Pareizi rīkojoties, virtuālās video sapulces - īpaši Google Hangouts - var sapulcināt attālas komandas, pārliecināties, ka visi atrodas vienā lapā, un ļaut visiem iesaistīties bez blāvas konferenču zāles atmosfēras (kam nepatīk atvēsināšanās uz dīvāna uz tikšanos?).
Bet kad izdarīts nepareizi? Google Hangouts var būt milzīga laika tērēšana, nemaz nerunājot par ārkārtīgi traucējošiem un neveikliem (15 sekunžu pauzes nekad nav jautras).
Vai vēlaties izveidot efektīvu un veiksmīgu Google Hangout sesiju, kas nemudina visus? Šeit ir dažas galvenās lietas, kas jāpatur prātā.
1. Plānojiet tāpat kā jūs uz jebkuru citu tikšanos
Kopumā tas, ka jums nav fiziski jābūt birojā, lai tiktos, nenozīmē, ka varat nedaudz atbrīvoties no sagatavošanās darbiem. Galu galā jūs joprojām vēlaties, lai jūsu tikšanās noritētu pēc iespējas ātrāk (un sāpīgi).
Nozīme: sastādiet spēles plānu. Ja vadāt Hangout sesiju, iepriekš visiem nosūtiet īsu darba kārtību, lai viņi zinātu, ko gaidīt un ko sagatavot. Ja jūs nevadāt sapulci, iesakiet personai, kas to rīkojas, nosūtīt īsu e-pastu ar galvenajiem sarunu punktiem. Es reiz sēdēju virtuālā sanāksmē, kurā persona, kas to vadīja, aizmirsa pateikt citam darbiniekam, lai iepriekš atrastu konkrētu (un būtisku) dokumentu, tāpēc šī persona sanāksmes laikā 20 minūtes pavadīja, meklējot to iesūtnē. Cue pārējie neveikli sēž pie mūsu datoriem, nezinot, ko darīt.
Bet jūs varat viegli izvairīties no izšķērdētā laika, pārliecinoties, ka visi zina, kas viņiem būtu “jānes” sev līdzi pirms laika, un ir gatavs piedalīties, tiklīdz viņi pierakstās.
Neliels padoms: izmantojiet Google Hangout tērzēšanas funkciju ekrāna labajā pusē, lai ātri pierakstītu darba kārtību, uz kuru ikviens var atsaukties. Tam nav jābūt detalizētam, taču tas var darboties kā norāde, lai saglabātu visus uz ceļa un koncentrētos.
2. Iepriekš pārrunājiet formātu
Google Hangouts var būt daudz neērtāks nekā klātienes tikšanās. Kad jūs un daudz cilvēku fiziski sēžat istabā, ir viegli paņemt ķermeņa norādes, lai noskaidrotu, kurš runās nākamais vai kāda ir vispārējā sanāksmes sajūta. Bet, kad jūs sēdējat pie datora ekrāna un nevarat redzēt neko citu kā tikai cilvēka seju? Tas ir diezgan nedaudz grūtāk.
Atkal daudz neērtības var mazināt, ja visi iepriekš zina tikšanās formātu. Vai viens cilvēks runās daudz vairāk nekā visi pārējie? Palūdziet citus sapulces dalībniekus ierasties Hangout sesijā ar izslēgtiem mikrofoniem. Vai sesija ir apaļā galda prāta vētra? Ļaujiet cilvēkiem uzzināt, kādā secībā viņiem tiks lūgts uzrādīt, lai jums nebūtu jāsaskaras ar visiem, kas runā viens ar otru, vai arī ar garajām, neērtajām “Tātad - kurš grib iet tālāk?” Pauzēm. (Tie ir vissliktākie.)
3. Izmantojiet Google Hangout Apps
Daudzi cilvēki nezina, ka sapulcē pāris ikonas var būt dzīvības glābējs, it īpaši, ja jūs mēģināt panākt, lai tas notiktu pēc iespējas ātrāk.
Vai redzat šo mazo mikrofona ikonu? Tā ir skaņas izslēgšanas poga. Izmantojiet to, ja apkārtne ir trokšņaina vai ja jūs kaut ko rakstāt, kamēr citi runā. Tā ir lieliska pieklājība no citiem cilvēkiem jūsu Hangout sesijā.
Turklāt, ja jūs piedalāties sanāksmē, kurā visi mēģināt vienlaikus apskatīt dokumentu vai tīmekļa lapu, izmantojiet Google Hangout ekrāna tveršanas iespēju. Esmu bijis pārāk daudzās Google Hangouts sesijās, kur ļoti daudz cilvēku visi mēģina uzlūkot vienu un to pašu tīmekļa lapu uz saviem datoriem (un tādējādi faktiski nepievērš uzmanību Hangout sesijai), un šajās situācijās tā ir nelaime.
Google ir arī daudz citu lietotņu, kas īpaši paredzētas Hangout sesijai, tāpēc pārliecinieties, ka jūs apskatīt un redzēt, kas vislabāk varētu darboties jūsu komandai. Sākot no virtuālās tāfeles, ko jūsu kolēģi var izmantot prāta vētru sesijai, līdz dīvainai mazai lietotnei, kas ikvienam dod ūsas un smieklīgas cepures, jūs varat atrast visu nepieciešamo, lai Hangout sesija būtu produktīvāka un jautrāka.
Kopumā Google Hangout sanāksmes var būt tikpat efektīvas (ja ne pat vairāk) nekā klātienes tikšanās; viņi vienkārši veic nelielu praksi un plānošanu iepriekš. Bet, ja jūs varat panākt, lai visi tajā pašā lapā nonāktu, tā būs vienmērīga, neērta.
