Reizēm mums jāseko līdzi informācijai, un laba vieta tam ir Excel datu bāzes failā. Neatkarīgi no tā, vai tas ir personiskais tālruņu numuru saraksts, organizācijas vai komandas dalībnieku kontaktu saraksts vai monētu, karšu vai grāmatu kolekcija, Excel datubāzes fails ļauj viegli ievadīt, saglabāt un atrast konkrētu informāciju.
Microsoft Excel ir iebūvēti rīki, kas palīdz jums izsekot datiem un atrast konkrētu informāciju, ja vēlaties. Tāpat kā ar simtiem kolonnu un tūkstošiem rindu, Excel izklājlapa var saturēt milzīgu datu apjomu.
Datu ievadīšana
Pamatformāts datu glabāšanai Excel datubāzē ir tabula.
Kad tabula ir izveidota, Excel datu rīkus var izmantot, lai meklētu, kārtotu un filtrētu ierakstus datu bāzē, lai atrastu konkrētu informāciju.
Lai sekotu kopā ar šo pamācību, ievadiet datus, kā tas ir redzams attēlā iepriekš.
Ātri ievadiet studenta ID:
- Ievadiet pirmos divus ID - ST348-245 un ST348-246 šūnās A5 un A6 attiecīgi.
- Iezīmējiet divus ID, lai tos atlasītu.
- Noklikšķiniet uz aizpildiet rokturi un velciet to uz leju, lai šūna A13.
- Pārējie Studentu ID jāievada pareizajās šūnās no A6 līdz A13.
Datu ievadīšana pareizi
Ievadot datus, ir svarīgi nodrošināt, ka tas ir pareizi ievadīts. Izņemot 2.rindu starp izklājlapas nosaukumu un sleju virsrakstiem, neievērojot citas tukšās rindas, ievadot datus. Tāpat pārliecinieties, ka jūs neatstājat nevienu tukšo šūnu.
Datu kļūdas, ko izraisa nepareiza datu ievadīšana, rada daudzas ar datu pārvaldību saistītas problēmas. Ja dati sākumā tiek pareizi ievadīti, programma visticamāk atgriezīsies uz vēlamajiem rezultātiem.
Rindas ir ieraksti
Katra atsevišķā datu rinda datubāzē ir pazīstama kā ieraksts. Ievadot ierakstus, ievērojiet šīs pamatnostādnes:
- Atstājiet tukšās rindas izveidotajā tabulā. Tas iekļauj NAV atstājot tukšu rindu starp kolonnu virsrakstiem un pirmo datu rindu.
- Ieraksts var saturēt datus tikai par vienu konkrētu vienumu.
- Ierakstā jāiekļauj visi dati no datubāzes par šo vienumu. Nevar būt informācija par vienumu vairāk nekā vienā rindā.
Kolonnas ir lauki
Lai gan rindas Excel datubāzē sauc par ierakstiem, kolonnas tiek sauktas par lauki. Katrai kolonnai ir vajadzīga virsraksts, lai identificētu tajā ietvertos datus. Šīs pozīcijas sauc par lauku nosaukumiem.
- Lauka nosaukumi tiek izmantoti, lai nodrošinātu, ka dati par katru ierakstu tiek ievadīti vienā secībā.
- Pārliecinieties, vai visi kolonnas dati ir ievadīti, izmantojot to pašu formātu. Ja sākat ievadīt ciparus kā ciparus (piemēram, 10 vai 20), saglabājiet to. Nemainiet daļu ceļu un sākiet ievadīt numurus kā vārdus (piemēram, desmit vai divdesmit). Esi konsekvents.
- Neatstājiet tukšās slejas tabulā.
Tabulas izveide
Kad dati ir ievadīti, to var pārveidot par tabula. Darīt tā:
- Iezīmējiet šūnas A3 līdz E13 darblapā.
- Noklikšķiniet uz Mājas tab.
- Noklikšķiniet uz Formāts kā tabula lentē, lai atvērtu nolaižamo izvēlni.
- Izvēlieties zilu Tabulas stils vidējs 9 iespēja atvērt Formāts kā tabula dialoglodziņš.
- Kamēr dialoglodziņš ir atvērts, darblapu šūnām no A3 līdz E13 jābūt ieskaujamie skudras.
- Ja mantošanas skudras aptver pareizo šūnu diapazonu, noklikšķiniet uz Labi iekš Formāts kā tabula dialoglodziņš.
- Ja mārciņas skudras neaptver pareizo šūnu diapazonu, izceliet darblapā pareizo diapazonu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi iekš Formāts kā tabula dialoglodziņš.
- Tabulā jābūt nolaižamajām bultiņām, kas pievienotas blakus katra lauka nosaukumam, un tabulas rindas jāformatē mainīgā gaismā un tumši zilā krāsā.
Datu bāzes rīku izmantošana
Kad esat izveidojis datu bāzi, varat izmantot rīkus, kas atrodas zem nolaižamās bultiņas blakus katra lauka nosaukumam, lai kārtotu vai filtrētu savus datus.
Datu šķirošana
- Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Lauka nosaukums vārds.
- Noklikšķiniet uz Atlasiet variantu no A līdz Z kārtot datu bāzi alfabētiskā secībā.
- Pēc šķirošanas Graham J. vajadzētu būt pirmais ieraksts tabulā un Wilsons R. būtu pēdējais.
Datu filtrēšana
- Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Programmas lauks vārds.
- Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus Izvēlēties visus iespēja notīrīt visas izvēles rūtiņas.
- Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas blakus Bizness iespēja pievienot lodziņā atzīmi.
- Klikšķis labi.
- Tikai divi studenti - G. Thompsons un F. Smits ir jābūt redzamam, jo tie ir tikai divi, kuri ir iekļauti uzņēmējdarbības programmā.
- Lai parādītu visus ierakstus, noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus pogai Programma lauka nosaukums.
- Noklikšķiniet uz Notīrīt filtru no "Programmas" iespēja.
Datu bāzes paplašināšana
Lai pievienotu papildu datus savā datubāzē:
- Novietojiet peles rādītāju virs mazā punkta tabulas apakšējā labajā stūrī.
- Peles rādītājs mainīsies ar divu galu bultu.
- Kad tas notiek, noklikšķiniet un turiet labo peles pogu un velciet rādītāju lai pievienotu tukšu rindu datu bāzes apakšdaļā.
- Pievienot šai jaunai rindai šādus datus:Šūna - DatiA14 - ST348-255B14 - KristofersC14 - A.D14 - 22E14 - Zinātne
Datu bāzes formāta aizpildīšana
- Izcelt šūnas no A1 līdz E1 darblapā.
- Noklikšķiniet uz Mājas tab.
- Noklikšķiniet uz Sapludināšana un centrs lentas izvēle, lai centrētu nosaukumu.
- Noklikšķiniet uz Aizpildiet krāsu (izskatās kā krāsas var) uz lentes, lai atvērtu aizpildījuma krāsu nolaižamo sarakstu.
- Izvēlies Zils, akcents 1 no saraksta, lai mainītu fona krāsu šūnās A1-E1 tumši zilā krāsā.
- Noklikšķiniet uz Fonta krāsa ikona uz Formatēšana rīkjosla (tā ir liela burta "A"), lai atvērtu nolaižamo fontu krāsu.
- Izvēlies Balts no saraksta, lai mainītu teksta krāsu šūnās A1-E1 uz baltu.
- Izcelt šūnas A2-E2 darblapā.
- Noklikšķiniet uz Aizpildiet krāsu uz lentas, lai atvērtu aizpildījuma krāsu nolaižamo sarakstu.
- Izvēlies Zils, akcents 1, 80. gaišāks no saraksta, lai mainītu fona krāsu šūnās A2 - E2 gaiši zilā krāsā.
- Izcelt šūnas A4 - E14 darblapā.
- Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes lentes, lai centrātu teksta pielīdzinājumu šūnās no A14 līdz E14.
- Šajā brīdī, ja esat pareizi izpildījis visas šīs apmācības darbības, jūsu izklājlapai vajadzētu būt līdzīgai izklājlapai, kas ir attēlota šīs apmācības 1. solī.
Datubāzes funkcijas
Sintakse: Dfunkcija (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)
Kur D funkcija ir viens no šiem:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Tips: Datu bāze
Datu bāzu funkcijas ir īpaši noderīgas, ja Google izklājlapas tiek izmantotas, lai saglabātu strukturētus datus, piemēram, datubāzi. Katra datubāzes funkcija, Dfunkcija , aprēķina atbilstošo funkciju šūnu diapazona apakškopā, ko uzskata par datu bāzes tabulu. Datu bāzu funkcijas ņem trīs argumentus:
- Database_arr ir diapazons, iegultā masīvs vai masīvs, ko ģenerē masīvu izteiksme, kas ir strukturēta tā, lai katra rinda pēc rindas 1 ir datu bāzes ieraksts, un katra kolonna ir datu bāzes lauks. 1. rinda satur etiķetes katram laukam.
- Lauks_str | numurs norāda, kura sleja (lauks) satur vidējo vērtību. To var izteikt kā lauka nosaukumu (teksta virkni) vai kolonnas numuru, kur visbiežāk esošā kolonna tiek attēlota kā 1.
- Criteria_arr ir diapazons, iegultā masīvs vai masīvs, ko ģenerē masīvu izteiksme, kas ir strukturēta tādā veidā, ka pirmajā rindā ir lauka nosaukums (-i), uz kuru tiks piemērots kritērijs (kritēriji), un turpmākajās rindās ir nosacīts tests (-i).
Pirmajā rindā Kritērijos ir norādīti lauku nosaukumi. Kritērijos katra cita rinda ir filtrs, kas ir attiecīgo lauku ierobežojumu kopums. Ierobežojumi tiek aprakstīti, izmantojot apzīmējumu "Pieprasījums pēc parauga", un tajā var būt iekļauta atbilstības vērtība vai salīdzināšanas operators, kam seko salīdzinājuma vērtība. Piemēri ierobežojumiem ir: "Šokolāde", "42", "> = 42", "<> 42". Tukša šūna nozīmē, ka attiecīgajam laukam nav ierobežojumu.
Filtrs atbilst datubāzes rindai, ja tiek izpildīti visi filtra ierobežojumi (ierobežojumi filtra rindā). Datubāzes rinda (ieraksts) atbilst kritērijiem, ja un tikai tad, ja tas atbilst vismaz vienam filtram. Kritēriju diapazonā lauka nosaukums var parādīties vairāk kā vienreiz, lai atļautu vairākus vienlaicīgi piemērojamus ierobežojumus (piemēram, temperatūra ir> 65 un temperatūra <= 82).
DGET ir vienīgā datubāzes funkcija, kas neveido vērtības. DGET atgriež otrā argumentā norādītā lauka vērtību (tāpat kā VLOOKUP) tikai tad, ja tieši viens ieraksts atbilst kritērijiem; pretējā gadījumā tas atgriež kļūdu, norādot, ka nav nevienas spēles vai vairākas atbilstības
