Excel datu validēšanas opcijas ietver nolaižamā saraksta izveidi, kas ierobežo datus, kurus var ievadīt noteiktā šūnā, iepriekš iestatītu ierakstu sarakstam.
Ja šūnai tiek pievienots nolaižamais saraksts, blakus tam tiek parādīta bulta. Noklikšķinot uz bultiņas, tiks atvērts saraksts un ļaus jums izvēlēties vienu no saraksta vienumiem, lai ievadītu šūnā.
Sarakstā izmantotie dati var būt:
- uz to pašu darba lapu kā saraksts
- citā darblapā vienā un tajā pašā darbgrāmatā
- citā darbgrāmatā
Apmācība: izmantojot datus, kas saglabāti citā darbgrāmatā
Šajā apmācībā mēs izveidosim nolaižamo sarakstu, izmantojot ierakstu sarakstu, kas atrodas citā darbgrāmatā.
Priekšrocības, izmantojot ierakstu sarakstu, kas atrodas citā darbgrāmatā, ietver centralizētu saraksta datus, ja to izmanto vairāki lietotāji un aizsargā datus no nejaušām vai apzinātām izmaiņām.
Piezīme: Kad saraksta dati tiek glabāti atsevišķā darbgrāmatā, abām darba grāmatām ir jābūt atvērtiem, lai saraksts darbotos.
Sekojot tālāk minētajiem apmācības tematiem, varat izveidot, izmantot un mainīt nolaižamo sarakstu, kas līdzīgs attēlam, kas redzams attēlā.
Tomēr šajās apmācības instrukcijās nav iekļauti darblapu formatēšanas posmi.
Tas neietekmēs apmācības pabeigšanu. Jūsu darba lapa izskatīsies citādi nekā piemērs 1. lappusē, taču nolaižamajā sarakstā tiks iegūti tie paši rezultāti.
Apmācības tēmas
- Failu atvēršana un apmācības datu saglabāšana
- Divu nosaukto diapazonu izveide
- Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
- Datu avota ievadīšana un izslēgšanas saraksta aizpildīšana
- Saraksta vienumu maiņa
- Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
Ievadiet apmācības datus
Divu Excel darbgrāmatu atvēršana
Kā jau minēts, šajā apmācībā nolaižamā saraksta dati atradīsies nolaižamajā sarakstā citā darbgrāmatā.
Šajā apmācībā veiciet šādas darbības:
- Atveriet divas tukšas Excel darbgrāmatas
- Saglabājiet vienu darbgrāmatu ar nosaukumu datu avots.xlsx - šajā darbgrāmatā tiks iekļauti nolaižamā saraksta dati
- Saglabājiet otro darbgrāmatu ar nosaukumu nolaižamajā sarakstā.xlsx - šajā darbgrāmatā tiks iekļauts nolaižamais saraksts
- Atstājiet abas darba grāmatas pēc saglabāšanas.
Ievadiet apmācības datus
- Ievadiet zemāk esošos datus šūnu no A1 līdz A4 datu avots.xlsx darbgrāmata, kā redzams attēlā iepriekš.
-
A1 - piparkūkas A2 - citrona A3 - auzu rozīņu A4 - Šokolādes gabaliņš
- Saglabājiet darbgrāmatu un atstājiet to atvērtu
- Ievadiet zemāk esošos datus šūnu B1 nolaižamajā sarakstā.xlsx darba burtnīca.
-
B1 - Sīkdatnes veids:
- Saglabājiet darbgrāmatu un atstājiet to atvērtu
- Nolaižamais saraksts tiks pievienots šīs darbgrāmatas šūnai C1
Divu nosaukto diapazonu izveide
Divu nosaukto diapazonu izveide
Nosauktais diapazons ļauj atsaukties uz noteiktu Excel šūnu diapazonu.
Nosauktie diapazoni daudziem lietojumiem programmā Excel, ieskaitot to izmantošanu formulas un veidojot diagrammas.
Visos gadījumos nosauktais diapazons tiek izmantots vietā šūnu atsauces, norādot datu atrašanās vietu darblapā.
Izmantojot nolaižamajā sarakstā, kas atrodas citā darbgrāmatā, jāizmanto divi nosauktie diapazoni.
- Viens ir izveidots saraksta vienumiem darbgrāmatā, kur atrodas dati
- Otrs tiek izveidots darbgrāmatā, kurā atrodas nolaižamais saraksts. Šis otrais nosauktais diapazons piesaista nosaukto diapazonu pirmajā darbgrāmatā
Apmācības soļi
Pirmais nosauktais diapazons
- Atlasiet šūnas A1 - A4 datu avots.xlsx darblapu, lai tos izceltu
- Noklikšķiniet uz vārdu lodziņa, kas atrodas virs kolonnas A
- Nosaukuma lodziņā ierakstiet "Sīkdatnes" (bez citātiem)
- Nospiediet ENTER tastatūras taustiņš
- Šūnas no A1 līdz A4 datu avots.xlsx darbgrāmatā tagad ir diapazona nosaukums Sīkdatnes
- Saglabājiet darbgrāmatu
Otrais nosauktais diapazons
Šajā otrajā nosauktajā diapazonā netiek izmantotas šūnu atsauces no nolaižamajā sarakstā.xlsx darba burtnīca.
Drīzāk tas, kā minēts, būs saistīts ar Sīkdatnes diapazona nosaukums datu avots.xlsx darba burtnīca.
Tas ir nepieciešams, jo Excel nepieņems šūnu atsauces no citas darbgrāmatas nosauktajam diapazonam. Tomēr, izņemot citu diapazona nosaukumu.
Tāpēc otrā nosaukuma diapazona izveide netiek veikta, izmantojot Vārda lodziņš bet izmantojot Nosaukuma vadītājs iespēja, kas atrodas uz Formulas lentes cilne.
- Noklikšķiniet uz Cell C1 nolaižamajā sarakstā.xlsx darba burtnīca
- Klikšķiniet uz Formulas> Nosaukumu pārvaldnieks uz lentes, lai atvērtu Nosaukuma vadītājs dialoglodziņš
- Noklikšķiniet uz Jauns pogu, lai atvērtu Jauns nosaukums dialoglodziņš
- Nosaukuma līnijas tipa: Dati
- Sadaļā Attiecas uz līnijas veidu: = 'data-source.xlsx'! Sīkfaili
- Noklikšķiniet uz Labi, lai pabeigtu nosaukto diapazonu un atgrieztos dialoglodziņā Nosaukumu pārvaldnieks
- Noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu dialoglodziņu Vārdu pārvaldnieks
- Saglabājiet darbgrāmatu
Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
Dialoglodziņa datu validācijas atvēršana
Visi datu validēšanas opcijas Excel, ieskaitot nolaižamos sarakstus, tiek iestatīti, izmantojot dialoglodziņu datu validācijas.
Papildus nolaižamajiem sarakstiem, kas pievienoti darblapai, datu pārbaude programmā Excel var arī tikt izmantota, lai kontrolētu vai ierobežotu to datu veidu, kurus var ievadīt konkrētās darblapās esošajās šūnās.
Apmācības soļi
- Noklikšķiniet uz Cell C1 nolaižamajā sarakstā.xlsx darbgrāmatu, lai padarītu to par aktīvo šūnu - tas ir, ja tiks atrasts nolaižamais saraksts
- Noklikšķiniet uz Dati Lentas izvēlnes cilnē virs darblapas
- Noklikšķiniet uz Datu pārbaude lentes ikona, lai atvērtu nolaižamo izvēlni
- Noklikšķiniet uz Datu pārbaude izvēlnē, lai atvērtu dialoglodziņu Datu apstiprināšana
- Atstājiet dialoglodziņu atvērtam nākamajam apmācības etapā
Izmantojot datu validācijas sarakstu
Saraksta izvēle datu apstiprināšanai
Kā minēts, papildus opcijai nolaižamajā sarakstā Excel ir vairākas iespējas datu validācijai.
Šajā solī mēs izvēlēsimies Saraksts kā datu pārbaudīšanas veidu, kas jāizmanto darblapas šūnā D1.
Apmācības soļi
- Klikšķiniet uz Iestatījumi dialoglodziņā
- Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas beigās Atļaut lai atvērtu nolaižamo izvēlni
- Klikšķiniet uz Saraksts izvēlēties nolaižamo sarakstu datu pārbaudei šūnā C1 un aktivizēt Avots dialoglodziņā
Datu avota ievadīšana un izslēgšanas saraksta aizpildīšana
Tā kā nolaižamā saraksta datu avots atrodas citā darbgrāmatā, otrajā nosauktajā diapazonā, kas izveidots agrāk, tiks ievadīts Avots dialoglodziņā.
Apmācības soļi
- Noklikšķiniet uz Avots līnija
- Avota līnijā ierakstiet "= dati" (bez citātiem)
- Klikšķis labi lai pabeigtu nolaižamo sarakstu un aizveriet Datu pārbaude dialoglodziņš
- Mazs lejupvērsta bultiņa Ikona atrodas C1 šūnu labajā pusē
- Noklikšķinot uz lejup vērstās bultiņas, vajadzētu atvērt nolaižamo sarakstu, kurā ir četri sīkfailu nosaukumi, kas ir ievadīti šūnu A1 līdz A4 datu avots.xlsx darba burtnīca
- Noklikšķinot uz kāda no nosaukumiem, šis vārds jāievada šūnā C1
Nolaižamā saraksta maiņa
Saraksta vienumu maiņa
Lai nolaižamo sarakstu atjauninātu, mainoties mūsu datiem, var būt nepieciešams periodiski mainīt izvēli sarakstā.
Tā kā mēs izmantojām a nosauktais diapazons kā mūsu saraksta vienību avots, nevis faktisko saraksta nosaukumus, nomainot sīkfailu nosaukumus nosauktajā diapazonā, kas atrodas šūnās no A1 līdz A4 datu avots.xlsx darbgrāmata nekavējoties maina vārdus nolaižamajā sarakstā.
Ja dati tiek tieši ievadīti dialoglodziņā, izmaiņas sarakstā nozīmē atgriezties dialoglodziņā un rediģēt avota līniju.
Šajā posmā mēs mainīsimies Citronu uz Īsspalvu nolaižamajā sarakstā, mainot nosaukumā esošā diapazona datu šūnu A2 datu avots.xlsx darba burtnīca.
Apmācības soļi
- Noklikšķiniet uz šūnas A2 datu avots.xlsx darblapu (Citronu), lai padarītu to par aktīvo šūnu
- Tips Īsspalvu ievietot šūnā A2 un nospiediet tastatūras taustiņu Enter
- Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas nolaižamajā sarakstā šūnā C1 nolaižamajā sarakstā.xlsx darbgrāmata, lai atvērtu sarakstu
- Tagad sarakstā 2. punkts ir jālasa Īsspalvu tā vietā Citronu
Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
Iespējas, lai aizsargātu izklājamo sarakstu
Tā kā mūsu dati atrodas citā darblapā no nolaižamās saraksta opcijām, kas pieejamas, lai aizsargātu saraksta datus, ir:
- Aizsargājiet darblapu, kurā 2. Lapā ir ietvertas šūnas no A1 līdz A4
- Nepieciešama parole, lai mainītu darbgrāmatu
- Darba grāmatas atvēršana kā Tikai lasīt
