Ātrais jautājums: vai jūs sajūsmā, kad kalendārā parādās uzaicinājums uz sapulci? Es uzminēšu, ka atbilde ir nē. Un tomēr biežas, dažreiz pat katru dienu, tikšanās ir daudzu uzņēmumu kultūras sastāvdaļa.
Es domāju, ka lielākoties personāla sanāksmes ir laika izšķiešana. Protams, es saprotu, ka dažkārt ir nepieciešama tikšanās ar visām rokām. Bet lielākoties ir arī citi, efektīvāki veidi, kā noturēt ikvienu jūsu uzņēmumā vai departamentā, lai ātri reaģētu uz notiekošo birojā.
Šeit ir četras lietas, kas jāņem vērā nākamreiz, kad domājat plānot sanāksmi.
1. Pārtraukumi ir produktivitātes (un potenciāli peļņas) slepkavas
Kad es izdarīju zināmu matemātiku un sapratu, ka vienas stundas tikšanās ar 17 cilvēkiem (ShortStack personāla lielums, ieskaitot mūsu attālinātos darbiniekus, kuri pievienojas mums caur Google+ Hangouts) ir patiešām 17 stundu ilga tikšanās, es nekavējoties ierosināju samaziniet mūsu darbinieku tikšanos uz katru otro nedēļu.
Ja vēlaties motivāciju samazināt laiku, ko jūs un jūsu darbinieki pavadāt sanāksmēs, apskatiet MeetingCalc. Pieslēdzot komandas vidējo algu, kā arī sapulces dalībnieku skaitu un redzot pavadītā laika izmaksas, ir ļoti lielas iespējas, ka arī jūs veiksit dažas izmaiņas. Iedomājieties, ka vienas stundas tikšanās ar 17 darbiniekiem, kuri gadā vidēji nopelna 40 000 USD, maksā 232, 88 USD. Ja jūs satiekaties katru dienu vai pat tikai pāris reizes nedēļā, šī cena palielinās ātri.
2. Tērzēšana ir efektīvs veids, kā iegūt daudz jaunumu - ātrāk
Vietnē ShortStack mēs izmantojam ziņojumapmaiņas lietotni ar nosaukumu Slack. Katram ir savs konts, kuru var izmantot personiskai saziņai starp darbiniekiem, un tad ir kanāli, kuros ietilpst visi noteiktu departamentu locekļi.
Piemēram, mums ir “vispārīgs” kanāls, kurā tiek parādītas ziņas, kas ietekmē visus; “attīstības” kanāls, kurā dev komandas locekļi, kurā ietilpst daži attālināti darbinieki, dalās ar jaunumiem par tehniskām izmaiņām un “atbalsta” kanāls tērzēšanai par klientu apkalpošanas jautājumiem.
Un bieži sapulču vietā mēs izmantojam slīdēšanu. Piemēram, mēs nesen pārveidojām savu emuāru, un tas bija diezgan liels projekts. Dažiem uzņēmumiem var šķist, ka ir nepieciešams rīkot sapulci, lai izdarītu šādu paziņojumu. Tomēr šis bija īstais laiks, lai izmantotu mūsu “vispārīgo” tērzēšanas istabu. Mēs izlikām piezīmi, ka jaunais emuārs ir izveidots un darbojas, un ieteica visiem to pārbaudīt. Ja šīs būtu lielākas izmaiņas, teiksim, platformas maiņa, kurai bija nepieciešama demonstrācija, mums būtu bijusi ātra darbinieku sapulce. Bet tā kā visa komanda varēja pārbaudīt savu laiku, mēs izvēlējāmies pieturēties pie tērzēšanas istabas.
(Ak, un mums ir arī “nejaušs” kanāls, kurā mēs dalāmies lietās, kurām nav nekā kopīga ar darbu: stulbu cilvēku triku video, svarīgas ziņas par Džeja Z un Bejonsē laulības stāvokli, un, protams, kaķu memes .)
3. Ir arī citi veidi, kā satikties
Daži ShortStack attīstības komandas locekļi kopā pastaigājas katru pēcpusdienu aptuveni plkst. 15:00. Jā, tehniski viņi piedalās sanāksmē, pārrunājot dažādu projektu gaitu, pie kuriem viņi strādā, taču tā šķiet savādāka nekā tipiska biroja sanāksme. Es zinu, ka vingrinājumi man asinis plūst un liek man domāt labāk, tāpēc es pilnībā atbalstu šīs pēcpusdienas pastaigas un sarunas.
Turklāt nav nekas neparasts, ka izstrādes komanda strādā pie projektiem, kuros nav iesaistīts pārējais birojs. Viņu pēcpusdienas pastaigas ir ideāls laiks, lai tērzētu par šiem projektiem un organizētu sava veida “personāla sanāksmes”, neizmantojot visu pārējo darbinieku laiku kaut kam, kas viņus varētu neietekmēt vai iesaistīt.
Esmu lasījis arī pētījumus, kas parāda, ka pastaigas pa kājām palielina radošo domāšanu, ko visi varētu izmantot mazliet vairāk. Esmu lasījis, ka pastaigas grupā liek cilvēkiem justies vairāk sadarbības, jo viņi visi burtiski pārvietojas vienā virzienā, nevis sēž ap galdu. (Plašāk par pastaigu sanāksmju priekšrocībām šeit.)
4. Katra sanāksme jāplāno, ņemot vērā produktivitāti
Ir laiks un vieta lielākām darbinieku sapulcēm. Bet, kad pienāks šis laiks, jums jāpārliecinās, lai pēc iespējas mazāk izmantotu, izmantojot darba kārtību un, iespējams, pat skaidri formulētus mērķus. Vietnē ShortStack mūsu biroja asistents dažas dienas pirms mūsu iknedēļas sanāksmēm izsūta e-pastu, lūdzot iekļaut darba kārtības jautājumus. Tad mums ir viena persona no katras nodaļas, kas sniedz ātru - apmēram trīs minūtes - jaunumus par notiekošo satura / PR, pārdošanas, klientu atbalsta, attīstības un citās nodaļās. Tas ir, kad es arī atjaunoju “biznesa stāvokli” un iesniedzu plašus savus pieprasījumus. Lielākajā daļā nedēļu mūsu darbinieku tikšanās ilgst apmēram 40 minūtes, maksimāli.
Šīs sanāksmes notika katru nedēļu un ilga ilgāk, kopš katrs cilvēks sniedza savu jaunumu. Tā kā mēs samazinājām biežumu un garumu, es esmu arī pamanījis, ka mums ir vairāk ekspromtu sanāksmju starp mazākām grupām. Tas, šķiet, liek personālam justies lielākiem, lai kārtotu svarīgās un savlaicīgās lietas, un tad viņi dalās ar jaunumiem lielākajā sanāksmē.
Man ir interese uzzināt, ko jūs visi domājat par sanāksmēm? Jā vai nē? Produktīvs vai laika izšķiešana? Ja jūs neesat ventilators, ko jūs darāt tā vietā?
