Jūs, iespējams, esat dzirdējis padomu, ka katrā sūtāmajā e-pastā jāietver skaidrs adresāta aicinājums rīkoties. Ir jēga - ja jums nekas nav vajadzīgs, lai jūs faktiski darītu ar šo e-pastu, vai tiešām jums tas būtu jāsūta?
Tomēr, skaidri norādot uz nepieciešamo, jūs varat justies arī nedaudz pretintuitīvs. Mēs nevēlamies šķist tvaicētāji, tāpēc mēs sūtām ziņojumus, kas ir tik pieklājīgi neskaidri, un tie galu galā ir pilnīgi neskaidri. Saņēmējs nokļūst līdz galam un domā: “Uhh, labi… Tagad ko?”
Atzīts par vainīgu? Jūs neesat viens, tāpēc esmu apkopojis šīs vienkāršās aicinājuma uz darbību veidnes, kuras varat kopēt, ielīmēt un izmantot savos e-pasta ziņojumos.
Daži aicinājumi rīkoties ir un ko nevajag
Pirms ķerties pie veidnēm, apskatīsim dažus labākos paņēmienus, kas jums jāpatur prātā, e-pasta ziņojumos izmantojot aicinājumus uz darbību.
Šis pirmais, ko jūs droši vien varētu redzēt nākam: Neesiet pārāk vispārīgs. Uzziniet vairāk par tieši to, kas jums vajadzīgs no šīs citas personas.
Nosūtot e-pastu ar pievienotu 80 lappušu atskaiti un vispārīgu pieprasījumu, piemēram, “Ei, vai jūs varat to apskatīt?”, Jūsu adresāts tikai apbēdinās - tas nozīmē, ka jūs, iespējams, nesaņemsit atbildi.
Tā vietā pajautājot kaut ko līdzīgu: “Vai jūs varētu ielūkoties 18. – 24. Lappusē un paziņot man, vai līdz trešdienai ir notikušas kādas izmaiņas?”, Sniedz skaidru un noderīgu norādījumu.
Pēc tam ar aicinājumu uz rīcību iekļaujiet termiņu. Es to saprotu - tas jums liek justies kā pūlim. Bet jūs droši vien zināt, cik kairinošs tas ir, kad kāds jums sūta kaut ko darīt, nenorādot, kad viņiem tas ir vajadzīgs. Novērsiet visas neskaidrības tieši pie sikspārņa, padarot skaidru laika grafiku.
Visbeidzot, neaizmirstiet pateikt “paldies” tūlīt pēc aicinājuma uz darbību. Jā, jūs vienlaikus varat būt gan taisns, gan žēlīgs, un, to darot, tas arī atvieglos jūsu nervus par to, ka jūs esat tik savlaicīgi par nepieciešamo.
Sapratu? Lieliski! Iepazīsimies ar aicinājumiem uz darbību, kurus varat kopēt un ielīmēt dažos izplatītos e-pasta scenārijos.
Aicinājums darbībai Nr. 1, kad jums ir nepieciešams uzdots jautājums
Veidne: Vai varat man paziņot? Man vajadzīga atbilde, lai. Paldies!
Piemērs: vai varat man paziņot, vai klients vēl ir atbildējis ar atsauksmēm? Man ir vajadzīga atbilde līdz piektdienai, lai pabeigtu šo darījumu. Paldies!
Aicinājums darbībai Nr. 2, kad par kaut ko jums ir nepieciešama atsauksme
Veidne: Lūdzu, iesūtiet savas atsauksmes, izmantojot ne vēlāk kā. Liels paldies!
Piemērs: lūdzu, iesniedziet atsauksmes par šīs prezentācijas 10.-20. Slaidiem, izmantojot Google dokumentu, ar kuru es piesaistīju šo e-pastu, ne vēlāk kā līdz darba beigām 30. novembrī. Paldies!
Aicinājums darbībai # 3, kad jums jāapstiprina sapulce
Veidne: vai mēs varam satikties, lai apspriestu? Lūdzu, dariet man zināmu, vai tas jums noder. Paldies!
Piemērs: vai mēs varam tikties ceturtdien plkst. 10:00, lai apspriestu vietnes pārveidi? Lūdzu, dariet man zināmu līdz rītdienai, ja tas jums noderēs. Paldies!
Aicinājums darbībai Nr. 4, kad jūs sūtāt atjauninājumu vai resursu
Veidne: Lūdzu, pārskatiet iepriekš un sazinieties ar mani tieši, ja jums ir kādi jautājumi. Liels paldies!
Piemērs: lūdzu, pirms mūsu komandas sanāksmes pārskatiet pievienoto ziņojumu, izceļot šī mēneša satiksmes numurus, un sazinieties ar mani tieši, ja jums ir kādi jautājumi. Liels paldies!
Aicinājums darbībai # 5, kad jums vienkārši nepieciešama atbilde
Veidne: Lūdzu, atbildiet uz šo e-pastu ar. Ja līdz tam brīdim es nedzirdu no jums, es to darīšu. Paldies!
Piemērs: Lūdzu, atbildiet uz šo e-pastu ar savu RSVP līdz otrdienai. Ja līdz tam brīdim es no jums nedzirdēšu, pieņemšu, ka jūs neapmeklējat pusdienas. Paldies!
Es zinu, cik dīvaini tas var šķist tik skaidri izteikts par to, kas jums nepieciešams jūsu e-pastā. Bet, ja nopietni, neliecieties panikā.
Atcerieties, ka šis skaidrības līmenis patiesībā palīdz adresātam. Jūs ietaupāt viņiem soļus un veicat papildu darbu, lai izsekotu to, kas jums nepieciešams. Un, kaut arī tas šķiet pārāk pārliecinošs, es apsolu, ka vairums cilvēku novērtēs (un varbūt pat mācīsies no!) Faktu, ka jūs esat tik tiešs un caurspīdīgs.
