Pirms dažām nedēļām es rakstīju par nerakstītajiem e-pasta noteikumiem un mani uzrunāja, cik daudz cilvēku to uzskatīja par noderīgu. Izrādās, ka pastāv ļoti daudz noteikumu, kas mums visiem varētu būt noderīgi, ja nokļūstam uz papīra!
Paturot to prātā, es izdarīšu vēl dažus no šiem sarakstiem, sākot ar otro lielāko biroja sāpju punktu: sanāksmēm. Izlasiet obligātos noteikumus par veiksmīgas sapulces vadīšanu, un kolēģi visur pateiks paldies.
Pirms plānojat to, pārliecinieties, ka jums patiešām ir nepieciešama sapulce. Vai to var atrisināt ar 10 minūtēm pa tālruni vai pa e-pastu?
Katrai sanāksmei ir jābūt mērķim: jums vai nu jāpieņem lēmums, vai arī jāpabeidz darbība kopā. Atjaunināt gandrīz vienmēr var pa e-pastu.
Neplānojiet vairāk laika, nekā nepieciešams. Lielākā daļa sanāksmju tiek plānotas pilnu stundu, kad tām vajadzētu būt 20 minūtēm, 30 minūtēm vai 45 minūtēm - ne vairāk .
Sāciet laikā. Negaidiet stragglers - tas tikai viņus mudina.
Beigt laikā. Sakot: “Es zinu, ka mums visiem ir daudz darāmā, tāpēc centīsimies noturēt to mazāk par 30 minūtēm, ” atgādinās cilvēkiem, ka vēlaties efektīvu tikšanos tieši tāpat kā viņi.
Uzaiciniet tikai tos cilvēkus, kuriem absolūti nepieciešams tur atrasties. Jo vairāk cilvēku sapulcē, jo mazāk tas tiek darīts.
Katrā sanāksmē vajadzētu būt kādam, kas skaidri noteikts, ka to vajadzētu vadīt pirms laika. Ja tas nav jūs, nosauciet kādu citu (un pārliecinieties, ka šī persona zina, ka viņš / viņa ir atbildīgs).
Sapulces sākumā cepiet pāris minūtes, lai sarunātos. Mēs esam cilvēki, nevis roboti, un kontaktu veidošana ar kolēģiem palīdz biznesam noritēt raitāk.
Ja vēlaties, lai cilvēki kaut ko lasa pirms laika, ir labi to nosūtīt vismaz trīs stundas pirms laika, bet iepriekšējā diena ir labāka. Nosūtīt to pirms 20 minūtēm ir bezjēdzīgi.
Rezervējiet tikšanās vietu pirms laika vai dodiet sev 10 minūtes pirms sanāksmes, lai to izdomātu. Klīstot zālēs ar visiem, kas velkas, tiek tērēts visu laiku.
Iestatiet darba kārtību un kopīgojiet to sanāksmes sākumā, lai visiem sekotu.
Ja vēlaties, lai cilvēki pievērš uzmanību, tikšanās sākumā nedodiet viņiem vairākus izdales materiālus. Viņi sāks tiem šķirstīties, un viņi būs apjucis.
Tikšanās laikā nepārbaudiet savu tālruni vai e-pastu. Ikviens var pateikt, ko jūs darāt, un viņi sāks darīt tāpat.
Sekojiet nākamajiem soļiem tikšanās laikā. Visi pasākumi ir jānosūta atgādinājumam pēc sanāksmes.
Darbības elements bez tam piešķirta cilvēka ir bezvērtīgs. Vairumā gadījumu ir vajadzīgs arī termiņš.
Ja kāds runā pārāk daudz, nogrieziet viņu (labi). Tāpat, ja kāds runā pārāk maz, mēģiniet viņu iesaistīt.
Ja saruna novirzās no tēmas, jums ir gan pieņemami, gan nepieciešami to atjaunot. Vienkārši darbojas labi: "Paredzēsim laiku pārrunāt vēlāk, ja tas būs noderīgi, jo mums ir palikušas tikai 10 minūtes".
Ja sanāksme ir vairāk nekā stunda ilga, ieplānojiet pārtraukumu laiku un savlaicīgi informējiet klātesošos par viņiem. Zinot, ka viņi var pārbaudīt savu e-pastu 45 minūtēs, tas palīdzēs viņiem tagad koncentrēties.
Skatīties ķermeņa valodu. Jūs varat viegli pateikt, vai cilvēkiem ir garlaicīgi, atrauties vai jūtas kā viņu laiks tiek tērēts, ja vien jūs to meklējat.
Ja nepieciešams, norīkojiet piezīmju pieņēmēju, lai jūs varētu koncentrēties uz sapulces vadīšanu.
Regulāri novērtējiet, vai atkārtotas sanāksmes jūsu kalendārā vispār ir vajadzīgas, un, ja jā, vai formāts, garums un apmeklētāji veicina to efektivitāti. Ja nē? Mainiet tos!
