Jūs skrējat no sapulces uz sapulci. Jūsu iesūtne ir piepildīta ar spārēm (un jūs gatavojaties to darīt). Jūs katru dienu pavadāt stundas un stundas, un joprojām nejūtaties kā izdarīto darbu sarakstā esat ielicis bedri.
Mēs saprotam. Mēs tur esam bijuši. Un mēs zinām, ka dienā vienkārši nebūs pietiekami daudz stundu. Tātad, mēs esam izveidojuši sarakstu ar galīgākajiem produktivitātes padomiem, kas palīdz maksimāli izmantot mūsu laiku.
Sākot no uzbrukuma plānošanas dienā un beidzot ar e-pasta saņemšanu, līdz novēršot uzmanību, kas vienmēr parādās, mēs palīdzēsim jums visu izdarīt pēc iespējas efektīvāk, lai jums beidzot būtu laiks citām lietām (piemēram, jūs zināt, gulēt).
Plānojot savus uzdevumus
- Nepārvērtējiet to lietu skaitu, kuras varat paveikt vienā dienā. Tā vietā, lai izveidotu apjomīgu uzdevumu sarakstu (un sajustu neapmierinātību, kad to nepabeidzat), izmēģiniet mūsu 1-3-5 uzdevumu sarakstu: plānojiet iegūt vienu lielu uzdevumu, trīs vidēja lieluma uzdevumus un piecus mazi uzdevumi, kas tiek veikti katru dienu.
- “Ja kaut ko jau esmu pabeidzis, es to pierakstu un pārbaudu, vai tas nav no saraksta. Vienmēr ir labi redzēt, kā kaut kas tiek darīts. ” Maikls Pegss, @michaelpeggs
- Mēģiniet piesaistīt emocijas saviem uzdevumiem: Atgādinot sev, ka liela klienta solījuma pabeigšana liks jums justies kā “triumfējošam” vai nodokļu deklarācijas iesaiņošana sniegs jums “milzīgu atvieglojumu”, iespējams, tikai stimuls, kas jums jāiegūst, izmantojot to.
- Nekad savā sarakstā neiekļaujiet milzīgu projektu kā tikai vienu veicamo darbu. Tā vietā sadaliet to mazākos uzdevumos, lai palīdzētu jums turpināt ceļu uz mērķa sasniegšanu.
- “Pateicoties Evernote, mana organizatoriskā sistēma ir pārvērtusies no sarežģītā piezīmju grāmatiņu lapu, piezīmju lapiņu un teksta rediģēšanas failu sajaukšanas uz cieši austas, integrētas Evernote sistēmas, kas tiek sinhronizēta manā klēpjdatorā, mobilajā tālrunī un planšetdatorā. Sākot no klienta piezīmēm līdz emuāru projektiem un beidzot ar runas skriptiem, tas viss ir klāt. ” Maikls Terrels, @michaelterrell
- Domājot par visām lietām, kas jums jādara, gan darbā, gan dzīvē, apsveriet, kādus uzdevumus jūs varat noņemt no sava šķīvja, tos uzticot ārpakalpojumiem.
- Vispirms dariet visu, ko vēlaties darīt vismazāk. Tas mudinās jūs to paveikt ātrāk, lai jūs varētu tikt galā ar uzdevumiem, kas jums patīk vairāk, padarot pārējo dienu nedaudz labāku.
- Izpildiet vienu nozīmīgu uzdevumu pirms pusdienām. Ja agri noņemat vienu lielu lietu, jūs varat veikt atjaunojošu pusdienu pārtraukumu un sākt pēcpusdienu svaigā veidā, nejūtot paniku par tik milzīgo darāmo darbu jūsu sarakstā.
- “Katru svētdienu es izveidoju sarakstu ar to, kas man šajā nedēļā jādara. Es bloķēju dienu, lai lietas sakārtotu. Es saglabāju katras darba dienas pēdējās 30 minūtes, lai izveidotu nākamās dienas plānu ar trim prioritāriem uzdevumiem. Pēdējās 30 minūtes es izmantoju arī uzdevumu slēgšanai un e-pasta pārbaudei. Tas agros rītos padara tik daudz vieglāku! ” Anna Runyan, @classycareer
- Tur ir ļoti daudz uzdevumu pārvaldības sistēmu, tāpēc galu galā ir jāatrod tas, kas jums noder, un pieturieties pie tā. Pastāvīgi izmēģinot jaunas sistēmas, ilgtermiņā būs jūsu laika izšķiešana, tāpēc pavadiet mēnesi eksperimentējot un pēc tam apņemieties. Padoms: Jūsu galvenā sistēma var būt vairāku kombinācija!
Darījumi ar e-pastu
- Pārbaudiet e-pastu tikai noteiktos laikos dienas laikā un mēģiniet to ierobežot tikai 4-5 reizes dienā. Ja jums gandrīz nav tik daudz paškontroles, izmantojiet tādu rīku kā Iesūtnes pauze, lai e-pasti netiktu parādīti iesūtnē, līdz neesat gatavs tiem.
- Ja e-pasts tiešām jūs nomāc, izmēģiniet Time Management Ninja sistēmu, lai to pārbaudītu tikai divas reizes dienā.
- Nepieciešams steigā atbildēt uz e-pastiem? Lapas apakšdaļā pievienojiet izcilu parakstu “Nosūtīts no mana iPhone”, pat ja e-pasta ziņojumi tiek sūtīti no datora. Lai gan jums to nevajadzētu darīt visu laiku, tas ir ātrs veids, kā izspiest dažas viena teikuma atbildes, nedomājot par to, ka esat rupjš.
- Piekļūstiet saviem e-pasta ziņojumiem, cik ilgi jums vajadzēs atbildēt uz tiem. Ja atbildēšana prasīs mazāk nekā trīs minūtes, vienkārši dariet to tūlīt. Ja tas prasīs vairāk nekā, atlieciet to malā. Un tad, kad jums ir liels laika sprīdis, vispirms jārisina tiem.
- Jo ātrāk jūs atbildēsit, jo īsāka būs jūsu atbilde, un jo mazāk laika būs jātērē ar skaidrojumiem “Atvainojiet par novēloto atbildi”. Tātad, ja jūs nevarat atbildēt uz e-pastu 48 stundu laikā, vismaz atbildiet ar ātru atbildi “Es to drīz atradīšu!”
- Reizi ceturksnī veiciet masveida iesūtnes tīrīšanu un arhivējiet visus ziņojumus, kas vecāki par diviem līdz trim mēnešiem. (Ja nopietni, atbildēt uz viņiem šajā brīdī būtu vienkārši neērti.) Tā kā e-pasta ziņojumi, kurus abonējat, tiek iesūtīti iesūtnē, pieņemiet tūlītēju lēmumu par to, vai jūs tos tiešām lasāt vai jums vajadzētu atteikties no abonēšanas.
- “Izvairieties vispirms pārbaudīt e-pastu no rīta. Pārāk viegli tiek novērsts, reaģējot uz ziņojumiem. Es gaidu, līdz es pabeigšu dažus no prioritārajiem vienumiem manā uzdevumu sarakstā, es varu pievērst lielāku uzmanību e-pastiem, un es jūtu, ka esmu paveicis arī savu darbu. ” Hanna Morgan, @careersherpa
- Izmantojiet konservētas atbildes, lai izvairītos no vienas un tās pašas lietas atkārtotas rakstīšanas. Par katru e-pastu, ko regulāri sūtāt, vai pat tikai par e-pasta daļu, piemēram, iesaiņojuma rindkopu, izveidojiet konservētu atbildi, kuru varat ievietot jebkurā laikā. Nekad neesat dzirdējis par atbildēm? Uzziniet vairāk šeit
- Iestatiet automātiskos filtrus, lai e-pastus nekavējoties izvilktu no iesūtnes un labajā mapē. (Šī ir lieliska iespēja tādām lietām kā biļeteni, pie kuriem vēlaties atgriezties savā laikā.)
- Izmantojiet Bumerangu, lai e-pastus izvilktu no iesūtnes, līdz esat gatavs rīkoties ar tiem. Tas ir noderīgi divu iemeslu dēļ: pirmkārt, tas padara ziņojumu neredzamu un no prāta, dodot jums vietu domāt par citām lietām. Otrkārt, tas automātiski jums vēlāk atgādina par e-pastu, dodot jums vēl vienu uzdevumu, kas jāuztraucas par izsekošanu.
- Vai vēlaties iesūtnē saņemt mazāk e-pasta ziņojumu? Mēģiniet izveidot automātisko atbildētāju ar atbildēm uz bieži uzdotajiem jautājumiem. Ja iespējams, vienmēr atbildiet uz e-pasta ziņojumiem ar paziņojumiem, nevis jautājumiem, lai izvairītos no pārāk daudz turp un atpakaļ.
Sanāksmju vadīšana
-
Neplānojiet vairāk laika, nekā nepieciešams. Lielākā daļa sanāksmju tiek plānotas pilnu stundu, kad tām jābūt ne vairāk kā 20 minūtēm, 30 minūtēm vai 45 minūtēm.
-
Neplānojiet “atjaunināšanas sanāksmes” - atjauninājumu saņemšana gandrīz vienmēr var notikt pa e-pastu. Ja sapulces mērķis nav ne pieņemt lēmumu, ne arī pabeigt kādu darbību kopā, atceliet to (vai arī labi ierosiniet savam priekšniekam, ka tas varētu nebūt vajadzīgs).
-
Grupējiet savas sanāksmes savstarpēji, lai izvairītos no pārāk bieži pārslēgšanās no sapulces režīma uz darba režīmu vai jātiek galā ar neērtu laiku starp sanāksmēm, kurās jūtaties kā neko nevarat paveikt. Vēl labāk, ieplānojiet dienu, kurā nav sanāksmju, lai jums būtu vismaz viena diena, kad jūs patiešām varētu ienirt koncentrētā darbā.
-
Ja jūs satiekaties ar kādu personu ārpus biroja, padomājiet par to, vai tiešām jums ir jāsatiekas klātienē. Vai jūsu mērķi varētu sasniegt ar tālruņa zvanu vai video konferenci?
-
Esi neticami aktīvs, turpinot sanāksmes. Nosūtiet visiem katras sanāksmes darba kārtību un, ja saruna vairs nav tēma, nebaidieties to atjaunot. Vienkāršs: “Paredzēsim laiku vēlāk, lai apspriestu to vēlāk, ja tas ir noderīgi, jo mums ir atlikušas tikai 10 minūtes, ”Darbojas perfekti.
-
Vai ir notikusi tikšanās ar tālruni? Slepeni tiecaties saglabāt to līdz 19 minūtēm. Tas palīdzēs jums minimizēt draudzīgu tērzēšanu un nokļūt tieši uz vietas. Un, ja saruna turpinās un turpinās, dodiet labu attaisnojumu tam, kāpēc jums ir jāatsakās (piemēram, uz cietas pieturas vai mirstoša telefona).
Apgūt laika vadību
- Veidojiet savu grafiku, ņemot vērā vislabāko laiku, lai paveiktu lietas. Vai zināt, ka no rītiem esat uz vietas? Atvēliet šo laiku mērķtiecīgam darbam un mēģiniet to sargāt no sapulcēm vai uzmanības novēršanas. Vai vienmēr triecaties ap pulksten 15:00? Katru dienu šeit plānojiet stundu bezdomu uzdevumiem.
- “Nenovērtējiet par mazu laika sprīdi, lai visu paveiktu. Tā vietā, lai tērētu 15 minūtes starp sanāksmēm, nāciet klajā ar nelielu uzdevumu sarakstu, kurus varat izsist 15, 10 vai pat piecās minūtēs: atbildiet uz e-pasta ziņojumiem, sazinieties ar kontaktpersonu un paņemiet kādu nozares lasījumu. ” Ātrais uzņēmums
- Vai nezināt, kurp dodas viss jūsu dārgais laiks? Izmantojiet izsekotāju, piemēram, Rescue Time vai Toggl, lai saglabātu cilnes par to, ko jūs darāt visu dienu. Nedēļas vai divu laikā jūs iegūsit izpratni par laika vainīgajiem vainīgajiem un varēsit plānot savu uzbrukumu, kā no tiem atbrīvoties.
- Jums nevajadzētu strādāt visu nedēļas nogali, bet mēģiniet atrast pāris stundas, lai iztīrītu iesūtni, izspēlētu mazākus, prātīgus uzdevumus un sāktu darbu pie visiem gaidāmajiem projektiem. To darot, svētdienas vakaros skatoties filmu, var būt lielisks veids, kā to panākt, nejūtot, ka darāt pārāk daudz darba.
- Izmantojiet termiņus un laika ierobežojumus savā labā. Pat ja jums tehniski nav noteikta uzdevuma izpildes termiņa, nosakiet to sev. Zinot, ka kaut ko paveikt jums ir tikai divas stundas, palīdzēsit netērēt stundu internetā.
- Tas izklausās nelietderīgi, taču noteikti plānojiet daudz pārtraukumu visas dienas garumā. Mēs esam visproduktīvākie, ja mums ir koncentrēts darbs, kam seko īsi pārtraukumi. Mēģiniet izmantot tiešsaistes taimeri, lai atgādinātu sev piecelties no galda, paķert uzkodu vai nedaudz ūdens vai dažas minūtes tērzēt ar līdzstrādnieku pirms atgriešanās pie slīpēšanas akmens.
- Budžets ierobežots laiks jūsu iecienītāko uzmanības novēršanai. Zinot, ka pēc pāris stundu darba jūs varēsit pavadīt 10 minūtes Instagram, tas palīdzēs jums tagad nelietderīgi tērēt laiku. Turklāt, ja to izmantojat kā atlīdzību par smaga darba veikšanu, jūs varat saglabāt motivāciju.
- “Ja jums rodas problēmas uzsākt projektu, lieciet sākt ar domuzīmi. Citiem vārdiem sakot, iestatiet noteiktu laika periodu vai noteiktu darba apjomu pie projekta, kas jums jāpaveic, pirms pāriet uz kaut ko citu. ” 43 Mapes
- “Vienmēr veiciet rezerves uzdevumus. Ir reizes, kad dzīve mēģinās novirzīt jūsu produktivitāti no sliedēm: Cilvēks, ar kuru jārunā, nav pieejams, internets nav pieejams vai jūs vienkārši nevarat koncentrēties uz konkrēto uzdevumu. Vienmēr ir citas iespējas, lai jūs varētu kaut ko paveikt, pat ja nevarat pabeigt savu galveno uzdevumu. ” Laika pārvaldības ninja
Traucējumu novēršana
- “Es izslēdzu datoru un atstāju tālruni nepāra vietās, kas neļauj man to nekavējoties atrast. Tas nodrošina, ka esmu atvienots un pilnībā esmu klāt. Un patiesība ir tāda, ka es zinu, ka manām smadzenēm ir nepieciešams pārtraukums, pretējā gadījumā cietīs mans bizness. ” Christie Mims, @revolutionsclub
- Nepieciešama ātra labošana, lai kolēģi nenovirzītu jūs no uzmanības? Uznirst austiņās. Tas nav drošs par muļķiem, taču cilvēki daudz mazāk vēlas vērsties pie jums ar jautājumu, kas nav steidzams, vai tenkas, ja izskatās, ka esat pieslēgts un veicat uzdevumus.
- Paklupot interesantos rakstos, neļaujiet tos lasīt tagad jūsu produktivitātei. Tā vietā izmantojiet tādus pakalpojumus kā Pocket vai Instapaper, lai tos saglabātu, lai lasītu vēlāk, kad jums ir vairāk laika (piemēram, varbūt braucot uz darbu un atpakaļ).
- Katru nedēļu norādiet brīvus laikus bez interneta. Kaut arī liela daļa mūsu darba paļaujas uz internetu, joprojām ir lietas, kas mums jādara bez tā, un tie bieži ir koncentrēti uzdevumi, no kuriem mēs visvairāk izvairāmies. Katru nedēļu izslēdziet savu Wi-Fi uz pāris stundām, lai ienirtos šajos uzdevumos.
- Esiet agresīvs attiecībā uz to, kā darbā izmantojat sociālos medijus. Ideālā gadījumā jums to nevajadzētu izmantot vispār. Ja jums tas jādara, ierobežojiet to līdz norādītajam “uzmanības novēršanas laikam” un atspējojiet automātisko pieteikšanos, lai jums būtu barjera katru reizi, kad uznirstat uz Facebook. Jābūt agresīvam? Izmēģiniet tādu lietotni kā SelfControl, lai darba laikā bloķētu piekļuvi.
- Beidziet mēģināt veikt daudzuzdevumus! Mēs patiešām neesam tam būvēti, un, lai arī varētu šķist, ka jūs esat paveicis vairāk, viss galu galā prasīs ilgāku laiku. Ja jums tas ir grūti, pavadiet nedēļu vai divas agresīvi, veicot daudzuzdevumus.
- “Tieši tāpat kā vairākuzdevumu veikšana, juceklis pārslogo jūsu sajūtas un apgrūtina lietu padarīšanu. Tātad, ja jums rodas grūtības fokusēties, paskatieties uz savu galdu (un datora darbvirsmu), lai redzētu, vai kāds no viņiem nav mazliet sakopjams . ” Ooomf
- Jūtieties brīvi izslēgt sevi no kolēģiem, kad jums nepieciešams koncentrēts laiks. Ja izmantojat iekšējo tērzēšanas sistēmu, ielieciet ziņojumu “Neiztraucieties”, ļaujot cilvēkiem zināt, ka jūs kaut ko strādājat un kad jūs atkal būsit pieejams. Un ja jums ir faktisks birojs ar durvīm? Aizveriet to ar jauku piezīmi priekšpusē, kas izskaidro to pašu.
- Lai maksimāli pievērstos uzmanībai, pārliecinieties, ka neviena no jūsu ierīcēm nav iestatīta, lai jūs piesprauž, kad tiek parādīti jauni ziņojumi. Pat kaut kas tik mazs, kā zvana signāls no tālruņa, var būt pietiekams, lai sagrautu produktīvu plūsmu.
