Ja kādreiz esat vadījis kādu sapulci, iespējams, esat pieredzējis arī mēģinājumus atvilkt sesiju, kas ātri pārvērtusies haotiskā virzienā.
Varbūt jūs nodarbojaties ar papildu runājošu grupu - vai arī to cilvēku, kuram, šķiet, ir četrgadnieka uzmanība. Varbūt ikvienam tur ir lieliska ideja, ar kuru dalīties - vai varbūt beidzot tika nosaukts karaliskais bērniņš, un tas ir viss, par ko var runāt.
Neatkarīgi no iemesla, sapulces var un var notikt spirālveidīgi. Bet, ja jūs esat atbildīgs par pulcēšanos, jūs vēlaties likties vissvarīgākais un izvairīties no ikviena laika tērēšanas ar neefektīvām sanāksmēm.
Grupas turēšanu uz ceļa var pateikt vieglāk, nekā izdarīt, taču ar pārdomātu plānošanu un dažu dienu stratēģiju jūs varēsit doties uz mērķtiecīgākām komandas sanāksmēm.
Sāciet ar plānu
Pirmais kontroles izveidošanas solis ir darba kārtības sagatavošana. Un es domāju labu, vecmodīgu, uzrakstītu darba kārtību, kuru pirms laika var nosūtīt apmeklētājiem (un pēc tam parādīt vai izdalīt sanāksmē kā draudzīgu atgādinājumu). Var likties pārāk acīmredzami, ka visu pierakstāt, bet, ticiet man, ka dažas detaļas uz papīra palīdzēs jums - un visiem pārējiem - pievērst uzmanību tam, kas patiesībā ir sapulce.
Sastādot savu plānu, padomājiet par galveno mērķi, kuru vēlaties sasniegt sanāksmē (piemēram, vai tā ir prāta vētra vai ir jāpabeidz daži galvenie darbības punkti)? Pēc tam strādājiet atpakaļ, lai noteiktu, kas jāapspriež, lai sasniegtu šo mērķi, kādi jautājumi ir jāatbild un kādi pienākumi ir jāpiešķir. Pārliecinieties, vai nevienam no šiem vaļīgajiem galiem nav vietas darba kārtībā, tāpēc visi zina, ko gaidīt pirms ierašanās.
Papildus šiem dienas kārtības jautājumiem padomājiet arī par cilvēkiem, kuri tos apmeklēs. Cik cilvēku būs? Vai viņi pazīst viens otru? Kādas ir viņu personības? Kas viņus parasti novērš? Tas palīdzēs jums izlemt, vai sesijas sākumā jums jāiegūst papildu laiks. Piemēram, ja jūs zināt, ka jūsu sapulces dalībnieki pirms darba sākšanas vēlēsies iesaistīties personīgās sarunās, ieplānojiet dažas minūtes laika, lai ikviens pirms darba sākšanas atbrīvotu pļāpāšanu no savām sistēmām.
Atvieglot fokusu
Nākamais solis ir izveidot tikšanās vietu, kas attur uzmanību no uzmanības novēršanas un pārtraukumiem. Sāciet ar fizisko telpu, pārliecinoties, ka telpa ir noslēgta no ārējiem trokšņiem un sarunām un vai tajā nav redzes traucējumu, piemēram, video ekrāna vai materiālu uz galda. Un tieši pirms sanāksmes sākuma novietojiet tālruni un aizveriet klēpjdatoru - tā ir smalka zīme citiem, ka viņiem vajadzētu rīkoties tāpat.
Pēc tam iestatiet produktivitātes pakāpi. Pārliecinieties, ka darba kārtība ir pieejama - vai nu ar drukātām kopijām, vai arī paceļot to uz ekrāna, un pārliecinieties, ka, pārņemot visus, atkārtojiet sanāksmes mērķus (piemēram, “Mēs šodien esam šeit, lai pabeigtu sīkāku informāciju līdzekļu vākšanas pasākumam. ”). Pārliecinieties arī cilvēkiem, kad sapulce ir paredzēta. Vienkārši sakot: “Es zinu, ka mums visiem ir daudz darāmā, tāpēc centīsimies noturēt to mazāk par 30 minūtēm”, atgādinās cilvēkiem, ka vēlaties efektīvu tikšanos tieši tāpat kā viņi.
Turklāt, ja jums ir papildu sanāksmju materiāli, loģistikas piezīme, izsūtiet tos, dodoties garām, nevis sesijas sākumā. Esmu dzirdējis, ka citi liek domāt, ka šī pieeja novērš uzmanību, bet esmu iemācījusies, ka lielākajai daļai cilvēku būs jālasa priekšā un nobraukt no sanāksmes, ja viņiem ir iespēja redzēt, kas notiks.
Grupas atgriešana
Skaidra darba kārtība un tīra tikšanās telpa ir tāls ceļš, lai lietas ritētu uz pareizā ceļa, taču neatkarīgi no tā, cik uzmanīgi plānojat tikšanos, uzmanības novēršana joprojām var notikt. Tajā spēlē pārejas māksla. Pirms došanās uz sapulci pārliecinieties, ka esat apbruņojies ar dažiem pieklājīgiem, tomēr efektīviem veidiem, kā novirzīt sarunu atpakaļ tur, kur vēlaties. Šeit ir daži no maniem favorītiem:
Aptiniet to
Tāpat kā laba eseja (jā, mēs tos visus atceramies), arī sapulcei vajadzētu būt apkopotai ar īsu kopsavilkumu. Skaidri norādiet, kas tika paveikts, un visus turpmākos uzdevumus, nākamos soļus vai atbildību. Tam nav jābūt detalizētam - patiesībā tam nevajadzētu ilgt vairāk kā minūti vai divas -, bet tas palīdz noliekt jūsu sapulci, lai pateiktu kaut ko līdzīgu: “Paldies visiem! Mēs esam guvuši lielus panākumus, noslēdzot pasākuma loģistiku. Emīlija sazināsies ar pasākuma koordinatoru ar šo informāciju, un es izsūtīšu e-pasta sarakstu ar visiem pēdējiem uzdevumiem. ”
Cīnīsimies pret to, ka, ieliekot mazā telpā daudz cilvēku, var būt grūti nodibināt un uzturēt kontroli. Dodoties nākamajā sanāksmē ar plānu, darba kārtību un dažām galvenajām nostādnēm, kā panākt, lai visi atkal nonāktu uz ceļa, var būt viss atšķirīgais.
Pastāsti mums! Kā jūs kontrolējat savas sanāksmes?
