešanos, kad man bija vairāk laika tos rediģēt (manā gadījumā tas ir piektdien pēcpusdienās).
Spēja plānot to, kas ienāca manā iesūtnē, kad ievērojami mainīja produktivitāti un to, cik daudz es varēju paveikt.
Cits veids, kā to izdarīt, iesūtnes ģēnijs Alekss Cavoulacos šeit rakstīja par sistēmu e-pasta stratēģiskai pārvaldībai, kurai nepieciešami dažādi piepūles līmeņi, izmantojot etiķetes un mapes. Runājot par kuru:
4. Izmantojiet uzlīmes vai mapes
Atzīmēt manus vārdus: nelietojiet iesūtni kā sava veida poligonu, lai izmestu visus savus e-pastus; izmantojiet etiķetes, cilnes vai mapes (neatkarīgi no tā, ko jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs tos sauc), lai pareizi sakārtotu un ierakstītu visu saņemto.
Manā e-pasta kontā ir vairāk nekā 30 dažādu etiķešu, un, lai arī tas varētu šķist obsesīvi vai specifiski, tas man palīdz ātri atgūt man nepieciešamos ziņojumus un aizpildīt lietas, kad esmu to izdarījis, padarot manu iesūtni daudz mazāk biedējošu.
Piemēram, šobrīd man ir pāris turp un atpakaļ sarakstes, kas notiek ar dažiem maniem darbiniekiem no Prospect . Tā vietā, lai šos iesūtītos e-pastus visu laiku atstātu iesūtnē, esmu tos ierakstījis attiecīgajās ar Prospect saistītajās mapēs, lai tie tiktu parādīti tikai tad, ja ir jauns ziņojums. Tas fiziski notīra manas jau iesūtītās lietas iesūtnē, kas savukārt citus materiālus padara daudz vieglāk pārvaldāmus.
5. Atteikties no e-pasta sarakstu abonēšanas
Šis padoms ir diezgan pašsaprotams: atbrīvojieties no visām pūkām. Vai, nonākot noteiktos biļetenos, jūs tieši dodaties uz atkritnes ikonu iesūtnē? Vienkārši atrakstieties. Un pat nevelciet attaisnojumu “Bet es varētu to izlasīt vēlāk!”. Mans īkšķa noteikums ir tāds, ka, ja trīs reizes pēc kārtas izdzēšu biļetenu, es abonēju uz vietas.
Es personīgi lasīju daudz biļetenu dažādiem koncertiem, tāpēc, lai izietu cauri dienasgrāmatai, es izmantoju Bumerangu, lai atrastu ērtākus biļetenu laikus, kas man patika parādīties iesūtnē, un es atteicos no visa pārējā.
Atbrīvojoties no šiem e-pasta sarakstiem, es būtībā atturējos no tā, lai katru dienu saņemtu vēl vairākus desmitus e-pastu. Iepriekš es jutu, ka pusi no iesūtnes laika esmu pavadījis tikai dzēšot biļetenus un citus masveida e-pasta sarakstus, par kuriem man vairs nav jāuztraucas. Izskatās, ka mana iesūtne ir par personīgo e-pastu, kas ir īpaši adresēts man, un jaunumi, kurus es glabāju, ir lietas, kuras es patiesībā gaidu lasot.
Atskatoties uz manu eksperimentu, vai tas bija tā vērts, lai katru dienu mēģinātu nokļūt iesūtnes nullē?
Es domāju, ka īsā atbilde ir nē. Jums nevajadzētu pārvietot debesis un zemi, lai katru vakaru pirms gulēšanas redzētu šo ļoti jauko “New mail!” Reklāmkarogu Gmail. Tomēr šis eksperiments man pierādīja, ka man iesūtnē vienmēr nav jābūt desmitiem (ja ne simtiem) e-pastu; bija veidi, kā samazināt ziņojumus un tāpēc samazināt manu e-pasta izraisīto stresa līmeni. Tagad es vairāk apzinos, ka atbildēšanai uz e-pastiem nav jābūt ilgstošam darbam - tas ir tikai kārtējais robs manā ikdienas darbu sarakstā, un tas, manuprāt, rada mazāku satraukumu par to.
Mainot savus e-pasta ieradumus, es pats daudz atviegloju visu e-pasta saņemšanas un nosūtīšanas procesu - un es ietaupīju daudz laika to darot. Tagad kurš to nemīl?
