Nesen es arvien vairāk un vairāk apmeklēju ar uzņēmējdarbību saistītus tālruņa zvanus, kas, neskatoties uz to, ka biju kopā ar gudriem cilvēkiem, atstāja mani no slikta iespaida. Protams, zvani šķiet diezgan vienkārši, taču viss, sākot no tehnoloģiskām kļūmēm, no kurām varēja izvairīties, līdz sliktai laika pārvaldībai, patiešām var ietekmēt jūsu klientu un kolēģu iespaidus par jums (nemaz nerunājot par jūsu produktivitāti).
Tātad, tāpat kā pastāv nerakstīti e-pasta un sapulču noteikumi, es izskaidroju vadlīnijas biznesa tālruņa zvaniem un konferences sarunām, kuras jāievēro visiem. Šie ir produktīvāki (un mazāk kaitinoši) zvani uz visiem laikiem!
Pirms zvana vienojieties, kura persona zvana, pie kura un pie kura numura. Nosūtīšana pa e-pastu trīs minūtes pēc zvana bija jāsāk ar “kur man zvanīt?” tērē ikviena laiku.
Parasti, ja jūs kaut ko jautājat kādam citam, jums vajadzētu piedāvāt piezvanīt viņam vai viņai. Ja jūs palīdzat kādam citam, lūdziet šai personai piezvanīt jums, lai nevajadzētu kādu tramdīt.
Ieplānojiet zvanu tik ilgi, cik nepieciešams, un atcerieties, ka tas var būt piecas, 10 vai 20 minūtes. Jums nevajadzētu noapaļot līdz tuvākajam 30 minūšu solim.
Ja jau laicīgi zināt, ka kavējaties piezvanīt, paziņojiet otrai personai pa e-pastu un piedāvājiet piezvanīt viņam, kad esat gatavs.
Ja persona, kurai zvana, neuztver, neatstājiet ziņojumu pirmo reizi. Mēģiniet vēlreiz pēc 1-2 minūtēm, un, ja viņš vai viņa neuzņemas, atstājiet ziņojumu un arī e-pastu, ļaujot viņam zināt, ka piezvanījāt, un norādiet, cik daudz laika jums būs pieejams. Pēc tam vairs nezvaniet, ja vien tas nav steidzami.
Ja runā vairāk nekā divi cilvēki, iestatiet iezvani pirms laika. Tam ir daudz bezmaksas pakalpojumu, piemēram, UberConference.
Uzturiet zvanu pēc iespējas mazāk cilvēkiem un pārliecinieties, vai visi tur ir tiešām nepieciešami. Jo vairāk cilvēku ir līnijā, jo mazāk visi pievērš uzmanību.
Pārliecinieties, vai zvanu veicat no klusas vietas ar labu signālu. Zemes līniju izmantošana, kad vien iespējams, palīdz izvairīties no signālu rašanās.
Ja esat nokļuvis trokšņainā vietā, nekavējoties dariet cilvēkiem zināmu, ka jūs klusēsit, ja vien jūs nerunājat. Tā ir cieņa.
Ja jūs nezvana no tālruņa, kuru regulāri izmantojat, pārliecinieties, vai zināt, kā ar to darboties. Tas ir īpaši svarīgi, izmantojot nezināmu biroja tālruņu sistēmu.
Es neiesaku slaidus izmantot, lai kaut ko demonstrētu sarunā, ja vien jūs neveicat demonstrāciju, bet, ja esat, nesūtiet tos pa e-pastu. Tā vietā izmantojiet ekrāna koplietošanas pakalpojumu, piemēram, GoToMeeting vai Screenleap, lai pārliecinātos, ka cilvēki nepieskatās cauri, pāriet uz priekšu un pēc tam vairs nepievērš uzmanību.
Ja izmantojat ekrāna koplietošanas pakalpojumu, pārliecinieties, vai tas darbojas pirms zvana sākuma un vai jūsu kolēģiem ir uzstādīts viss, kas viņiem būtu nepieciešams pirms zvana.
Ja jūs pirmo reizi tiekaties ar cilvēkiem vai tiešām vēlaties, lai cilvēki pievērš uzmanību, apsveriet iespēju piedalīties video konferencēs.
Tāpat kā ar sanāksmēm, sāciet laikā. Gaidīšana stragglers tikai mudina viņus.
Ja pievienojaties konferences sarunai, nekavējoties iepazīstieties ar sevi, lai neviens nebūtu pārsteigts, ka trīs minūtes noklausījāties viņu domās par viena sarunu.
Ja kāds pievienojas vēlu, neķerieties pie viņa. Tas izšķiež visu pārējo laiku. Mudiniet šo personu sarunas beigās sazināties ar kādu personu, lai redzētu, kas tika palaists garām.
Sniedziet pārskatu par to, kas jūs esat un kāpēc jūs zvana pirmo 120 sekunžu laikā pēc zvana, pēc tam izklāstiet savu darba kārtību vai mērķi. Citiem zvana cilvēkiem vajadzētu uzreiz zināt, ko no viņiem vēlaties.
Katra zvana pirmajās minūtēs apstipriniet, cik ilgi visiem ir jārunā, lai jūs varētu atbilstoši pārvaldīt sarunu.
Ja līnijā ir vairāk nekā trīs cilvēki, organizatoram vajadzētu veikt ātru saraksti, lai pārliecinātos, ka visi ir klāt, un, ja iespējams, īsi iepazīstināt ar viņiem.
Apkārt individuālus ievadus veiciet tikai tad, ja tas palīdzēs biznesam paveikt darbu, un ņemiet to vērā jūsu darba kārtībā. Pretējā gadījumā jūs tērēsit daudz laika.
Ja vien zvans nav par to, ka dalāties pieredzē, jums nevajadzētu runāt vairāk kā 70% laika. Ja uz līnijas ir daudz cilvēku, šis skaits samazinās līdz 25%.
Turiet teikumus īsus un regulāri pauzējiet idejas. Tas ļaus cilvēkiem ieiet vai uzdot jautājumus.
Ja esat sarunu organizators, jūsu pienākums ir aicināt cilvēkus piedalīties, ja viņi nerunā un kāds cits monopolizē sarunu.
Stratēģiski izmantojiet skaņas izslēgšanas pogu. Ja jums tiek izslēgts 90% no zvana, jūs, iespējams, nepievēršat pilnīgu uzmanību.
Nebūt personai, kura pārbauda e-pastu un ir jāuzdod atkārtot kādu jautājumu. Ja lielākajā daļā sarunu atrodaties pārbaudot e-pastu, tie ir pārāk ilgi, tajos ir iesaistīti pārāk daudz cilvēku, vai arī jums nav jāatrodas pie viņiem.
Piecas minūtes pirms zvana beigām brīdiniet visus, ka tas notiek, un pajautājiet, vai ir kādi jautājumi. Ja vien iespējams, neļaujiet tai apgāzties - tas neciena citu cilvēku laiku.
Sekojiet līdzi nākamajām darbībām zvana turpināšanas laikā un pēc tam nosūtiet tām atgādinājumu.
Pastāsti mums! Kāds ir jūsu iecienītākais tālruņa zvana noteikums? Jebkurš, ko mēs nokavējām?
