E-pasta nosūtīšana ir vienkāršākā un vismazāk uzmācīgā metode pieprasījumu iesniegšanai komandās. Bet tas ir tieši tāpēc, ka e-pasts ir tik piepūles, ka tas var būt pilnīga laika izšķiešana. Neskaidra e-pasta izslēgšana, kurā saņēmējiem nav skaidri pateikts, kas viņiem būtu jādara vai kāpēc jūsu pieprasījums ir svarīgs, ikvienam radīs tikai vairāk darba.
Visefektīvākajos e-pasta ziņojumos tēma tiek apstrādāta tāpat kā zvanītāja ID un tiek izmantoti vārdi, kas nekavējoties nokļūst vietā.
Šeit ir daži vārda izvēles ieteikumi, ko nevajag darīt, un tas skaidri parādīs jūsu vēstījumu un neļaus jūsu kolēģus kaitināt (vai mulsināt):
1. Kad ir veicami uzdevumi
Neraksti: Utt
Rakstiet: šo, šo vai šos
Jūsu skolotājiem ģimnāzijā bija taisnība - esiet specifisks! Pat ja jūsu e-pasts seko nesenai sarunai vai sapulcei, iespējams, tas tiks iesniegts kā kaut kas darāms vēlāk. Kad jūsu saņēmējs būs gatavs to izlasīt, redzēsit “Personāla sanāksmes pēcpārbaude utt.”. Tā vietā skaidri norādiet, kas jums nepieciešams, un uzrakstiet: “Lūdzu, atrisiniet šos jautājumus no personāla sanāksmes” vai “Ziņojums, kas tika apspriests personāla sanāksmē.” Padomājiet par savu tēmu, piemēram, iepriekš uzrakstot uzdevumu saraksta vienumu, lai šajā lodziņā būtu viegli. lai saņemtu pārbaudi.
2. Kad jūs kopīgojat citu e-pastu
Nerakstiet: “FWD:”
Vai rakstīt: Palīdzība
Tas vienmēr liek man aizdomāties par 90. gadiem, kad bija ierasts redzēt e-pastus, kas notika šādi: “Fwd: fwd: fwd: fw: Nosūtiet šo 10 cilvēkiem, un šī būs jūsu laimīgā diena!” Ja vien jūs patiešām nezināt sūtāt ķēdes vēstules darbā (nopietni, neveiciet), jūs, iespējams, vienkārši dalāties ar kaut ko tādu, ko kāds cits ir uzrakstījis, ka vēlaties, lai jūsu līdzstrādnieks lasīs vai kaut ko darīs. Tādā gadījumā izsakiet viņai labvēlību un uzrakstiet “Vai jūs varētu man palīdzēt to atšifrēt?” Vai “Izskatās, ka klientam ir vajadzīga palīdzība.” Protams, iespējams, ka esat plānojis uzrakstīt šo ziņojumu e-pasta adresē, taču tēma ir daudz labāka vieta, ja vēlaties, lai to ātri pamanītu.
3. Kad jūs mēģināt būt personīgs
Neraksti: Ei
Vai raksti: tu
Nosūtīt “Hey” e-pasta tēmas rindiņā ir tas pats, kas nosūtīt īsziņu “Mums ir jārunā” draugam vai kādam citam, ar kuru jūs satiekaties. Nedari to! Jūs padarīsit saņēmēju aizdomīgu par to, kas notiks nākamreiz, un jūs, iespējams, kādu laiku gaidīsit atbildi, jo tā, iespējams, nekad netiks atvērta. Tā kā jums tiešām vajadzētu tērzēt par kaut ko personisku vai privātu, mēģiniet “Kad jums ir laiks 15 minūšu tērzēšanai?” Šī pieeja novērš malu un ļauj saņēmēja rokās izvēlēties laiku, kas der viņam. .
4. Kad jums to tagad vajag
Nerakstiet: Steidzami
Vai rakstīt: šodien
Kad laika ir maz un spiediens ir augsts, “steidzams” ir vārds, kas var izraisīt tikai paniku. Panika ir pēdējā lieta, kas būtu jāveic personai, kas atbildīga par uzdevumu. Ja jums ir pietiekami daudz laika, lai atpazītu vajadzību un nosūtītu e-pastu, jums ir arī laiks iepriekš brīdināt, ka “šodien tai jābūt jūsu pirmajai prioritātei.” Ja tas patiešām ir steidzami, veiciet telefona zvanu vai klātienes vizīti. tā vietā.
5. Un vēl viena prēmijas frāze
Visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi ir frāze, ko mēs visi sakām, lai izbeigtu mūsu e-pastus, bet to reti var izmantot, lai tieši uzrunātu mūsu kolēģus: “Paldies.” Īss, vienkāršs atzinības ziņojums būs tāls ceļš, lai stiprinātu saites starp jums. un jūsu komandas locekļi. Tajā teikts, ka jūs atzīstat viņu centienus un novērtējat viņu lomas. Un tas noteikti pārspēj uzticības kritumu.
